Prove di distribuzione e logistica: eccesso di velocità di throughput e di evitare le insidie
Dovrebbe essere un semplice scenario di business: fare in modo che la consegna della documentazione da parte del fornitore o trasportatore partite con la documentazione presso l'obiettivo destination.However vita è raramente semplice e, se sorgono dei problemi, per il completamento e il flusso di cassa volte inevitabilmente subire a result.Making le carte matchDocuments coinvolti tipicamente includono bolle di consegna generate dal prodotto fornitore o il fornitore di logistica. Il Cliente prende in consegna e conferma le merci sono ricevute dalla firma della bolla di consegna, che diventa una prova di consegna (POD). Quando le merci consegnate sono accettati i clienti possono anche utilizzare i propri documenti di consegna, di cui come merce ricevuta Note (GRN). La questione chiave è quella di abbinare i clienti 'GRNs i fornitori e' bolle di consegna. Ciò garantisce che i fornitori possono sollevare un accurato e tempestivo fattura per la merce consegnata e accepted.This è di vitale importanza per il completamento di tutto il processo. Alzare una errata fattura per le merci spedite che può differire dalla descrizione dei beni accettato dal cliente, si tradurrà in ritardo di pagamento? esteso debitore giorno? e pregiudicati contanti flow.Take un tipico esempio. Un cliente ha un ordine dal suo fornitore, che è poi spediti con la del fornitore di consegna. Il cliente prende in consegna e conferma che le merci sono state ricevute dalla firma della bolla di consegna. La presente nota poi diventa un POD. In questo caso, l'operazione è stata straightforward.However problemi se le seguenti complicanze sono aggiunti l'equazione:? Le merci consegnate sono scoperto di essere danneggiato. Il cliente dovrà solo prendere in consegna delle merci in un soddisfacente condizione, e questo è annotata nel PoD.? Le merci consegnate sono accettate dal cliente, ma lui usa il suo interno, la consegna di documentazione o di GRN. Questo deve essere trovato nei confronti del fornitore di consegna nota. La situazione è ulteriormente complicata quando il cliente utilizza il suo prodotto interno codici, e / o le merci sono spedite in più deliveries.In entrambi i casi effettivi di consegna deve essere accompagnata fino in uscita con la fattura di vendita. Qualora vi sia una disparità, una normale di 30 giorni la durata del credito può trascinare fuori in un lungo ciclo di debitore in cui i clienti non pagano per i beni consegnati fino a quando la fattura è stata corretta sollevate. Questo può trasformare il normale periodo di 30 giorni in 90 giorni o more.How un sistema computerizzato può rendere il processo di problemi freeTokOpen è un programma usato da uno dei principali fornitori del Regno Unito dei prodotti lattiero-caseari. Ridotto la dipendenza pezzi di carta fisica permette una maggiore flessibilità e una riduzione delle vendite di consegna problems.When ordini ricevuti da clienti, note di spedizione sono stampate automaticamente e catturato e caricato della società TokOpen centro di elaborazione dati. Qui sono stampate a partire dal AS400 Warehouse Management System. Una struttura unica cartella viene creata automaticamente nel TokOpen, in cui il documento è memorizzato e indicizzati dal suo ordine di consegna details.The beni consegnati o su un veicolo o in più consegne, in quanto applicabili. Bolle di consegna sono firmati, con i commenti inseriti a mano, se una discrepanza arisen.These ha firmato i documenti vengono poi restituiti al una qualsiasi delle società del 20 depositi in tutto il paese, dove sono scanditi dal deposito personale. A questo punto i documenti sono indicizzati automaticamente e caricati TokOpen a un centro dati in cui sono immagazzinate accanto il corrispondente originale spedizione nota nella cartella appropriata. Se una discrepanza è indicato sulla bolla di consegna a scansione, in questo modo si attiva un allarme per un servizio clienti di distribuzione investigate.If necessario, la fattura può essere modificato prima della fattura di vendita viene rilasciato. Questo deve aver luogo entro 72 ore dalla consegna. Tutti i documenti di accesso, il flusso di lavoro e le indagini sono effettuate utilizzando un browser Web standard, che garantisce che il sistema può essere implementato rapidamente con il minimo amministrative overheads.Where clienti 'proprio GRNs vengono ricevuti, questi sono scanditi e leggere in modo automatico, la consegna di corrispondenza linea con gli oggetti corrispondenti voci della spedizione note. Il sistema è flessibile e permette un 'molti a molti' rapporto? più di una bolla di consegna relative a più di uno GRN per un singolo cliente order.The processo è ulteriormente complicato, perché i clienti utilizzano diversi codici dei prodotti per i prodotti consegnati, e documenti vengono restituiti in tempi diversi. Il sistema automaticamente consolida questo processo e che coincida con la diversi documenti e oggetti per la linea originale. Tutti i documenti relativi a un ordine sono memorizzate insieme l'un l'altro all'interno di una singola cartella in consegna i dati centre.Where nasce una discrepanza, un cliente servizio è automaticamente avvisato e incaricato di esaminare la situazione e modificare la fattura. Altri documenti, compresi i crediti verso clienti per deterioramento delle merci, sono anche le scandita in consegna folder.Converting inseguire la carta in un documento online flowTokOpen del flusso di lavoro viene utilizzata per gestire l'operazione e di apportare modifiche per l'impresa del sistema. Questo elimina la necessità di stampare documenti, e converte la tradizionale caccia al tesoro in un documento online controllato flow.TokOpen evidenzia le consegne ai clienti opportuno che il personale di servizio di gestione account cliente. Questo garantisce che quando il viene rilasciata fattura è corretta, e non sarà contestato da parte del cliente, con conseguente ritardo o non payment.TokOpen inoltre assicura che tutti i documenti di consegna sono disponibili online in tutta l'intera impresa. Se uno fattura contestata, ha autorizzato i membri del personale ovunque in tutto il paese è in grado di recuperare tutte le informazioni relative alla transazione utilizzando un Web standard browser.Additional vantaggi forniti dal sistema TokOpen comprendono:? Migliorata la gestione e il monitoraggio dei trasportatori 'le prestazioni? Più veloci i tempi di risposta per richieste di assistenza? Più tempo per il servizio clienti personale da impiegare in altre dutiesTokairo è un fornitore internazionale di Document Management (TokOpen) e soluzioni di sistemi di istruzione (TokAM). Tokairo ha la sua sede nel Regno Unito, con una sorella società negli Stati Uniti responsabile per le Americhe.
Fonte dell'articolo: Messaggiamo.Com
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