Las pruebas de la entrega y la logística: el exceso de velocidad el rendimiento y evitar riesgos
Debe ser un simple escenario de negocios: asegurarse de que la entrega de la documentación del proveedor o transportista coincide con la documentación en el objetivo destination.However la vida es rara vez sencillo, y si surgen problemas, para completar los tiempos y el flujo de caja inevitablemente sufren a result.Making los trámites matchDocuments implicados suelen incluir en los albaranes generados por el producto proveedor o proveedor de servicios logísticos. El cliente recibe y confirma la recepción mediante la firma de la orden de entrega, que se convierte en una prueba de entrega (POD). Cuando las mercancías se entregan son aceptadas los clientes pueden también utilizar su propio suministro de documentación, denominado Bienes Recibido Notas (GRN). La cuestión clave es para que coincida con los clientes y los proveedores GRNs "notas de entrega. Esto asegura que los proveedores pueden aumentar una factura precisa y oportuna de los bienes entregados y accepted.This es vital para la finalización de todo el proceso. El aumento de una factura incorrecta de mercancías enviadas que pueden diferir de la descripción de las mercancías aceptado por el cliente, se demora el pago? ampliado deudor días? y perjudicados en efectivo flow.Take un ejemplo típico. Un cliente tiene una orden de su proveedor que se expidan con el entrega del proveedor. El cliente recibe y confirma que la mercancía haya sido recibida por la firma de la orden de entrega. Esta nota se convierte en una vaina. En este caso, la transacción se ha straightforward.However surgir problemas si las siguientes complicaciones se añaden a la ecuación:? Las mercancías objeto de entrega se descubre que se dañe. El cliente sólo tendrá en cuenta la entrega de las mercancías en un estado satisfactorio condición, y esto es anotado en la vaina.? Los productos se entregan son aceptadas por el cliente, sino que utiliza su propio interior de la entrega de documentación o de GRN. Este debe ser comparada contra la entrega del proveedor nota. La situación se complica aún más cuando el cliente utiliza sus propios códigos de los productos internos, y / o la expedición de las mercancías en varios deliveries.In estos dos casos, la entrega efectiva debe ser acompañada de con la factura de venta saliente. Donde hay una disparidad, una normal de 30 días de crédito período puede arrastrar a cabo en un largo ciclo de deudor en la que los clientes no pagar por la mercancía entregada hasta la factura ha sido correcta planteadas. Esto puede a su vez el normal período de 30 días en 90 días o more.How un sistema informático puede hacer que el proceso de problemas freeTokOpen es un programa usado por el Reino Unido un importante proveedor de productos lácteos. Reducir la dependencia de física trozos de papel permite una mayor flexibilidad y una reducción en la entrega problems.When pedidos se reciben de los clientes, toma nota de envío y se imprimen automáticamente capturado y subido a la empresa TokOpen centro de datos. Aquí se imprimen desde el AS400 Warehouse Management System. Una única carpeta se crea automáticamente en TokOpen, cuando el documento se almacena y catalogados por su entrega details.The ordenado bienes se entregan ya sea en un mismo vehículo o en los partos múltiples, según proceda. Los albaranes firmados, con observaciones manuscritas si inserta una discrepancia arisen.These ha firmado los documentos que se devuelven a cualquiera de los 20 depósitos de la empresa en todo el país, donde son analizados por el personal de depósito. En este punto los documentos se indexan automáticamente y subido a un TokOpen centro de datos donde se almacenan junto el correspondiente envío nota original en la carpeta adecuada. Si una discrepancia se indica en la nota de entrega escaneados, desencadena automáticamente un aviso de un agente de servicio al cliente para la distribución investigate.If necesario, la factura puede ser modificado antes de la factura de venta se publicará en breve. Esto tiene que tener lugar dentro de las 72 horas de la entrega. Todos el acceso a los documentos, flujo de trabajo y las investigaciones se llevan a cabo utilizando un navegador Web estándar, lo que asegura que el sistema puede ser desplegado rápidamente con un mínimo de administrativo overheads.Where clientes propios GRNs se reciben, estos se escanean y se lee automáticamente, la adecuación de la prestación partidas, con las correspondientes partidas del envío notas. El sistema es flexible y permite una "muchos a muchos" relación? más de una nota relativa a la entrega de más de un GRN para un solo cliente order.The proceso se complica aún más porque los clientes usan diferentes códigos de los productos de los bienes entregados, y se devuelvan los documentos en distintos momentos. El sistema automáticamente se consolida este proceso, y coincide con el diferentes documentos y artículos a la orden original. Todos los documentos relativos a una orden se almacenan junto con otros dentro de una misma carpeta en la entrega de datos centre.Where surge una discrepancia, un cliente agente de servicio automáticamente alertado e instruido para investigar la situación y modificar la factura. Otros documentos, incluidas las solicitudes de los clientes para las mercancías dañadas, también se guarda en la entrega folder.Converting la persecución de papel en un documento online flowTokOpen del flujo de trabajo se utiliza para gestionar la operación y hacer los ajustes en el sistema de la empresa. Esto reduce la necesidad de documentos impresos, y convierte el papel tradicional de caza controlada en un documento online flow.TokOpen destaca las entregas a las personas que gestionan el servicio al cliente que la cuenta del cliente. Esto asegura que cuando el se expide factura es correcta, y no será impugnada por el cliente, lo que tarde o no payment.TokOpen también se asegura de que entrega todos los documentos están disponibles en línea en toda la empresa. Si un factura es controvertido, los miembros autorizados del personal en cualquier lugar en todo el país puede recuperar toda la información sobre la transacción mediante un web browser.Additional beneficios entregados por el sistema de TokOpen incluyen:? Mejora de la gestión y el seguimiento de los transportistas el rendimiento? Los tiempos de respuesta más rápido para servicio al cliente? Más tiempo para el personal de servicio al cliente que se desplegarán en otros es un dutiesTokairo proveedor internacional de Gestión de Documentos (TokOpen) y soluciones de sistemas de Educación (TokAM). Tokairo tiene su sede en el Reino Unido, con una empresa hermana en EE.UU. responsable de las Américas.
Artículo Fuente: Messaggiamo.Com
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