Commande interne - le pourquoi et comment
Beaucoup de détaillants n'ont pas de bonnes commandes internes en place et ne placent pas peu d'importance sur elles. Ils sont concernés par les achats et la vente des marchandises et ne mettent pas assez d'accent sur making.certain que les ventes obtiennent enregistrées, l'argent obtient à la banque, les factures sont payées seulement une fois et les rapports de inventaire sont corrects.
Pourquoi devriez-vous être intéressé en établissant et maintenir des commandes internes saines ? Les bonnes commandes internes aident à assurer l'exactitude, la perfection et la validité d'information. Elles aident à empêcher n'importe qui de trifouiller délibérément l'information et à aider également à empêcher la malhonnêteté des employés. Les commandes internes font ceci en établissant des contrôles et des équilibres dans vos procédures et système de garder record.
Que se produit quand les commandes internes manquent ? Suivre plusieurs exemples des incidents réels où nous avons été invités par des détaillants après qu'elles aient découvert des occurrences de vol interne.
Le directeur de magasin qui était les marchandises "de transfert" d'un magasin à l'autre. En fait, il détournait les marchandises pour son usage personnel.
Le comptable que "a ajusté" son propre compte personnel ainsi elle obtenait lui des marchandises libres.
Le vendeur qui a traité des remboursements d'argent comptant en utilisant des noms factices et a empoché l'argent.
Le caissier qui a détruit des billets de ventes au comptant et a empoché l'argent comptant.
Le comptable qui avait l'habitude des contrôles de compagnie pour lui payer les factures personnelles.
Le commis de réception qui s'est aidé aux nouvelles marchandises qui avaient été reçues.
Les exemples ci-dessus ont eu comme conséquence les pertes à ces détaillants s'étendant de plusieurs mille dollars à cinquante mille dollars. Dans tous ces exemples, bons, les commandes internes de bruit manquaient ou n'étant pas imposé.
Les exemples ci-dessus ont souligné le vol interne ; cependant, le manque de bruit, des commandes internes bien-imposées peut également avoir comme conséquence d'autres problèmes pour le détaillant. Par exemple, sans eux le bidon suivant se produisent :
Les factures de fournisseur ont payé deux fois. Ceci non seulement réduit l'argent comptant mais exagère l'inventaire comptable et les résultats dans le rétrécissement.
L'information imprécise de gestion ayant pour résultat des décisions fausses étant faites.
Si des ventes ou les paiements de charge sont signalés aux comptes de clients inexactement vous courez le risque de perdre les clients valables.
Combien difficile est-il pour instituer un système de bonnes commandes internes dans votre magasin ? Il n'exige pas des quantités excessives de travail et d'heure supplémentaires de les mettre bon en place. Beaucoup de commandes sont très facilement établies avec seulement les changements mineurs aux procédures existantes. La partie la plus dure identifie réellement tous les secteurs où les commandes internes manquent. Tandis que le propriétaire de magasin est la personne la plus au courant des opérations du magasin, beaucoup de fois elle prend l'examen d'un spécialiste au détail pour identifier les secteurs où les commandes internes sont nécessaires.
Si vous vous demandez si vos commandes internes sont proportionnées, suivre est un prélèvement de plusieurs procédures communes de commande et pourquoi elles sont importantes.
Si des glissades manuscrites de ventes sont employées, elles devraient être numérotées et tous les nombres devraient être expliqués dans le bureau. Ceci aide à empêcher des employés de glissades détruisantes et d'empocher de ventes au comptant l'argent. Il aide également à empêcher l'inexactitude des ventes, inventaire et les disques de comptes à recevoir dus aux ventes mal placées ou perdues glisse.
