電子メールのエチケット: 電子メールの人々を送る方法読む
ほとんどの組織の中のコミュニケーションが議定書のより形式的な及びより続かれた厳密なラインだったemail?a の時間があった前に時間を覚えることができる。組織内のコミュニケーション官僚主義そして階層のいくつかを破壊するために電子メールは驚異をした; 今日事実上だれでも組織の内のだれでも(及び皆) にマウスのかちりと言う音と伝えることができるか。刺激的で、破壊的な含意を有することができるかどれが! 電子メールはコミュニケーションのビジネスコミュニケーションにそれと新しい略式をおよび新しい速記の用語および様式持って来たか。しかしそれは指示と来なかった。時間外で、コミュニケーションの一般に無言の電子メールコードは現れた。マスターの電子メールのエチケットおよびあなたは安全な地面にあるが、ただ人々はあなたの電子メールに読み、答えることを楽しむ。
あなたの署名。あなたの発信メッセージのすべてに自動的に付す電子メールの署名欄を作成するのにあなたの電子メールプログラムを使用しなさい; それは電子メールレターヘッドのように小さい。それはあなたの連絡先情報を必ず含んでいることの努力救い、あなたのコミュニケーションに専門の接触を持って来る。あなたの名前、商号を単に含むかもしれない接触の細部およびウェブサイトまたはあなたはまたあなたがあなたのウェブサイトにリンクと動かしているあなたのビジネス、特別な昇進、または好みのおかしくか心に強く訴えるような引用についての文か2 を含むかもしれない。
私達はすべて異なっている。それを簡単保つために電子メールの署名及び文房具を作成する場合の取得心配: それはこと同じフォーマットもう一方で着くことをちょうどそれがあなたのコンピュータでよく意味しない見るので。あなたの文房具が表示する方法はあなたの受信機の電子メールソフトウェアに依存しているか。ある何があなたのスクリーンのスマート見る電子メールの設計は容易に受電端を理解できない混乱のように見えることをひっくり返すことができる。
シャープを考えなさい。電子メールがscreen-based コミュニケーションであるので、私達はスクリーンのためにページではなく書かなければならない; 弾丸ポイントに考え、書きなさい。長く、言葉数の多いビジネスメモの日はほとんどのコミュニケーションのための余分を除いてすべてである。短く、ポイントにあなたの文を保ちなさい。より長い内容は印刷され、読むことができる付属品として最もよく捕獲されるかもしれない。
サイズは重要である。付属品が付いている電子メールを、特にあなたの構成の外の人々に送った場合思慮深いがありなさい: ない皆に同じファイルサイズの限界があり、あなたが有するかもしれないおよび大きい付属品は可能性としては多くの分のためのあなたの受信機の電子メールアカウントを妨げることができる高速アクセス。
あなたの電子メールアカウントが小さい収蔵可能量しか提供しなかったら利用できる最高の空きを保障し、' 送られる帰りの間違いを避けるために規則的にあなたのファイルをきれいにするために有することを確かめなさい。
あなたの調子を見なさい。ビジネスコミュニケーションはすべての分け前かなり鈍く、形式的な口調および公式の見るレイアウトをに使用した。電子メールは、大いに非公式および会話型で、偶然及び個人的なアプローチを可能にするか。しかしこれは誤解をもたらすことができるか。人々は特に知らなければあなたの口調を読み違えることができる。不注意に違反を、のようなもたらすことのチャンスを減す方法がある: 大文字に完全な単語か文を書かないこと(で大文字を示す叫ぶことをe 話しなさい); 常に挨拶を使用して(' こんにちは' 、' こんにちは' 、' おはよう' およびまだ印刷された一致で使用される) ' こんにちは貴重' より共通そして適切' はおそらく' である; そして:o) または:o(のような感情アイコンを使用することは友好的そしてあなたの調子か気分を明白にするのを助けることができる。
Spelll のchceck。電子メールは私達の各自に即刻の著者をするか。そして、それはよい事必ずしもでない! 確かめるためにそれらを送る前に常に、常にあなたの電子メールを再読すれば意味をスペリングか文法的な間違いを修正するために成していることを。私は送られる前に置くあなたの電子メールを自動的に綴点検するあらゆるメッセージを推薦する。そして第2 意見が明快さ、調子または正しさがあるように確認することを必要としたらあなたを同僚にそれに見るように頼みなさい。それはあなたに的外れであるかもしれないが間違った調子を運び、スペリング及び文法的な間違いと吟味される不完全に言い表わされた電子メールはあなたのcreditability および関係を破壊できる。
