Etiqueta del email: Cómo Enviar A Gente De los Email Leerá
Usted puede recordar una época antes de que hubiera el tiempo del email?a en que las comunicaciones dentro de la mayoría de las organizaciones eran líneas terminantes más formales y seguidas del protocolo. El email ha hecho maravillas analiza algo de la burocracia y de la jerarquía de la comunicación dentro de organizaciones; ¿virtualmente cualquier persona puede hablar hoy a cualquier persona (y a cada uno) dentro de una organización con el tecleo de un ratón? ¡cuál puede tener implicaciones emocionantes y devastadoras! ¿El email ha traído con él una nueva falta de formalidad a comunicaciones del negocio y un nuevos vocabulario de la taquigrafía y estilo de la comunicación? pero no vino con instrucciones. En horas extras, a unspoken generalmente el código del email de la comunicación ha emergido. La etiqueta principal del email, y usted estarán no sólo en la tierra segura sino que la gente gozará el leer y el responder a sus email.
Su firma. Utilice su programa del email para crear una nombre y firma del email que una automáticamente a todos sus mensajes de salida; es una pequeña como un papel con membrete del email. Le ahorra el esfuerzo de incluir su información del contacto cada vez y trae un tacto profesional a sus comunicaciones. Usted puede ser que incluya simplemente su nombre, nombre de negocio, los detalles del contacto y el Web site o usted pudieron también incluir una oración o dos sobre su negocio, una promoción especial que usted está funcionando con un acoplamiento a su Web site, o aún un favorito divertido o la cotización del inspirational.
Somos todos diferentes. Tome el cuidado al crear firmas y los efectos de escritorio del email para mantenerlos simples: apenas porque parece bueno en su computadora no significa que llegará en que el mismo formato en el otro extremo. ¿La manera que sus efectos de escritorio exhibirán es dependiente en el software del email de su receptor? cuál es un diseño del email elegante-que miraba en su pantalla podría resultar fácilmente parecer un lío incomprensible el extremo de recepción.
Piense el sostenido. Porque el email es una comunicación screen-based, debemos escribir para la pantalla, no la página; piense y escriba en puntos de la bala. Los días de las notas largas, wordy del negocio son todos sino el excedente para la mayoría de las comunicaciones. Mantenga sus oraciones cortas y al punto. Un contenido más largo se pudo capturar lo más mejor posible como accesorio que puede ser impreso y leer.
Materias del tamaño. Sea considerado al enviar email con los accesorios, especialmente a la gente fuera de su organización: no cada uno tendrá los mismos límites del tamaño del archivo y el acceso rápido que usted puede ser que tenga y un accesorio grande pueden potencialmente bloquear el email de su receptor explican muchos minutos.
Si su cuenta del email proporciona solamente una memoria pequeña cerciórese de que usted regularmente limpiar hacia fuera sus archivos para asegurarle tenga la cantidad de espacio máxima disponible y para evitar los ' errores de vuelta que son enviados.
Mire su tono. Las comunicaciones del negocio utilizaron toda la parte a un tono bastante embotado, formal de la voz y a una disposición que miraba oficial. ¿El email, siendo mucho más informal y conversacional, permite un acercamiento ocasional y personal? ¿pero esto puede conducir a las interpretaciones? la gente puede leer mal su tono de la voz, especialmente si ella no le conoce. Hay maneras de disminuir las ocasiones inadvertidamente de causar ofensa, por ejemplo: no escribir palabras u oraciones completas en mayúsculas (en e-hable las mayúsculas indican el grito); siempre usar un saludo (' hi ', ' hola ', la ' buena mañana ' y la ' buena tarde ' son probablemente más comunes y apropiadas que ' queridas ' que todavía se utiliza en correspondencia impresa); y usar iconos de la emoción tales como:o) o:o(puede ser amistoso y ayudar a clarificar su tono o humor.
Chceck de Spelll. ¿El email hace cada de nosotros a autor inmediato? ¡y, eso no es necesariamente una buena cosa! Siempre, relea siempre sus email antes de que usted los envíe para cerciorarse de que tienen sentido y fijar cualquier deletreo o error gramatical. Le recomiendo fijo su email automáticamente al spell-check cada mensaje antes de que se envíe. Y si usted necesita una segunda opinión comprobar para saber si hay claridad, tono o corrección, pida que un colega mire sobre ella usted. Puede ser que sea inconsecuente a usted, pero un email mal redactado que transporta el tono incorrecto y se acribilla con el deletreo y errores gramaticales puede destruir su creditability y relaciones.