Tous les transferts des marchandises à partir d'un magasin à l'autre devraient être employer documenté numéroté, documents du transfert 4-ply. Une copie du document de transfert est envoyée immédiatement au bureau. Une copie est maintenue dans le magasin d'envoi, une copie est envoyée par la poste à l'autre magasin. L'une autre copie est envoyée avec les marchandises au magasin de réception. Le magasin de réception emploie le document de transfert pour les assurer a reçu toutes les marchandises. Une fois qu'ils se sont deconnectés, une copie du document de réception est envoyée au bureau où elle est assortie avec la première copie. Ceci s'assure que tous les transferts sont expliqués et correctement enregistrés.
Les remboursements d'argent comptant devraient toujours être une transaction pour deux personnes, avec le directeur de magasin étant la deuxième personne. Exigez de la signature du client, de l'adresse et du numéro de téléphone sur la glissade de remboursement d'argent comptant de vérifier qu'ils ont reçu l'argent comptant. Quelqu'un dans le bureau devrait continuer sur des retours de client avec un téléphone
l'appel au client à s'assurer le client a été bien traité dans le magasin quand ils ont fait leur retour. Ceci sert également à valider le fait que le retour en fait a été fait. Exigez que la copie du client des ventes originales glissent soit attachée à la glissade de remboursement d'argent comptant. Des voleurs à l'étalage entreprenants ont été connus pour essayer d'obtenir un remboursement d'argent comptant par retour de courrier des marchandises volées. En outre, si un client veut un remboursement pour des marchandises payées par le contrôle, un contrôle de remboursement devrait être expédié après que le temps suffisant se soit écoulé pour s'assurer que le contrôle du client ne vous sera pas retourné par la banque.
Des chèques devraient ne jamais être signés à moins que toute la documentation de soutien soit là ; alors cette documentation devrait "être décommandée" d'une façon quelconque ainsi elle ne peut pas être employée pour un autre contrôle. C'est également un bon temps pour vérifier les escomptes qui n'ont pas été pris ou les notes de degré de solvabilité qui n'ont pas été déduites.
On sont dans quels employés peuvent accomplir le vol en quantité en gros est dans le secteur de réception. Pour empêcher des employés de mettre des boîtes de marchandises dedans avec les boîtes vides de les recevoir ainsi peuvent le prendre dehors pour un complice à reprennent plus tard, gardent le secteur de détritus séparé d'autres secteurs dans la réception ainsi le directeur de magasin peut facilement vérifier le détritus à tout moment. Vous pourriez également avoir besoin de que les boîtes vides soient décomposées ainsi aucunes marchandises ne peuvent être cachées dans elles. Des sachets en plastique clairs devraient être employés pour rassembler le détritus.
Si vous employez un système de garder record automatisé, assurez-vous que les mots de passe sont là où appropriés utilisé pour empêcher les personnes non autorisées des données changeantes de sciemment ou par distraction. Un employé contrarié pourrait délibérément saboter les disques de la compagnie ou changer leur équilibre dans les comptes à recevoir.
En tant que détaillant, vous devriez être très intéressé avec avoir de bonnes commandes internes en place sauvegarder vos capitaux (argent comptant et marchandises) et pour s'assurer que les disques de la compagnie sont corrects. Une fois que les commandes internes sont en place des mesures doivent être prises pour s'assurer que toutes les procédures sont suivies à tout moment.
La fédération au détail nationale édite un manuel intitulé "le manuel de vérification interne des comptes" qui peut être utile en déterminant les secteurs faibles de votre compagnie. Si vous n'avez pas l'heure ou la inclination de faire le ce vous-même, cherchez l'aide extérieure. Elle sera bonne en valeur l'argent dépensé.
Si vous n'investissez pas l'heure et l'argent d'installer de bonnes commandes internes maintenant, vous payerez lui plus tard sous forme de vol, par des employés ou d'autres, et l'information imprécise et fallacieuse de gestion.
Cet article a été écrit par Linda Charretier, président des conseillers au détail de gestion, une société de consultation au détail dont la mission est d'aider les détaillants indépendants à survivre et prospérer. Linda peut être atteint à 1-877-206-1299 ou à mailto:l.carter@the-retail-advisor.com. Notre site Web est http://www.the-retail-advisor.com
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Source D'Article: Messaggiamo.Com
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