组织您的电子邮件
保持您的电子邮件被组织是必要的, 特别是在公司或小企业设置。当您使用电子邮件为企业目的, 您根本上处理顾客文件。由于这的重要性为最小企业, 那些文件应该停留依照被组织尽可能。您会不是仅团文件入角落会您的全部您的纸顾客? 大多数我们不会, 那么这一些方式保持电子邮件文件(书信) 被组织。
如果您的企业电子邮件inbox 当前凌乱以上百老项目, 留出某个时候对明白它。这第一清除也许需要几个小时, 因此您可以想要委派不少周末或晚上时间应付它。
屑子方法
在开始项目的实际屑子之前, 您将需要群策群力您的组织结构。如果您没有一个坚实联络管理软件程序, 我强烈建议投资在一个。我的特选是GoldMine, 并且我将解释为什么进一步在这个部分。暂时, 您简单地需要决定怎么您服务, 并且什么文件系统亲自将运作最好为您。如果您需要帮助出来以屑子和组织想法, 这几普遍部分:
1. 客户名称文件夹? 创造被命名同您的顾客一样的电子邮件文件夹。所有电子邮件到/从一名特殊顾客将被归档对那名顾客的单独电子邮件文件夹。
2. 项目命名文件夹? 如果您服务主要以项目, 您能创造匹配得过去的电子邮件文件夹, 存在或未来项目名字。从那里, 您能归档所有电子邮件与项目有关, 不管谁它是到/从, 入对应的项目文件夹。
3. 月和年文件夹? 创造被命名对于□月和年的电子邮件文件夹。然后归档所有电子邮件被送或被接受由于month/year 入匹配的文件夹。
4. 印刷品文件柜镜子? 创造电子邮件文件夹被命名匹配您的印刷品文件柜系统。然后归档电子邮件入您归档印刷品纸入您的硬拷贝系统的电子邮件文件夹相似。
一旦您决定了怎么您想要组织您的电子邮件, 设定文件夹和然后审阅各个项目在您的inbox 。这是也许需要几小时的零件因此确定您留出了足够时间充分地完成工作。
当您排序您的消息, 您可以发现未演讲而是需要是的几个项目。设法演讲这些在屑子之前他们, 或做笔记在您的日历或对列出。供选择地, 如果您的电子邮件系统有能力, 您能以后标记他们为完成。知道然而: 如果您归档消息您不可能以后对他们演讲除非您安排某事预定提醒您。如此, 如果您能, 最好现在演讲他们和得到他们偏僻。
如果您的电子邮件程序有能力与联络连接消息, 我强烈建议使用这个特点。这是我使用GoldMine 软件的主要原因。与GoldMine, 我能保留连续历史为我进入联络与的各个人。所有电子邮件被送或收到可能被归档入历史与任命、电话、电传、项目笔记和我积累了的其他书信一起。
由运用联络给发电子邮件文件根据人电子邮件是或对的管理软件, 您连续不必须搜寻通过各种各样的电子邮件文件夹当设法发现一个具体项目。
持续的习性
现在, 一旦您花费初期时间需要组织您的inbox, 它相当容易保持它被组织从那点今后。它也许采取一点努力进入习性在第一星期或二, 但通常喜悦有它所有被清除的帮助刺激您入保持它被清洗。
关于作者:
(c) 2002 年, Kathy 烧伤。
这篇文章是节录从Kathy 的报告: "今天不要投入入电子邮件什么您不想要明天看在标题新闻" - 一本指南对于有效和专业电子邮件通信。任意读它在 http://www.sasezpublications.com/Reports/Effective 电子邮件
这篇文章是http://www.SasEzPublications.com 被提供的礼貌 - 您可以自由地重印这篇文章在您的网站或在您的时事通讯里提供了这个礼貌通知并且作者名字和URL 依然是原封。
文章来源: Messaggiamo.Com
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