Contestación rápidamente. Debido a su urgencia, la gente cuenta con contestaciones rápidas a los email. Una respuesta dentro de 24-hours está probablemente mientras la mayoría de la gente consideraría apropiado. Sus prácticas del email educarán otras sobre qué esperar de usted en comunicaciones del email: si usted responde rápidamente, la gente contará con que usted responda siempre rápidamente; ¿si usted fija una prueba patrón de 24 horas, asimismo la gente aprenderá lo que a esperar de usted? y por supuesto habrá siempre esos email que requieren su atención inmediata. Lo que usted elige como vuelta apropiada del email, deje a gente saber qué esperar, y ser constante.
Programar el tiempo del email. Los mensajes del email que hacen estallar en su inbox todo el dia pueden ser una distracción enorme, particularmente si su email se fija a la alarma usted llega cada vez que el nuevo correo. Para llegar en sus email y para responder a ellos como llegan le distrae no solamente de en cualesquiera tareas o proyectos usted está trabajando pero puede robarle de un día entero, respondiendo a las necesidades de la gente mientras que sus se descuidan el propios. Programar un par o algunas veces cada día de comprobar y de responder a los email más bien que constantemente mirar-en en su inbox o siendo despedido allí por su programa del email con cada nuevo mensaje.
Fuera de oficina. ¿Utilice su facilidad de la oficina del email ' fuera ' si usted va a no poder responder a los email dentro de su timeframe generalmente? esto pudo ser porque usted está ausente o usted puede ser que elija utilizar ' fuera la contestación de la oficina ' para comprarle una cierta hora reservada mientras que todavía manejaba las expectativas de la gente de cuando pueden esperar oír de usted.
Utilice su BCC. En su bloque del email address, aparte de ' ' al campo, hay generalmente dos otros carbón del ' cc ' (o copia de la cortesía) y ' BCC ' (copia oculta del carbón o de la cortesía) los nombres de estos campos son throwbacks a una época larga hace cuando las máquinas de escribir usadas gente y papel carbón para hacer las copias de los documentos que creaban. En el email, el BCC es el campo que podemos utilizar para enviar un email alguien sin los otros recipientes que saben que él estaba en la lista receptora o que pueden ver su email address. Si usted está enviando un email del bulto, ponga las direcciones de todos sus recipientes en el campo de BCC; ¿protege su aislamiento no divulgando sus nombres o direcciones el uno al otro así como marcas sus comunicaciones del email ' más aseadas '? cada recipiente no recibe una lista muy larga de los detalles de el resto de los recipientes en su email.
¿Quién necesita saber? El email hace tan fácil incluir a tanta gente según lo necesitado en una comunicación. La desventaja es que alguna gente para el tomar de la responsabilidad para pensar de quién las necesidades de saber en lo que y la copia justa cada uno. Piense de quién necesita la acción su email y de quiénes realmente las necesidades de leer y de estar enterado de él y de incluir solamente a esa gente en la lista receptora. Si usted tiene gente múltiple en una distribución del email, enumere su nombre dentro del texto del email junto con qué se requiere de él y cerca cuando.
Utilice con la precaución. La facilidad y la urgencia del email le hacen una herramienta de la comunicación para utilizar con la precaución. El email incorrecto enviado a la persona o a la gente incorrecta puede tener implicaciones devastadoras. Sé de una persona que fue encendida después inadvertidamente de enviar el email incorrecto a una lista de la gente y en hacer así que transmití la información confidencial que era no solamente perjudicial a los individuos pero expuse la organización a la demanda legal para la abertura de la aislamiento; Sé de otros que se han desconcertado y otros por los email gossipy mis-que enviaban; y sé algunas amistades que han terminado para arriba en las rocas enviando el email incorrecto a la persona incorrecta. Tenga cuidado sobre cómo usted utiliza el email; una vez que usted chasque que ' envíe ' el botón, se va.
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Artículo Fuente: Messaggiamo.Com
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