E-mail Etiquette: Hoe te om E-mail te verzenden zullen de Mensen lezen
U kunt een tijd herinneren alvorens er email?atijd was toen de mededelingen binnen de meeste organisaties formeler waren en volgden strikte lijnen van protocol. E-mail heeft benieuwd is gedaan om enkele communicatie bureaucratie en hiërarchie binnen organisaties op te splitsen; vandaag vrijwel kan iedereen aan iedereen (en iedereen) binnen een organisatie met de klik van een muis spreken? welke zowel opwindende als verwoestende implicaties kan hebben! E-mail heeft met het een nieuwe informaliteit aan bedrijfsmededelingen en een nieuwe stenografiewoordenschat en stijl van mededeling gebracht? maar het kwam niet met instructies. Het overwerk, a unspoken over het algemeen e-mailcode van mededeling is te voorschijn gekomen. Hoofd e-mailetiquette, zal en u niet alleen op veilige grond maar mensen zal genieten van lezend en antwoordend aan uw e-mail zijn.
Uw handtekening. Gebruik uw e-mail- programma om een e-mailhandtekeningsblok tot stand te brengen dat automatisch zal vastmaken aan elk van uw uitgaande berichten; het is een weinig als een e-mailbriefhoofd. Het bewaart u de inspanning van het omvatten van uw contactinformatie telkens als en brengt een professionele aanraking aan uw mededelingen. U zou uw naam, handelsnaam, contactdetails en website eenvoudig kunnen omvatten of u zou een zin ook kunnen omvatten of twee over uw zaken, een speciale bevordering u lopen met een verbinding aan uw website, of zelfs een favoriet grappig of inspirational citaat.
Wij zijn verschillend allen. Neem zorg wanneer het creëren van e-mailhandtekeningen en kantoorbehoeften om het eenvoudig te houden: enkel omdat het op uw computer niet goed kijkt betekent het in dat zelfde formaat aan de andere kant zal aankomen. De manier uw kantoorbehoeften zal tonen is afhankelijk van de e-mailsoftware van uw ontvanger? wat een slim-kijkt e-mail ontwerp op het uw scherm is kon gemakkelijk blijken kijkend als onbegrijpelijk op het ontvangende eind knoei.
Denk scherp. Omdat e-mail een op scherm-gebaseerde mededeling is, moeten wij voor het scherm, niet de pagina schrijven; denk en schrijf in kogelpunten. De dagen van lange, wordy bedrijfsmemoranda zijn alles behalve over voor de meeste mededelingen. Houd uw zinnen en aan het punt kort. De langere inhoud zou het best als een gehechtheid kunnen worden gevangen die kan worden uitgeprint en worden gelezen.
De kwesties van de grootte. Attent ben wanneer het verzenden van e-mail met gehechtheid, vooral aan mensen buiten uw organisatie: niet zal iedereen de zelfde grenzen van de dossiergrootte en de snelle toegang hebben die u zou kunnen hebben en een grote gehechtheid kan van e-mail uw ontvanger rekening voor vele notulen potentieel blokkeren.
Als uw e-mailrekening verstrekt slechts een kleine opslagcapaciteit schoon u regelmatig uit ervoor zorgt hebben uw dossiers om te verzekeren en u de maximum beschikbare hoeveelheid ruimte ' terugkeerfouten ' te vermijden verzendend.
Let op uw toon. De bedrijfs mededelingen gebruikten aan al aandeel een vrij saaie, formele toon van stem en een ambtenaar die lay-out kijken. E-mail, die veel informeler en gemoedelijk, staat voor een toevallige en persoonlijke benadering toe is? maar dit kan tot verkeerde interpretaties leiden? de mensen kunnen misread uw toon van stem, vooral als zij u niet kennen. Er zijn manieren om de kansen te verminderen om inbreuk, zoals per ongeluk te veroorzaken: het schrijven niet volledige woorden of zinnen in hoofdletters (in e-spreek hoofdletters wijzen op het schreeuwen); altijd gebruikend een groet (' hallo ', ' Hello ', de ' Goede ochtend ' en de ' Goede middag ' zijn waarschijnlijk gemeenschappelijker en aangewezen dan ' Beste ' wat nog in gedrukte correspondentie wordt gebruikt); en gebruiken van emotiepictogrammen zoals:o) of:o(kan vriendschappelijk zijn en de hulp verduidelijkt uw toon of stemming.
Spelll chceck. E-mail maakt tot elke één van ons een onmiddellijke auteur? en, dat niet noodzakelijk een goede zaak! Altijd, herlees altijd uw e-mail alvorens u hen om verzendt ervoor te zorgen zij en steek houden om om het even welke spelling of grammaticale fouten te bevestigen. Ik adviseer u uw e-mail werktijd-controle automatisch elk bericht plaatst alvorens het wordt verzonden. En als u een tweede advies om duidelijkheid, toon of juistheid nodig hebt te controleren, vraag een collega om over het voor u te kijken. Het zou aan u inconsequential kunnen zijn, maar een slecht verwoorde e-mail die vervoert de verkeerde toon en met spelling en grammaticale fouten doorzeefd kan uw creditability en verhoudingen vernietigen.
