As reuniões eficazes por telefone - parte 1, como planejar uma teleconferência
Teleconferências pode ser uma benção ou um busto. No lado positivo, eles permitem que as pessoas em diferentes locais, a participar nas reuniões, sem ter que viajar. Do lado negativo, podem degenerar em conflitos frustrante com babble descontrolada. Isso ocorre porque as pessoas não têm contacto visual, o que dificulta a comunicação eficaz e proporciona oportunidades para misbehave.Here 's como configurar uma reunião eficaz por TELEFONE.1) um plano de reunião simples. Idealmente, a reunião deve durar menos de 30 a 45 minutos. As pessoas são incapazes de se concentrar nas chamadas de longa. Eles ficam cansados. Seus desvios de atenção. Eles precisam fazer uma pausa. Desenhe o seu reunião para que ele é curto e direto ao ponto. Dessa forma, todos podem se concentrar nas questões e participar effectively.2) Escreva seu objetivo para a reunião. Em seguida, certifique-se que esta afirmação representa verdadeiramente o resultado que deseja ter no final da reunião. Falta de uma forma clara e bem-objetivo declarado é a segunda maior causa de reuniões ruim. Em seguida, verifique se uma teleconferência é a melhor forma de se obter esse objetivo. Cancelar a reunião se Você pode atingir o objetivo com qualquer outra abordagem, como através do envio de uma nota, fazendo um único telefonema, ou pensar através de uma solução por yourself.3) Preparar uma agenda. A teleconferência, sem uma agenda é como um jornada sem um mapa - no escuro. Sem uma agenda, você vai perder o controle e perder tempo. Sua agenda deve incluir o objetivo da reunião e as instruções detalhadas para cada parte do encontro. Deve ser assim completo e específico que alguém poderia usá-lo para executar o seu meeting.4) Distribuir a ordem do dia, pelo menos, um dia antes da reunião. Isso permite que toda a gente a pensar sobre seus problemas e preparar a sua participação. Se for o caso (por exemplo, para questões controversas ou complexas) chamar os participantes para confirmar que recebeu a ordem do dia para verificar se eles têm comentários sobre a forma como a reunião poderia ser mais eficaz. Use isto como uma oportunidade para ouvir as suas ideias, em vez de trabalhar sobre as questões ou discutir com them.5) distribuir qualquer material relacionado com as questões antes da reunião. Isso inclui esboços, esquemas, diagramas esquemáticos, produto folhetos, e dados. Em seguida, os participantes podem usar essas ferramentas para participar mais efetivamente. Por exemplo, eles podem seguir um esquema, olha para diagramas, dados ou ler durante o encontro. Isso ajuda a compensar a falta de contato visual em um teleconference.6) Convidar somente aqueles que podem contribuir diretamente para a reunião. Idealmente, isto deve ser inferior a oito pessoas. Se você convidar mais pessoas, fica muito difícil de segurar uma reunião eficaz. Com um grupo maior, algumas das pessoas que se perdem como ouvintes silencioso, que é um desperdício de seu tempo. Você pode sempre enviar uma cópia da acta para as pessoas que precisam de saber sobre o trabalho realizado durante a teleconferência meeting.A é mais do que uma chamada telefônica. É uma reunião. E uma reunião é uma actividade que deve ser conduzido por um bem pensado objectivo apoiado por um plano detalhado. Com planejamento adequado, a sua teleconferência vai distingui-lo como um líder eficaz .- - - --IAF Certified Professional Facilitador e autor Steve Kaye ajuda grupos de pessoas reuniões eficazes. Sua inovadora workshops têm informado e inspirado pessoas a nível nacional. Sua facilitação produz resultados que as pessoas vão apoiar. E seus livros mostram como a realização de reuniões eficazes. Cadastre-se no seu boletim gratuito em http://www.stevekaye.com.Call 714-528-1300 ou visitar seu Web site para mais de 100 páginas de idéias valiosas.
Artigo Fonte: Messaggiamo.Com
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