Dossier het: Voer Uw Productiviteit in slechts 15 Minuten per Week op
Ondanks het beste van bedoelingen, gebruiken de meesten van ons geen goede informatiebeheerpraktijken? eenvoudige het indienen systemen die ons toelaten om spoor van onze projecten en middelen te houden. De berg van administratiestapels omhoog bovenop ons zoals een lawine, en voorbij dat, er PC- dossiers, e-mail en SMS zijn te leiden. Niet hebben vele organisaties standaardpraktijken voor informatiebeheer en zijn het organiseren van, het sorteren van en het systematiseren van informatie niet iets de meesten van ons ooit zijn onderwezen hoe te te doen? zo is het nauwelijks verrassend dat wij worstelen om orde onder de chaos te vinden. Verre van het zijn een last administratieve taak, is het efficiënte informatiebeheer essentieel aan uw efficiency en productiviteit. Het introduceren van eenvoudige systemen en het investeren van enkel 15 minuten per week kunnen u zetten in controle van uw informatie en u helpen efficiënter en productief te worden.
Het beheren van administratie
Samenhoudend het. Creëer een centraal opslagpunt voor alles die vereist indienend? een geëtiketteerde doos of een omslag ' het indienen '? en werp alles in het tijdens de week.
Maak tijd. Wijs 15 minuten elke week voor het indienen toe. Afhankelijk van de staat bent u binnen bij het begin, kunt u meer tijd dan dit bovenop de taak te krijgen toewijzen moeten? maar van toen, zouden 15 minuten per week een kleine genoeg tijdgroef moeten zijn om te vinden, maar lang genoeg om u bovenop uw administratie te houden.
Zet systemen op. Wanneer het gebruiken van archiefkasten, besluit hoe u uw ruimte zult toewijzen om het het gemakkelijkst te maken om van uw dossiers de plaats te bepalen: bijvoorbeeld, eerder dan het mengen van al uw dossiers samen u zou kunnen beslissen huidige klantendossiers in één lade en potentiële klantendossiers en marketing informatie in een afzonderlijke lade te houden, of zou u om huidige projecten in één lade en onderzoek en verwijzingsinformatie in een andere op te slaan kunnen verkiezen, of u alles in alfabetische orde in te dienen zou kunnen beslissen? u krijgt het idee? bekijk het type van dossiers u en hebt beslist hoe te om hen in categorieën logisch gezien te verdelen. Dan, etiketteer de voorzijde van elke lade met het type van dossiers het bevat.
Kleur het. De kleurencodage van het gebruik uw dossiers verder om te systematiseren en u toe te laten om verschillende types van dossiers bij een blik te identificeren. Kies een waaier van gekleurde Manilla omslagen en wijs een verschillende kleur aan gebruik voor verschillende dossiertypes toe: bijvoorbeeld, blauw voor klantendossiers, purper voor personeelsdossiers, roze voor projectdossiers enz. zo. Maak een verwijzingslijst van wat elke kleur vertegenwoordigt tot u met uw systeem vertrouwd bent.
Welke kleur is vandaag? Zet nu een verschillende gekleurde omslag voor elke dag van de week op. Gebruik deze aan dossiertaken die actie op bepaalde dagen vereisen. Controleer om de 10 minuten de inhoud van uw dag-dossier als deel van uw voorbereiding begin elke dag en geef voorrang aan de taken. Zorg ervoor u uw dag-dossiers tot datum door documenten met betrekking tot uw dagelijkse taken in het aangewezen dag-dossier, eerder dan in uw ' het indienen ' omslag houdt onmiddellijk in te dienen waar u niet het tot uw toegewezen het indienen tijd kunt opnieuw zien.
Het beheren van e-mail
Virtuele dossiers. Zet omslagen in uw e-mail aan dossier belangrijke informatie u op of in werking gesteld hebt gelezen en voor toekomstige verwijzing willen houden. Deze omslagen zouden uw hard-copy dossiers kunnen weerspiegelen om het te maken voor u gemakkelijk aan gedrukte verwijzing en online informatie met betrekking tot een bepaald onderwerp.
Online kleur. Leer hoe te kleurencode uw inkomende e-mail zodat kunt zich u bij een blik identificeren die e-mail uw directe aandacht vereisen. Opnieuw, zou uw kleurencodage uw hard exemplaar het indienen systeem kunnen weerspiegelen terwijl het toevoegen van nieuwe kleurencategorieën voor e-mail van vrienden en familie.
E-mail regels. Leg regels voor inkomende e-mail vast om u te helpen de wettige berichten van Spam, de grappen en de troep sorteren. Uw e-mailsoftware kan u helpen, bijvoorbeeld, om berichten rechtstreeks te verzenden Spam naar uw afval, of e-zine of bulletins te verzenden u aan rechtstreeks aan een lezingsomslag intekent.
Lees en schrap. Vele mensen hebben een tendens e-mail willen houden? plaats me sommige richtlijnen voor wat u de rest houden en wilt schrappen zodra u hen hebt hebt gelezen of in werking gesteld. En houd, geen e-mail in uw inbox? zij zullen u slechts maken als u voelen hebben werkelijk meer werk dan u de kansen doen en verhogen u iets zult overzien die uw aandacht nodig heeft. Gedisciplineerd ben: lees, dient de actie dan in of schrapt.
Schone de lente. De tijd van het programma om uw e-mail leeg te halen regelmatig, zou één keer per maand moeten zijn genoeg om u bovenop het te houden. Leeg gaan uw geschrapte punten en om het even welke onnodige verzonden punten, en door om het even welke voltooide project of taakomslagen en zorgen ervoor dat om het even wat u houdt aan uw verslagen essentieel is. Het leeghalen van uw e-mail zal verzekeren u uw e-maildossiers en schijfruimte effectief beheert.
Neen is een Globale Deskundige van de Productiviteit: door te bekijken hoe zij hun tijd en energie doorbrengen? en waar zij concentreren hun aandacht? Neen helpt mensen raket-last hun productiviteit en prestaties. Een dynamische spreker, een auteur en een collectieve trainer, Neen tonen aan hoe het opvoeren van uw productiviteit u kan helpen verbazende dingen bereiken. Met haar unieke stem, betekenis van pret en ongewone common-sense, levert Neen een krachtige les in productiviteit. Kom meer bij http://neenjames.com te weten/
Artikel Bron: Messaggiamo.Com
Related:
» Run Your Car On Water» Recession Relief
» Advanced Automated Forex Trading
» Profit Lance
Webmaster krijgen html code
Voeg dit artikel aan uw website!
Webmaster verzenden van artikelen
Geen registratie vereist! Vul het formulier in en uw artikel is in de Messaggiamo.Com Directory!