Antwoord snel. Wegens zijn urgentie, verwachten de mensen snelle antwoorden aan e-mail. Een reactie binnen 24-uren is waarschijnlijk zolang de meeste mensen als aangewezen zouden beschouwen. Uw e-mailpraktijken zullen anderen over wat om van u in e-mailmededelingen opleiden te verwachten: als u snel antwoordt, zullen de mensen verwachten dat u altijd snel zult antwoorden; als u een benchmark van 24 uur plaatst, eveneens zullen de mensen wat leren van u te verwachten? en natuurlijk zal er altijd die e-mail zijn die uw directe aandacht vereisen. Wat u als aangewezen e-mailturn-around kiest, laat mensen weten wat om te verwachten en, verenigbaar te zijn.
Plan e-mailtijd. De e-mail berichten die in uw inbox knallen al lange dag kunnen een enorme afleiding zijn, in het bijzonder als uw e-mail wordt geplaatst om u te alarmeren telkens als de nieuwe post aankomt. Om uw e-mail te controleren en aan hen antwoorden aangezien zij niet alleen aankomen leidt u van af taken of projecten u werkt aan maar kunt u van een volledige dag roven, die aan de behoeften van andere mensen antwoordt terwijl uw worden veronachtzaamd. Plan een paar of een paar keer elke dag om aan e-mail eerder dan constant kijken-binnen op uw inbox of wordt gestuiterd daar door uw e-mail- programma met elk nieuw bericht te controleren en te antwoorden.
Uit bureau. Gebruik uw e-mailfaciliteit ' uit van het Bureau ' als u gaat niet kunnen aan e-mail binnen uw gebruikelijke tijd antwoorden? dit zou kunnen zijn omdat u weg bent of u zou kunnen verkiezen om het antwoord ' uit van het Bureau ' te gebruiken om u wat stille tijd te kopen terwijl nog het beheren van de verwachtingen van andere mensen van wanneer zij kunnen verwachten om van u te horen.
Gebruik uw BCC. In uw e-mailadresblok, behalve ' aan ' gebied, zijn er over het algemeen twee anderen ' CC ' (koolstof of hoffelijkheidsexemplaar) en ' BCC ' (blind koolstof of hoffelijkheidsexemplaar) de namen van deze gebieden is throwbacks lang geleden aan een tijd toen de mensen schrijfmachines en carbonpapier gebruikten om copieën van de documenten te maken zij leidden tot. In e-mail, is BCC het gebied wij kunnen gebruiken om een e-mail naar iemand zonder de andere ontvangers weten te verzenden die dat zij op de ontvankelijke lijst of het kunnen hun e-mailadres zien waren. Als u een bulke-mail verzendt, zet de adressen van elk van uw ontvangers op het Bcc- gebied; het beschermt hun privacy door hun namen of adressen niet aan elkaar te onthullen evenals maakt uw e-mailmededelingen ' keuriger '? elke ontvanger ontvangt geen lange lijst van de details van alle andere ontvangers op hun e-mail.
Wie moet het weten? E-mail maakt het zo gemakkelijk om zo vele mensen te omvatten zoals nodig in een mededeling. Downside is dat sommige mensen ophouden vergend verantwoordingsplicht voor het denken over wie wat en enkel exemplaar moet kennen iedereen binnen. Denk over wie uw e-mail moet in werking stellen en wie werkelijk zich lezen en bewust van het moet zijn en slechts die mensen omvatten in de ontvankelijke lijst. Als u veelvoudige mensen op een e-maildistributie hebt, maak een lijst van hun naam binnen de tekst van e-mail samen met wat van hen en langs wanneer wordt vereist.
Gebruik met voorzichtigheid. Het gemak en de urgentie van e-mail maken tot het een communicatie hulpmiddel aan gebruik met voorzichtigheid. Verkeerde e-mail die naar de verkeerde persoon of de mensen wordt verzonden kan verwoestende implicaties hebben. Ik ken van één persoon die na per ongeluk het verzenden van verkeerde e-mail naar een lijst van mensen en in het doen van dit doorgegeven vertrouwelijke informatie in brand werd gestoken die was niet alleen beschadigend aan de individuen maar de organisatie aan gerechtelijke stappen voor breuk van privacy blootstelde; Ik ken van anderen wie en anderen zich door gossipy e-mail mis-te verzenden hebben geverward; en ik ken sommige vriendschappen die omhoog op de rotsen door verkeerde e-mail naar de verkeerde persoon te verzenden hebben beëindigd. Zorgvuldig ben over hoe u e-mail gebruikt; zodra u klikt die knoop ' stuur ', is het gegaan.
Neen is een Globale Deskundige van de Productiviteit: door te bekijken hoe zij hun tijd en energie doorbrengen? en waar zij concentreren hun aandacht? Neen helpt mensen raket-last hun productiviteit en prestaties. Een dynamische spreker, een auteur en een collectieve trainer, Neen tonen aan hoe het opvoeren van uw productiviteit u kan helpen verbazende dingen bereiken. Met haar unieke stem, betekenis van pret en ongewone common-sense, levert Neen een krachtige les in productiviteit.
Kom meer bij http://neenjames.com te weten/.
Artikel Bron: Messaggiamo.Com
Related:
» Legit Online Jobs» Wholesale Suppliers
» The Evolution in Anti-Spyware
» Automated Money Machine On eBay
Webmaster krijgen html code
Voeg dit artikel aan uw website!
Webmaster verzenden van artikelen
Geen registratie vereist! Vul het formulier in en uw artikel is in de Messaggiamo.Com Directory!