すぐに応答。直接性のために、人々は電子メールへの速い応答を期待する。24 時間内の応答はほとんどの人々が適切考慮する限りおそらく帰宅している。あなたの電子メールの練習は何についての他を電子メールコミュニケーションのあなたから期待するために教育する: すぐに答えれば、人々は常にすぐに答えると期待する; 24 時間の基準を置けば、同様に人々はあなたから期待するべき何を学ぶか。そして当然常にあなたの即時の関心を要求するそれらの電子メールがある。適切な電子メールの所要として選ぶものは何でも、人々に期待し、一貫しているがあるために何を知らせなさい。
電子メールの時間を予定しなさい。あなたのinbox にぽんと鳴る電子メールメッセージは1 日中必ず新しい郵便が着く特にあなたの電子メールが警報に置かれれば巨大な気晴らしである場合もある。それらが着くと同時にあなたの電子メールで点検し、それらに答えるためにしかどんな仕事かプロジェクトに取り組んでいるが、混乱させ全体の日の奪うできからあなた専有物が無視される間、人Xへ必要性に答える。カップルかあなたのinbox で見で電子メールによりもむしろ絶えずまたはあらゆる新しいメッセージと予定しあなたの電子メールプログラムによってそこに跳ねられる点検し、答える数回を毎日。
オフィスから。あなたの通常の時間枠内の電子メールに答えてない行ったらあなたの' オフィス' からの電子メールの設備を使用しなさいか。これはあなたから聞くと期待できるときまだ人々へ予想をの管理している間離れているか、または買うのに静かな時間' オフィス' のから応答を使用するように選ぶかもしれないのであるかもしれない。
あなたのBCC を使用しなさい。あなたのEメールアドレスのブロックでは、' 分野へのから離れて' 、2 他が' CC ' (カーボンか礼儀コピー) 一般にあり、人々によって使用されるタイプライターおよび作成していた文書のコピーを撮るカーボン紙時' BCC ' は時間へ(盲目カーボンまたは礼儀コピー) これらの分野の名前throwbacks ずっと昔にである。電子メールでは、BCC は私達が彼らのEメールアドレスを見られるできることを感受性があるリストに知っていたりあったまたは他の受け手なしの誰かに電子メールを送るのに使用分野である。バルク電子メールを送ったら、BCC 分野にあなたの受け手のすべての住所を置きなさい; それは作りと同様、互いに名前か住所を表わさないことによってプライバシーを' より端正なあなたの電子メールコミュニケーション' 保護するか。各受け手は彼らの電子メールのすべての他の受け手の細部の長いリストを受け取らない。
だれが知る必要があるか。 電子メールはコミュニケーションで必要とされる多くの人々を含むことをそう容易にする。下げ気味の考えること取ることを何のか及び公正なコピーを知る必要性皆だれについて何人かの人々のための責任能力を止めることである。行為をあなたの電子メール必要とし、だれが感受性があるリストかでそれらの人々を読み、ありそれに気づいていが、含めるただ必要性実際にだれがについて考えなさい。電子メールの配分の多数の人々があったら、要求される時ものがと共にそれらの電子メールのテキスト内の彼らの名前をリストすれば。
慎重に使用。電子メールの容易さそして直接性は慎重に使用するためにそれにコミュニケーション用具をする。間違った人か人々に送られる間違った電子メールは破壊的な含意を有することができる。私は不注意に人々のそしてすることのリストへの間違った電子メールを送った後解雇された知っていたり従って個人に有害だけでなかったが、送信したりプライバシーの違反のための訴訟…に構成をさらした秘情報資料を1 人の; 私はmis 発送gossipy 電子メールによって彼ら自身及び他を当惑させた他の人々の知っている; そして私は石で間違った人へ間違った電子メールを送ることによって終わったある友情を知っている。電子メールをいかにについて使用するか注意しなさい; ボタンを' 送りなさい' ことかちりと鳴れば、行く。
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記事のソース: Messaggiamo.Com
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