組織您的電子郵件
保持您的電子郵件被組織是必要的, 特別是在公司或小企業設置。當您使用電子郵件為企業目的, 您根本上處理顧客文件。由於這的重要性為最小企業, 那些文件應該停留依照被組織儘可能。您會不是僅團文件入角落會您的全部您的紙顧客? 大多數我們不會, 那麼這一些方式保持電子郵件文件(書信) 被組織。
如果您的企業電子郵件inbox 當前凌亂以上百老項目, 留出某個時候對明白它。這第一清除也許需要幾個小時, 因此您可以想要委派不少週末或晚上時間應付它。
屑子方法
在開始項目的實際屑子之前, 您將需要群策群力您的組織結構。如果您沒有一個堅實聯絡管理軟體程式, 我強烈建議投資在一個。我的特選是GoldMine, 並且我將解釋為什麼進一步在這個部分。暫時, 您簡單地需要決定怎麼您服務, 並且什麼文件系統親自將運作最好為您。如果您需要幫助出來以屑子和組織想法, 這幾普遍部分:
1. 客戶名稱文件夾? 創造被命名同您的顧客一樣的電子郵件文件夾。所有電子郵件到/從一名特殊顧客將被歸檔對那名顧客的單獨電子郵件文件夾。
2. 項目命名文件夾? 如果您服務主要以項目, 您能創造匹配得過去的電子郵件文件夾, 存在或未來項目名字。從那裡, 您能歸檔所有電子郵件與項目有關, 不管誰它是到/從, 入對應的項目文件夾。
3. 月和年文件夾? 創造被命名對於□月和年的電子郵件文件夾。然後歸檔所有電子郵件被送或被接受由於month/year 入匹配的文件夾。
4. 印刷品文件櫃鏡子? 創造電子郵件文件夾被命名匹配您的印刷品文件櫃系統。然後歸檔電子郵件入您歸檔印刷品紙入您的硬拷貝系統的電子郵件文件夾相似。
一旦您決定了怎麼您想要組織您的電子郵件, 設定文件夾和然後審閱各個項目在您的inbox 。這是也許需要幾小時的零件因此確定您留出了足夠時間充分地完成工作。
當您排序您的消息, 您可以發現未演講而是需要是的幾個項目。設法演講這些在屑子之前他們, 或做筆記在您的日曆或對列出。供選擇地, 如果您的電子郵件系統有能力, 您能以後標記他們為完成。知道然而: 如果您歸檔消息您不可能以後對他們演講除非您安排某事預定提醒您。如此, 如果您能, 最好現在演講他們和得到他們偏僻。
如果您的電子郵件程式有能力與聯絡連接消息, 我強烈建議使用這個特點。這是我使用GoldMine 軟體的主要原因。與GoldMine, 我能保留連續歷史為我進入聯絡與的各個人。所有電子郵件被送或收到可能被歸檔入歷史與任命、電話、電傳、項目筆記和我積累了的其他書信一起。
由運用聯絡給發電子郵件文件根據人電子郵件是或對的管理軟體, 您連續不必須搜尋通過各種各樣的電子郵件文件夾當設法發現一個具體項目。
持續的習性
現在, 一旦您花費初期時間需要組織您的inbox, 它相當容易保持它被組織從那點今後。它也許採取一點努力進入習性在第一星期或二, 但通常喜悅有它所有被清除的幫助刺激您入保持它被清洗。
關於作者:
(c) 2002 年, Kathy 燒傷。
這篇文章是節錄從Kathy 的報告: "今天不要投入入電子郵件什麼您不想要明天看在標題新聞" - 一本指南對於有效和專業電子郵件通信。任意讀它在 http://www.sasezpublications.com/Reports/Effective 電子郵件
這篇文章是http://www.SasEzPublications.com 被提供的禮貌 - 您可以自由地重印這篇文章在您的網站或在您的時事通訊裡提供了這個禮貌通知並且作者名字和URL 依然是原封。
文章來源: Messaggiamo.Com
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