Étiquette D'Email : Comment Envoyer Des Personnes D'Email Lira
Vous pouvez vous rappeler un moment avant qu'il y ait eu moment d'email?a où les communications dans la plupart des organismes étaient des lignes strictes plus formelles et plus suivies de protocole. L'email a fait des merveilles décomposent une partie de la bureaucratie et de la hiérarchie de communication dans des organismes ; aujourd'hui pratiquement n'importe qui peut parler à n'importe qui (et à chacun) dans une organisation avec le clic d'une souris ? ce qui peut avoir des implications passionnantes et dévastatrices ! L'email a apporté avec lui une nouvelle absence de formalité aux communications d'affaires et un nouveaux vocabulaire de sténographie et modèle de communication ? mais il n'est pas venu avec des instructions. Des heures supplémentaires, a unspoken généralement le code d'email de communication a émergé. L'étiquette principale d'email, et vous serez non seulement sur la terre sûre mais les gens auront plaisir à lire et répondre à vos email.
Votre signature. Employez votre programme d'email pour créer un bloc de signature d'email qui attachera automatiquement à tous vos messages à diffuser ; il est comme un en-tête de lettre d'email. Il vous sauve l'effort d'inclure votre information de contact chaque fois et apporte un contact professionnel à vos communications. Vous pourriez simplement inclure votre nom, nom commercial, les détails de contact et le site Web ou vous pourriez également inclure une phrase ou deux au sujet de vos affaires, d'une promotion spéciale que vous courez avec un lien à votre site Web, ou même de la citation drôle ou inspirée d'un favori.
Nous sommes tous différents. Faites attention en créant les signatures et la papeterie d'email pour la maintenir simple : juste parce qu'il semble bon sur votre ordinateur ne signifie pas qu'elle arrivera du fait le même format à l'autre extrémité. La manière que votre papeterie montrera dépend du logiciel d'email de votre récepteur ? ce qui est une conception futé-regardante d'email sur votre écran pourrait facilement s'avérer ressembler à un désordre incompréhensible l'extrémité de réception.
Pensez le dièse. Puisque l'email est une communication à écran, nous devons écrire pour l'écran, pas la page ; pensez et écrivez dans des points de balle. Les jours de longues, diffuses notes d'affaires sont tout sauf l'excédent pour la plupart des communications. Maintenez vos phrases courtes et au point. Un plus long contenu pourrait mieux être capturé comme attachement qui peut être imprimé et indiqué.
Sujets de taille. Soyez prévenant en envoyant des email avec des attachements, particulièrement aux gens en dehors de de votre organisation : pas chacun aura les mêmes limites de volume de fichier et l'accès rapide que vous pourriez avoir et un grand attachement peuvent potentiellement bloquer l'email de votre récepteur expliquent beaucoup de minutes.
Si votre compte d'email fournit seulement une petite capacité de stockage assurez-vous que vous régulièrement nettoyer vos dossiers pour vous assurer avez la place maximum disponible et pour éviter 'les erreurs de retour étant envoyées.
Observez votre tonalité. Les communications d'affaires ont employé toute la part à une tonalité assez mate et formelle de voix et à une disposition regardante officielle. L'email, étant beaucoup plus sans cérémonie et conversationnel, tient compte d'une approche occasionnelle et personnelle ? mais ceci peut mener aux interprétations fausses ? les gens peuvent mal interpréter votre tonalité de voix, particulièrement s'ils ne vous connaissent pas. Il y a des manières de diminuer les chances de causer par distraction l'offense, comme : n'écrivant pas des mots ou des phrases complets en majuscules (dans e-parlez les majuscules indiquent des cris) ; employer toujours une salutation ('bonjour ', 'bonjour ', 'bonjour 'et l''bon après-midi 'sont probablement plus communs et appropriés que 'chers 'qui est encore employé dans la correspondance imprimée) ; et employer des icônes d'émotion telles que :o) ou :o(peut être amical et aider à clarifier votre tonalité ou humeur.
Chceck de Spelll. L'email fait à chacun de nous un auteur instantané ? et, ce n'est pas nécessairement une bonne chose ! Toujours, relisez toujours vos email avant que vous les envoyiez pour vous assurer qu'ils se comprennent et pour fixer toute l'épellation ou erreurs grammaticales. Je vous recommande place votre email automatiquement au spell-check chaque message avant qu'il soit envoyé. Et si vous avez besoin d'une deuxième opinion pour vérifier la clarté, la tonalité ou l'exactitude, demandez à un collègue de regarder au-dessus d'elle vous. Elle pourrait être sans importance à vous, mais un email mal exprimé qui donne la tonalité fausse et est résolu avec l'épellation et les erreurs grammaticales peut détruire votre creditability et rapports.
