あなたの電子メールの組織
あなたの電子メールを組織しておくことは団体か小企業の設定で命令的、特にである。ビジネス為に電子メールを使用するとき、本質的に顧客ファイルを扱っている。均一のためのこれの重要性のためにビジネスの最も小さいの可能ように組織されるように、それらのファイルとどまるべきである。ないコーナーへのファイルがあなたのペーパー顧客の公正でない固まりすべてか。私達のほとんども、そうここにいる電子メールファイル(一致) をまた組織しておくある方法。
あなたのビジネス電子メールのinbox が何百もの古い項目と現在散らかったら、ゆとりに時間をそれ取っておきなさい。この最初数時間を取るそれに取り組む週末または夕方の時間に委託したいと思う場合もある。
ファイリング方法
項目の実際のファイリングを始める前に、あなたの組織構造を意見を出し合う必要がある。固体接触管理ソフトウェアプログラムを持たなければ、私は強く1 つに投資を提案する。私の好みはGoldMine であり、このセクションでそれ以上私はなぜ説明する。今のところ、いかに働き、どんなファイリング・システムがあなたのために個人的に最もよく働くか決定する単に必要がある。ファイリング及び組織の考えと浮びあがる助けを必要とすればここに少数の普及した物はいる:
1. 顧客名前のホールダーか。あなたの顧客と同じと示される電子メールのホールダーを作成しなさい。特定の顧客に出入する電子メールすべてはその顧客の個々の電子メールのホールダーにファイルされる。
2. プロジェクトの一流のホールダーか。プロジェクトを主に使えば、一致する電子メールのホールダーか、存在しているか、または未来のプロジェクトの名前を作成できる。そこにから、あるかだれにもかかわらずに出入して、関連している電子メールすべてを対応するプロジェクトのホールダーにプロジェクトと、ファイルできる。
3. 月及び年のホールダーか。毎月および年の示される電子メールのホールダーを作成しなさい。それから送られるか、または一致のホールダーにそれでmonth/year を受け取られる電子メールすべてをファイルしなさい。
4. 印刷ファイルのキャビネットミラーか。あなたの印刷ファイルのキャビネットシステムに一致させるために示される電子メールのホールダーを作成しなさい。それからあなたがあなたのハードコピーシステムに印刷物のペーパーをファイルする電子メールのホールダーに電子メールを同じようにファイルしなさい。
あなたの電子メールをいかに組織したいと思うか決定したらホールダーをセットアップし、次にあなたのinbox の各項目を通って行く。これは時間を取る確かめる取っておくために十分に仕事を完了する十分な時間をである部品。
あなたのメッセージを分類している間、まだ演説していなかったが、ある必要があっている複数の項目を見つけるかもしれない。それらファイリングの前にこれらに演説することを試みるか、またはあなたのカレンダーでノートを作るか、またはにリストしなさい。あなたの電子メールシステムに機能があれば代わりに、完了のためのそれらに後で印を付けることができる。わかっていなさいしかしありなさい: メッセージをファイルすれば思い出させる何かを予定してもらわなければそれらに後で演説して本当らしくない。できればそう、それらに今演説し、遠い得ることはよい。
あなたの電子メールプログラムに接触にメッセージをつなぐ機能があれば私はこの特徴を使用して強く提案する。これは私がGoldMine ソフトウェアを使用する主な理由である。GoldMine と、私は私が接触にとの入って来る各人のための連続した歴史を保つことができる。送られるか、または受け取られる電子メールメッセージすべては私が集めた任命、電話、ファクシミリ、プロジェクトのノートおよび他のどの一致と共に歴史の権利にファイルすることができる。
ファイルが電子メールがまたはにある人に従ってE-メールを送る接触管理ソフトウェアの利用によって、特定の項目を見つけることを試みるとき様々な電子メールのホールダーを捜す絶えず必要がない。
進行中の習慣
あなたのinbox を組織するために必要な最初の時間を使ったら今それをそのポイントから先に組織しておくことはかなり容易である。それは最初の週または2 の習慣を身につけるための僅かな努力通常それをきれいにしておくことに動機を与えるそれをすべてのきれいにされた助け持っていることの喜びを取るかもしれない。
著者について:
(c) 2002 年、Kathy は燃える。
この記事はKathy のレポートからの抄録である: "- 有効な、専門の電子メールコミュニケーションかへのガイド見出しニュースで" 明日見たいと思わない何を電子メールに今日入れてはいけない。http://www.sasezpublications.com/Reports/Effective 電子メールでそれを自由に 読みなさい
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記事のソース: Messaggiamo.Com
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