Etiquette Del Email: Come Trasmettere La Gente Dei Email Leggerà
Potete ricordarsi di un momento prima che ci sia stato tempo di email?a in cui le comunicazioni all'interno della maggior parte delle organizzazioni erano linee rigorose più convenzionali e seguite del protocollo. Il email ha fatto i wonders analizza alcuna della burocrazia e della gerarchia di comunicazione all'interno delle organizzazioni; oggi virtualmente chiunque può parlare a chiunque (ed a tutto) all'interno di un'organizzazione con lo scatto di un mouse? quale può avere sia implicazioni emozionanti che devastating! Il email ha portato con esso una nuova familiarità alle comunicazioni di affari e un nuovi vocabolario di short-hand e stile della comunicazione? ma non è venuto con le istruzioni. Fuori orario, la a unspoken generalmente il codice del email della comunicazione è emerso. Il etiquette matrice del email e voi saranno non soltanto su terra sicuro ma la gente godrà leggere e rispondere ai vostri email.
La vostra firma. Usi il vostro programma del email per generare un blocchetto di firma del email che fisserà automaticamente a tutti i vostri messaggi uscenti; è un piccolo come un'intestazione del email. Li conserva lo sforzo di includere le vostre informazioni del contatto sempre e porta un tocco professionale alle vostre comunicazioni. Potreste includere semplicemente il vostro nome, nome di affari, i particolari del contatto ed il Web site o voi potreste anche includere una frase o due circa il vostro commercio, una promozione che speciale state funzionando con un collegamento al vostro Web site, o persino un favorito divertente o la citazione di inspirational.
Siamo tutti differenti. Ciao quando generano le firme e la cancelleria del email per mantenerla semplice: solo perchè sembra buon sul vostro calcolatore non significa che arriverà in quanto la stessa disposizione all'altra estremità. Il senso che la vostra cancelleria visualizzerà dipende dal software del email della vostra ricevente? che cosa è una progettazione astuto-osservante del email sul vostro schermo potrebbe risultare facilmente assomigliare ad un mess incomprensibile l'estremità di ricezione.
Pensi lo sharp. Poiché il email è una comunicazione screen-based, dobbiamo scrivere per lo schermo, non la pagina; pensi e scriva nei punti della pallottola. I giorni degli appunti lunghi e wordy di affari sono tutti solo l'eccedenza per la maggior parte delle comunicazioni. Mantenga le vostre frasi corte ed al punto. Il soddisfare più lungo potrebbe essere bloccato il più bene come collegamento che può essere stampato ed indicare.
Argomenti di formato. Sia considerate quando trasmettono i email con i collegamenti, particolarmente alla gente fuori della vostra organizzazione: non tutto avrà gli stessi limiti di formato di lima e l'accesso veloce che potreste avere e un grande collegamento possono potenzialmente ostruire il email della vostra ricevente rappresentano molti minuti.
Se il vostro cliente del email fornisce soltanto una piccola capacità di memoria assicurisi che regolarmente pulire fuori le vostre lime per accertarli avete la quantità di spazio massima disponibile e per evitare 'gli errori di ritorno che sono trasmessi.
Guardi il vostro tono. Le comunicazioni di affari hanno usato tutta la parte ad un tono ragionevolmente con acuto e convenzionale della voce e ad una disposizione osservante ufficiale. Il email, essendo molto più informale e colloquiale, tiene conto un metodo casuale e personale? ma questo può condurre alle interpretazioni errate? la gente può misread il vostro tono della voce, particolarmente se non li conoscono. Ci sono sensi diminuire le probabilità involontariamente di causare l'offesa, come: non scrivere le parole o le frasi complete nelle lettere maiuscole (in e-parli le lettere maiuscole indicano gridare); sempre usando un saluto ('hi ', 'ciao ', 'la buona mattina 'e 'il buon pomeriggio 'sono probabilmente più comuni ed adatti che 'cari 'che ancora è usato nella corrispondenza stampata); ed usando le icone di emozione quali:o) o:o(può essere amichevole e contribuire a chiarire il vostro tono o umore.
Chceck di Spelll. Il email rende ogni di noi un autore istante? e, quella non è necessariamente una buona cosa! Sempre, rilegga sempre i vostri email prima che li trasmettiate per assicurarsi che hanno il significato e riparare tutti gli ortografia o errori grammaticali. Li suggerisco regolo il vostro email automaticamente allo spell-check ogni messaggio prima che sia trasmesso. E se avete bisogno di una seconda opinione di controllare per vedere se c'è chiarezza, il tono o la precisione, chieda ad un collega di osservare sopra esso voi. Potrebbe essere illogica a voi, ma un email male espresso che trasporta il tono errato e riddled con ortografia e gli errori grammaticali può distruggere il vostri creditability e rapporti.