Réponse rapidement. En raison de son urgence, les gens s'attendent à des réponses rapides aux email. Une réponse dans 24-hours est probablement aussi longtemps que la plupart des personnes considéreraient approprié. Vos pratiques en matière d'email instruiront d'autres au sujet de quoi prévoir de vous dans des communications d'email : si vous répondez rapidement, les gens compteront que vous répondrez toujours rapidement ; si vous placez un repère de 2$4$ heures, de même les gens apprendront-ils ce qui à prévoir de vous ? et naturellement il y aura toujours ces email qui exigent votre attention immédiate. Celui que vous choisissiez comme rotation appropriée d'email, faites les personnes savoir quoi prévoir, et être conformé.
Programmez le temps d'email. Les messages d'email sautant dans votre inbox toute la journée peuvent être une énorme distraction, en particulier si votre email est placé à l'alerte vous chaque fois que le nouveau courrier arrive. Pour signer sur vos email et répondre à eux pendant qu'ils arrivent non seulement vous distrait de celui qui charge ou des projets que vous travaillez sur mais peut vous voler un jour entier, répondant aux besoins d'autres tandis que vos propres sont négligés. Programmez un couple ou plusieurs fois chaque jour de vérifier et répondre aux email plutôt que constamment regarder-dans sur votre inbox ou en étant rebondi là par votre programme d'email avec chaque nouveau message.
Hors du bureau. Employez votre dextérité 'hors de bureau 'd'email si vous allez ne pouvoir pas répondre aux email dans votre calendrier habituel ? ceci pourrait être parce que vous êtes parti ou vous pourriez choisir d'employer la réponse 'hors de bureau 'pour vous acheter une certaine heure tranquille tout en contrôlant toujours les espérances d'autres de quand elles peuvent compter avoir de vos nouvelles.
Employez votre BCC. Dans votre bloc de email address, indépendamment du ''au champ, il y a généralement deux autres carbone d''cc '(ou copie de courtoisie) et 'BCC '(copie sans visibilité de carbone ou de courtoisie) les noms de ces champs sont des throwbacks à un moment il y a bien longtemps quand les machines à écrire utilisées par gens et le papier carbone pour tirer des copies des documents qu'elles créaient. Dans l'email, le BCC est le champ que nous pouvons employer pour envoyer un email à quelqu'un sans les autres destinataires sachant qu'ils étaient sur la liste réceptive ou pouvant voir leur email address. Si vous envoyez un email en vrac, mettez les adresses de tous vos destinataires dans le domaine de BCC ; il protège leur intimité en ne révélant pas leurs noms ou adresses entre eux aussi bien que des marques vos communications d'email 'plus ordonnées '? chaque destinataire ne reçoit pas une liste prolongée des petits groupes de tous autres destinataires sur leur email.
Qui doit savoir ? L'email le rend si facile d'inclure autant de personnes comme nécessaire dans une communication. Le du côté incliné est que certains cessent de prendre la responsabilité pour penser à qui les besoins de connaître dans ce qui et la copie juste chacun. Pensez à qui a besoin d'action votre email et à qui vraiment les besoins de lire et se rendre compte de lui et d'inclure seulement ces gens dans la liste réceptive. Si vous avez les personnes multiples sur une distribution d'email, énumérez leur nom dans le texte de l'email avec ce qui est exigé d'elles et près quand.
Employez avec prudence. La facilité et l'urgence de l'email lui font un outil de communication pour employer avec prudence. L'email faux envoyé à la personne ou aux personnes fausse peut avoir des implications dévastatrices. Je sais d'une personne qui a été mise le feu après avoir par distraction envoyé l'email faux à une liste de personnes et ai de cette manière transmis l'information confidentielle qui était non seulement préjudiciable aux individus mais ai exposé l'organisation à l'action judiciaire pour l'infraction de l'intimité ; Je sais de d'autres qui se sont embarrassés et d'autres par les email pleins de racontars d'mis-envoi ; et je sais quelques amitiés qui ont fini vers le haut sur les roches en envoyant l'email faux à la personne fausse. Faites attention au sujet de la façon dont vous employez l'email ; une fois que vous cliquez que 'envoyez 'le bouton, il est allé.
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Source D'Article: Messaggiamo.Com
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