電子郵件禮節: 怎麼送電子郵件人將讀
您可以記住時期在有email?a 時候之前當通信在多數組織之內是協議更加正式和被跟隨的嚴密的線。電子郵件做奇蹟劃分一些通信官僚和階層在組織之內; 今天實際上任何人可能與任何人(和大家) 講話在組織之內與點擊滑鼠? 哪些可能有扣人心弦和毀滅的涵義! 電子郵件帶來了與它新非正式給企業通信和通信新速記詞彙量和樣式? 但它沒有來以指示。超時, 通信一個一般未說出口的電子郵件代碼湧現了。主要電子郵件禮節, 和您不僅將是在安全地面但人們將喜歡讀和反應您的電子郵件。
您的署名。使用您的電子郵件程式創造自動地將附有所有您的出局資訊的電子郵件簽名塊; 它是一點像電子郵件信頭。它保存您每次包括您的聯絡資訊努力和帶來一種專業接觸給您的通信。您也許簡單地包括您的名字, 企業名稱, 聯絡細節和網站或您也許並且包括一個句子或二關於您的事務、您跑以鏈接到您的網站的特別促進, 甚至喜愛滑稽或激動人心的行情。
我們是所有不同的。保重當創造電子郵件署名和文具保持它簡單: 正因為它看起來好在您的電腦不意味它將到達同樣格式在另一邊。您的文具將顯示的方式依靠您的接收器電子郵件軟體? 什麼是一個聰明看的電子郵件設計在您的屏幕能容易地結果看起來像不能理解的混亂接受端。
認為銳利。由於電子郵件是screen-based 通信, 我們必須寫為屏幕, 不是頁; 認為和寫在子彈點。天長, 羅嗦的企業備忘錄是所有除了為多數通信。保持您的句子短和對點。更長的內容也許最好被奪取作為可能被印和讀的附件。
大小事態。考慮周到當送電子郵件與附件, 特別是到眾人在您的組織外面: 不是大家將有同樣文件大小極限並且您也許有的快速訪問並且一個大附件可能潛在地阻攔您的接收器的電子郵件佔許多分鐘。
如果您的電子郵件提供唯一小存儲容量確定通常您清除您的文件保證您有最大空間量可利用和避免' 回歸錯誤的被送。
觀看您的口氣。企業通信使用了對所有份額相當愚鈍, 正式口氣和一種正式看的佈局。電子郵件, 是更加不拘形式和會話的, 考慮到一種偶然和個人方法? 但這可能導致誤解? 人們能讀錯您的口氣, 特別是如果他們不認識您。有方式變小疏忽地導致進攻的機會, 譬如: 不寫完全詞或句子用大寫字母(在e 講大寫字母表明呼喊); 總使用問候(' 喂', ' 你好', ' 早晨好' 和' 仍然被使用在列印的書信) 的你好' 比' 親愛' 大概共同和適當的; 並且使用情感像譬如:o) 或:o(可能是友好的和幫助澄清您的口氣或心情。
Spelll chceck。電子郵件做每一個我們一位立即作者? 並且, 那不一定是一件好事! 總, 總再讀您的電子郵件在您送他們確定之前他們有道理和改正所有拼寫或語法錯誤。我推薦您設置您的電子郵件自動地拼寫檢查每則消息在它被送之前。並且如果您需要第二個觀點檢查清晰、口氣或正確性, 要求同事看在它您。它也許是無關緊要對您, 但表達錯誤口氣和被非難以拼寫和語法錯誤的窮地措辭的電子郵件可能毀壞您的creditability 和關係。
回復快。由於它的直接, 人們期待給電子郵件的快速的回復。一個反應在24 小時之內大概是只要多數人民會認為適當。您的電子郵件實踐將教育其他人關於什麼期望從您在電子郵件通信: 如果您迅速反應, 人們期待, 您迅速總將反應; 如果您設置24 小時基準, 同樣人們將學會什麼期望從您? 並且當然有總將是要求您的直接關注的那些電子郵件。什麼您選擇作為適當的電子郵件翻身仗, 告訴人什麼準備, 和是一致的。
預定電子郵件時間。電子郵件流行入您的inbox 可能整天是極大的分心, 特別如果您的電子郵件被設置對戒備您新郵件每次到達。報到在您的電子郵件和反應他們當他們不僅到達分散您從任何任務或項目您研究但能搶奪您一整個天, 反應人民的需要當您自己被忽略。預定一對夫婦或幾次每天檢查和反應電子郵件而不是經常看在在您的inbox 或由您的電子郵件程式被彈起那裡以每則新消息。
在辦公室外面。使用您的電子郵件' 在辦公室外面' 設施如果您無法反應電子郵件在您的通常期限之內? 這也許是因為您是去或您也許選擇使用' 在辦公室外面' 回復買您不少安靜的時刻當仍然處理人民的期望當他們能準備收到你的來信。
使用您的BCC。在您的電子郵件塊, 除之外' 對' 領域, 有一般二其他' CC ' (碳或副本) 並且' BCC ' (盲目的碳或副本) 這些領域的名字從前是throwbacks 對時期當人們被使用的打字機和複寫紙做他們創造的拷貝文件。在電子郵件, BCC 是我們能使用送電子郵件到某人沒有其它接收者知道的領域他們是在或能看他們的電子郵件的接收名單。如果您送大塊電子郵件, 投入所有的地址您的接收者在BCC 領域; 它保護他們的保密性由不透露他們的名字或地址互相並且牌子您的電子郵件通信' 更加整潔'? 各個接收者不接受所有其它接收者的細節一張長的名單在他們的電子郵件。
誰需要知道? 電子郵件使它很容易包括許多人民依照必要在通信。下側是, 某些人民停止採取責任為考慮誰需要知道什麼和正義拷貝大家在。考慮誰需要行動您的電子郵件並且真正地誰需要讀和意識到它和只包括人在接收名單。如果您有廣泛人在電子郵件發行, 列出他們的名字在電子郵件的文本之內與什麼一起必需他們並且當。
小心地使用。電子郵件舒適和直接做它通信工具小心地使用。錯誤電子郵件被送到錯誤人或人民可能有毀滅的涵義。我被解雇在疏忽地送錯誤電子郵件以後到人名單的知道一個人並且這樣做傳送了是不僅殘損的對個體的機要資訊但暴露組織於訴訟為保密性突破口; 我知道其他人由mis 送的饒舌的電子郵件使和其他人困窘; 並且我知道結束了在岩石由送錯誤電子郵件到錯誤人的一些友誼。小心關於怎樣您使用電子郵件; 一旦您點擊' 送' 按鈕, 它去。
Neen 是一位 全球性生產力專家: 由看怎麼他們花費他們的時間和能量? 並且他們在哪裡聚焦他們的注意? Neen 幫助人火箭充電他們的生產力和表現。一位動態報告人、作者和公司教練員, Neen 展示怎麼促進您的生產力可能幫助您達到令人驚訝的事。與她獨特的樂趣聲音, 感覺和不凡common-sense, Neen 提供一個強有力的教訓在生產力。
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