Risposta rapidamente. A causa della relativa urgenza, la gente prevede le risposte veloci ai email. Una risposta all'interno di 24-hours è finchè probabilmente la maggior parte della gente riterrebbe opportuno. Le vostre pratiche del email istruiranno altre circa che cosa attendersi da voi nelle comunicazioni del email: se rispondete rapidamente, la gente prevedrà che rispondiate sempre rapidamente; se regolate un segno di riferimento di 24 ore, inoltre la gente imparerà che cosa da attendersi da voi? e naturalmente ci saranno sempre quei email che richiedono la vostra attenzione immediata. Qualunque scegliete come ritorno adatto del email, lasci la gente conoscere che cosa prevedere ed essere costante.
Programmi il tempo del email. I messaggi del email che schioccano nel vostro inbox tutto il giorno possono essere una distrazione enorme, specialmente se il vostro email è regolato all'allarme voi sempre che la nuova posta arriva. Per controllare dentro sui vostri email e per rispondere a loro mentre arrivano distracts non soltanto voi da che cosa mansioni o progetti state lavorando ma potuto rubarlo di intero giorno, rispondendo ai bisogni della gente mentre il vostri propri sono trascurati. Programmi una coppia o alcune volte ogni giorno controllare e rispondere ai email piuttosto che costantemente osserv- sul vostro inbox o essendo rimbalzando là dal vostro programma del email con ogni nuovo messaggio.
Dall'ufficio. Usi la vostra funzione dall'ufficio del email ''se state andando non potere rispondere ai email all'interno del vostro timeframe usuale? ciò potrebbe essere perché siete assenti o potreste scegliere usare 'la risposta dall'ufficio 'per comprarli un certo tempo calmo mentre ancora controllavate le aspettative della gente di quando possono pensare sentirsi da voi.
Usi il vostro BCC. Nel vostro blocchetto di email address, oltre al ''al campo, ci sono generalmente due altri carbonio 'di cc '(o copia di cortesia) e 'BCC '(copia cieca di cortesia o del carbonio) i nomi di questi campi sono throwbacks ad un momento lungo fa quando macchine da scrivere utilizzate la gente e carta carbone per fare le copie dei documenti che stavano generando. In email, il BCC è il campo che possiamo usare per trasmettere un email a qualcuno senza gli altri destinatari che sanno che erano sulla lista recettiva o che possono vedere il loro email address. Se state trasmettendo un email alla rinfusa, metta gli indirizzi di tutti i vostri destinatari nel campo di BCC; protegge la loro segretezza non rilevando i loro nomi o indirizzi l'un l'altro così come le marche le vostre comunicazioni del email 'più accurate '? ogni destinatario non riceve una lista lunga dei particolari di tutti i altri destinatari sul loro email.
Chi deve sapere? Il email lo rende così facile includere altretanta gente come stato necessario in una comunicazione. Il downside è che qualche gente smette di prendere la responsabilità per pensare a chi necessità di conoscere in che cosa e copia giusta tutto. Pensi a chi ha bisogno dell'azione il vostro email ed a chi realmente necessità di leggere ed essere informato di esso e di includere soltanto quella gente nella lista recettiva. Se avete gente multipla su una distribuzione del email, elenchi il loro nome all'interno del testo del email con che cosa è richiesto di loro e vicino quando.
Usi con l'attenzione. La facilità e l'urgenza del email gli rendono un attrezzo di comunicazione per usare con l'attenzione. Il email errato trasmesso alla persona o alla gente errata può avere implicazioni devastating. So di una persona che è stata infornata dopo involontariamente la trasmissione del email errato ad una lista della gente ed in tal modo ho trasmesso le informazioni confidenziali che erano non soltanto offensive agli individui ma ho esposto l'organizzazione ad azione legale per la frattura della segretezza; So di altri che si siano imbarazzati ed altri dai email gossipy ditrasmissione; e conosco alcune amicizie che si sono concluse in su sulle roccie trasmettendo il email errato alla persona errata. Faccia attenzione circa come usate il email; una volta che vi scattate che 'trasmetta 'il tasto, è andato.
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Fonte dell'articolo: Messaggiamo.Com
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