Bewijs van levering en logistiek: snellere doorvoer en het vermijden van valkuilen
Het moet een eenvoudig zakelijke scenario: ervoor te zorgen dat de levering documentatie van de leverancier of vervoerder overeenkomt met de documentatie bij de doelgroep destination.However leven is zelden eenvoudig, en als er problemen doen ontstaan, teneinde de voltooiing Keer en kasstroom zal lijden als result.Making het papierwerk matchDocuments betrokken meestal afleveringsbonnen gegenereerd door het product leverancier of logistieke dienstverlener. De klant neemt en bevestigt dat de goederen worden ontvangen door de ondertekening van de pakbon, die een bewijs van aflevering (POD). Wanneer de goederen geleverd worden geaccepteerd klanten kunnen ook gebruik maken van hun eigen levering documentatie, bedoeld als goederen Ontvangen Notes (GRN). Het belangrijkste is om te voldoen aan de klanten en de leveranciers GRNs' leveringsbonnen. Dit zorgt ervoor dat leveranciers kunnen verhogen een accurate en tijdige factuur voor de geleverde goederen en accepted.This is van vitaal belang voor de voltooiing van het hele proces. Verhoging van een onjuiste factuur voor goederen die kunnen afwijken van de omschrijving van de goederen aanvaard door de klant, zal resulteren in een betaling vertraging? uitgebreid schuldenaar dagen? en negatief beïnvloed contanten flow.Take een typisch voorbeeld. Een klant is een opdracht van zijn leverancier, die vervolgens wordt verzonden met de leverancier pakbon. De klant neemt en bevestigt dat de goederen zijn ontvangen door de ondertekening van de pakbon. Deze nota wordt dan een pod. In dit geval wordt de transactie is straightforward.However problemen ontstaan als de volgende complicaties worden toegevoegd aan de vergelijking:? De goederen worden afgeleverd worden ontdekt te worden beschadigd. De klant zal alleen de levering van goederen in een bevredigend aandoening, en dit is geannoteerd in de pod.? De goederen worden geleverd zijn aanvaard door de klant, maar hij gebruikt zijn eigen interne levering documentatie of GRN. Dit moet worden vergeleken met de leverancier de levering notitie. De situatie wordt nog ingewikkelder wanneer de klant gebruik maakt van zijn eigen interne codes en / of de goederen worden verzonden in meerdere deliveries.In beide gevallen de feitelijke levering moet worden gekoppeld met de uitgaande factuur. Wanneer er een verschil, een normale 30-daagse periode krediet kan slepen uit in een lange schuldenaar cyclus waarin de klanten zullen niet betalen voor de geleverde goederen tot de juiste factuur is verhoogd. Dit kan weer de normale periode van 30 dagen naar 90 dagen of more.How een geautomatiseerd systeem kan het proces moeite freeTokOpen is een programma dat wordt gebruikt door een grote Britse leverancier van zuivelproducten. Verminderd vertrouwen op fysieke stukken papier laat meer flexibiliteit en een verlaging in de aflevering problems.When verkoop orders zijn ontvangen van klanten, het versturen notities worden afgedrukt en automatisch opgenomen en geüpload naar de onderneming TokOpen datacenter. Daar zijn ze geprint van de AS400 Warehouse Management Systeem. Een unieke map wordt automatisch gemaakt in TokOpen, waar het document wordt opgeslagen en geïndexeerd door de levering ervan details.The besteld goederen worden geleverd, hetzij op een voertuig of van meerdere leveringen, voor zover van toepassing. Leveringsbonnen worden ondertekend, met handgeschreven opmerkingen geplaatst als er een discrepantie is arisen.These ondertekende documenten worden vervolgens teruggestuurd naar een van de onderneming 20 depots in heel het land, waar ze worden gescand door het depot personeel. Op dit moment worden de documenten automatisch geïndexeerd en geüpload naar een TokOpen datacenter waar ze zijn opgeslagen, naast de overeenkomstige oorspronkelijke verzending noot in de juiste map. Als er een discrepantie is aangegeven op de gescande pakbon, dit automatisch leidt tot een waarschuwing voor een klantenservice distributie aan investigate.If nodig, de factuur kan worden gewijzigd voordat de factuur is afgegeven. Dit moet plaatsvinden binnen 72 uur na aflevering. Alle toegang tot documenten, workflow en onderzoeken worden verricht met behulp van een standaard webbrowser, die ervoor zorgt dat het systeem snel kunnen worden ingezet met een minimale administratieve overheads.Where klanten eigen GRNs worden ontvangen, worden deze gescand en automatisch gelezen, assorteren de levering posten met overeenkomstige items uit de verzending notities. Het systeem is flexibel en laat een 'veel te veel "relatie? meer dan een pakbon met betrekking tot meer dan een GRN voor een enkele klant order.The proces wordt verder bemoeilijkt omdat klanten maken gebruik van verschillende product codes voor geleverde goederen en documenten worden terugbezorgd op verschillende tijdstippen. Het systeem automatisch consolideert dit proces is en met de verschillende documenten en posten in de oorspronkelijke order. Alle documenten met betrekking tot een bestelling worden opgeslagen naast elkaar in een map op de levering van de gegevens centre.Where een discrepantie ontstaat, een klant Service Agent wordt automatisch gewaarschuwd en geïnstrueerd om de situatie en de wijziging van de factuur. Andere documenten, met inbegrip van aanspraken van afnemers van goederen zijn beschadigd, worden ook gescand in de desbetreffende aflevering folder.Converting de snipperjacht in een online document flowTokOpen's Workflow wordt gebruikt om de transactie en aanpassingen op het bedrijf het systeem. Deze bezuinigingen op de noodzaak van gedrukte documenten, en converteert de traditionele snipperjacht in een gecontroleerde online document flow.TokOpen hoogtepunten relevante leveringen aan de juiste klant dienstpersoneel beheren van die klant-account. Dit zorgt ervoor dat wanneer de factuur wordt afgegeven, is het juist, en zal niet worden bestreden door de klant, wat resulteerde in een late of niet-payment.TokOpen zorgt er ook voor dat de levering van alle documenten online beschikbaar zijn voor de hele onderneming. Als een factuur wordt betwist, erkende leden van het personeel overal in het land kunnen halen alle informatie over de transactie met een standaard web browser.Additional prestaties geleverd door de TokOpen systeem onder meer:? Beter beheer van en het toezicht op vervoerders prestaties? Snellere reactie tijden voor de klantenservice? Meer tijd voor klantenservice medewerkers worden ingezet op andere dutiesTokairo is een internationale aanbieder van Document Management (TokOpen) en onderwijs systemen oplossingen (TokAM). Tokairo heeft haar hoofdkantoor in het Verenigd Koninkrijk, met een zuster onderneming in de Verenigde Staten verantwoordelijk voor de Americas.
Artikel Bron: Messaggiamo.Com
Related:
» Run Your Car On Water» Recession Relief
» Advanced Automated Forex Trading
» Profit Lance
Webmaster krijgen html code
Voeg dit artikel aan uw website!
Webmaster verzenden van artikelen
Geen registratie vereist! Vul het formulier in en uw artikel is in de Messaggiamo.Com Directory!
