Organisation De Votre Email
Maintenir votre email organisé est impératif, particulièrement dans des arrangements d'entreprise de corporation ou petite. Quand vous employez l'email pour des affaires, vous manipulez essentiellement des dossiers de client. En raison de l'importance de ceci pour même le plus petit des entreprises, ces dossiers devrait rester comme organisé comme possible. Vous pas morceau simplement tout de votre client de papier que les dossiers dans un coin vous ? La plupart d'entre nous pas , tellement voici quelques manières de maintenir les dossiers d'email (correspondance) organisé aussi bien s.
Si votre inbox d'email d'affaires est actuellement encombré avec des centaines de vieux articles, mettez de côté une certaine heure à l'espace libre il dehors. Ce premier dégagement peut prendre plusieurs heures, ainsi vous pouvez vouloir déléguer un certain temps de week-end ou de soirée pour l'aborder.
Méthodes De Classement
Avant de commencer le classement réel des articles, vous devrez faire un brainstorm votre structure d'organisation. Si vous n'avez pas un programme plein de logiciel de gestion de contact, je suggère fortement l'investissement dans un. Ma préférence est GoldMine, et j'expliquerai pourquoi plus loin dans cette section. Pour maintenant, vous devez simplement décider comment vous travaillez, et quel système de fichiers fonctionnera mieux pour vous personnellement. Si vous avez besoin d'aide étant soulevée avec le classement et les idées d'organisation, voici des quelques populaires :
1. Chemises Nommées De Client ? Créez les chemises d'email qui sont appelées les mêmes que vos clients. Tout l'email à ou d'un client particulier sera classé à la chemise individuelle de l'email de ce client.
2. Chemises Nommées De Projet ? Si vous travaillez principalement avec des projets, vous pouvez créer les chemises d'email qui s'assortissent au delà, exister ou les futurs noms de projet. De là, vous pouvez classer tout l'email lié au projet, indépendamment à ou de de qui il est, dans la chemise correspondante de projet.
3. Chemises de mois et d'année ? Créez les chemises d'email qui sont appelées pendant chaque mois et année. Classez alors tout l'email envoyé ou reçu dans celui month/year dans la chemise assortie.
4. Imprimez Le Miroir De Cabinet De Dossier ? Créez les chemises d'email appelées pour assortir votre système de Cabinet de dossier d'impression. Classez alors l'email dans les chemises d'email de la même manière que vous classez des papiers d'impression dans votre système d'imprimé.
Une fois que vous avez décidé comment vous voulez organiser votre email, installent les chemises et puis passent par chaque article dans votre inbox. C'est la pièce qui peut prendre des heures ainsi s'assurent vous avoir mis de côté assez de temps d'accomplir entièrement le travail.
Tandis que vous assortissez vos messages, vous pouvez trouver plusieurs articles qui démuni pourtant adressé mais le besoin d'être. Essayez d'adresser ces derniers avant le classement elles, ou faites une note sur votre calendrier ou liste de to-do. Alternativement, si votre système d'email a les possibilités, vous pouvez les marquer pour l'accomplissement plus tard. Rendez-vous compte cependant : Si vous classez les messages loin vous n'êtes pas susceptible de s'adresser à eux plus tard à moins que vous fassiez programmer quelque chose à la laquelle vous rappelle. Ainsi, si vous pouvez, il vaut mieux de s'adresser à eux maintenant et de les obtenir à l'écart.
Si votre programme d'email a la capacité de lier des messages aux contacts, je suggère fortement en utilisant ce dispositif. C'est la raison primaire que j'emploie le logiciel de GoldMine. Avec GoldMine, je peux garder une histoire courante pour chaque personne que j'entre en contact avec. Tous les messages d'email envoyés ou reçus peuvent être classés dans le juste d'histoire avec les rendez-vous, les appels téléphoniques, les fax, les notes de projet et n'importe quelle autre correspondance que je me suis accumulée.
En utilisant le logiciel de gestion de contact qui classe l'email selon la personne de la laquelle l'email est ou à, vous ne devez pas sans interruption rechercher par de diverses chemises d'email en essayant de trouver un article spécifique.
Habitudes Continues
Maintenant, une fois que vous avez passé le temps initial nécessaire pour organiser votre inbox, il est assez facile de le maintenir organisé de ce point en avant. Il peut prendre un peu d'effort d'entrer dans l'habitude dans la premiers semaine ou deux, mais habituellement la joie de l'avoir toutes les nettoyées aides pour vous motiver dans la maintenir nettoyée.
Au sujet de l'auteur :
(c) 2002, Brûlures De Kathy.
Cet article est un extrait du rapport de Kathy : "ne mettez pas dans l'email aujourd'hui ce que vous ne voulez pas voir sur des nouvelles de titre demain" - un guide de communication efficace et professionnelle d'email. Lisez-la librement à http://www.sasezpublications.com/Reports/Effective-Email/
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Source D'Article: Messaggiamo.Com
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