Controllo interno - perchè e come
Molti rivenditori non hanno buoni comandi interni sul posto e non dispongono poca importanza su loro. Si preoccupano dell'acquisto e del vendere della merce e non danno abbastanza importanza su making.certain che le vendite ottengono registrate, i soldi ottengono nella banca, le fatture sono pagate soltanto una volta ed i rapporti di inventario sono corretti.
Perchè dovreste essere interessati nella stabilizzazione e nell'effettuare dei comandi interni sani? I buoni comandi interni contribuiscono ad accertare l'esattezza, la totalità e la validità delle informazioni. Contribuiscono ad impedire chiunque deliberatamente l'alterazione le informazioni ed anche a contribuire ad impedire il dishonesty degli impiegati. I comandi interni fanno questo sviluppando i controlli e gli equilibrii nelle vostri procedure e sistema mantenere record.
Che cosa accade quando i comandi interni stanno difettando di? Segue parecchi esempi degli avvenimenti reali dove siamo stati invitati dai rivenditori dopo che abbiano scoperto i casi del furto interno.
Il capo servizio magazzini che era merce "di trasferimento" da un deposito ad un altro. Infatti, stava deviando la merce per il suo proprio uso.
Il contabile che "ha registrato" il suo proprio conto personale in modo da lei stava ottenendo lei la merce libera.
Il commesso che ha proceduto i rimborsi di contanti usando i nomi fittizii ed ha intascato i soldi.
Il cassiere che ha distrutto i biglietti di vendite di contanti ed ha intascato i contanti.
Il contabile che ha usato i controlli dell'azienda per pagarle le fatture personali.
L'impiegato di ricezione che si è aiutato a nuova merce che era stata ricevuta.
I suddetti esempi hanno provocato le perdite a questi rivenditori che variano da parecchio mille dollari - cinquanta mila dollari. In tutti questi casi, buoni, i comandi interni del suono stavano difettando di o non essendo facendo rispettare.
I suddetti esempi hanno dato risalto al furto interno; tuttavia, la mancanza di suono, comandi interni bene-fatti rispettare può anche provocare altri problemi per il rivenditore. Per esempio, senza di loro la seguente latta si presenta:
Le fatture del fornitore hanno pagato due volte. Ciò riduce non soltanto i contanti ma esagera l'inventario contabile ed i risultati nel restringimento.
Informazioni in materia di gestione inesatte con conseguente decisioni errate che sono fatte.
Se le vendite o i pagamenti della carica sono inviati in modo errato ai clienti di clienti correte il rischio di perdere i clienti importanti.
Quanto difficile è per istituire un sistema di buoni comandi interni nel vostro deposito? Non richiede gli importi eccessivi di lavoro e di tempo supplementari metterli buon sul posto. Molti comandi sono stabiliti molto facilmente con soltanto i cambiamenti secondari alle procedure attuali. La parte più dura realmente sta identificando tutte le zone dove i comandi interni stanno difettando di. Mentre il proprietario del deposito è la persona più esperta con i funzionamenti del deposito, molte volte prende la revisione di un esperto al minuto per identificare le zone dove i comandi interni sono necessari.
Sesiete domandandosi iete domandandosi se i vostri comandi interni sono sufficienti, seguire è un campione di parecchie procedure comuni di controllo e perchè sono importanti.
Se gli slittamenti scritti a mano di vendite stanno usandi, dovrebbero essere numerati e tutti i numeri dovrebbero essere rappresentati nell'ufficio. Ciò contribuisce ad impedire agli impiegati di distruggere gli slittamenti di vendite di contanti e di intascare i soldi. Inoltre contribuisce ad impedire l'inesattezza delle vendite, inventario e le annotazioni di crediti a breve scadenza dovuto le vendite malriposte o perse slitta.
Tutti i trasferimenti di merce da un deposito in un altro dovrebbero essere usando documentato numerato, documenti di trasferimento 4-ply. Una copia del documento di trasferimento è trasmessa immediatamente all'ufficio. Una copia è mantenuta nel deposito di trasmissione, una copia è trasmessa per posta all'altro deposito. L'altra copia è trasmessa con la merce al deposito di ricezione. Il deposito di ricezione usa il documento di trasferimento per accertarlo ha ricevuto tutta la merce. Una volta che hanno firmato fuori, una copia del documento di ricezione è trasmessa all'ufficio in cui è abbinata con la prima copia. Ciò si accerta che tutti i trasferimenti siano rappresentati e siano registrati correttamente.
I rimborsi di contanti dovrebbero sempre essere una transazione per due persone, con il capo servizio magazzini che è la seconda persona. Richieda la firma del cliente, l'indirizzo ed il numero di telefono sullo slittamento di rimborso di contanti verificare che hanno ricevuto i contanti. Qualcuno nell'ufficio dovrebbe continuare ai ritorni del cliente con un telefono
la chiamata al cliente da assicurarsi il cliente è stata trattata bene nel deposito quando hanno fatto il loro ritorno. Ciò inoltre serve a convalidare il fatto che il ritorno in effetti è stato fatto. Richieda che la copia del cliente delle vendite originali slitta è fissata allo slittamento di rimborso di contanti. Gli shoplifters enterprising sono stati conosciuti per provare ad ottenere un rimborso di contanti restituendo la merce rubata. Inoltre, se un cliente desidera un rimborso per merce pagata dal controllo, un controllo di rimborso dovrebbe essere spedito dopo che il tempo sufficiente sia trascorso per accertarsi che il controllo del cliente non sia restituito voi dalla banca.
I controlli dovrebbero non essere firmati mai a meno che tutta la opportuna documentazione sia là; allora questa documentazione dovrebbe "essere annullata" comunque in modo da non può essere usata per un altro controllo. Ciò è inoltre un buon tempo controllare gli sconti che non sono stati presi o per vedere se ci sono appunti di accreditamento che non sono stati dedotti.
Uno è in quali impiegati possono compire il furto in quantità all'ingrosso è nella zona di ricezione. Per impedire agli impiegati di mettere le scatole di merce dentro con le scatole vuote dalla ricezione così possono prenderle fuori per un complice a prendono più successivamente, mantengono la zona dei rifiuti a parte da altre zone nella ricezione in modo da il capo servizio magazzini può controllare facilmente in qualunque momento i rifiuti. Potreste anche richiedere che le scatole vuote sono analizzate in modo da nessuna merce non può essere nascosta in loro. I sacchetti di plastica liberi dovrebbero essere usati per raccogliere i rifiuti.
Se state usando un sistema computerizzato mantenere record, accertisi che le parole d'accesso siano laddove adatto usato per evitare le persone non autorizzate dati deliberatamente o involontariamente cambianti. Un impiegato disgruntled potrebbe sabotare deliberatamente le annotazioni dell'azienda o cambiare il loro equilibrio nei crediti a breve scadenza.
Come rivenditore, dovreste essere molto interessati con avere buoni comandi interni sul posto salvaguardare i vostri beni (contanti e merce) e per accertarsi che le annotazioni dell'azienda siano corrette. Una volta che i comandi interni sono sul posto le misure devono essere prese per accertarsi che tutte le procedure siano seguite sempre.
La federazione al minuto nazionale pubblica un manuale nominato "manuale di verifica interna" che può essere utile nella determinazione delle zone deboli della vostra azienda. Se non avete il momento o inclinazione di fare il questo voi stessi, cerchi l'assistenza esterna. Sarà buona degno i soldi spesi.
Se non investite il momento ed i soldi ora di installare i buoni comandi interni, pagherete più successivamente esso sotto forma d'il furto, dagli impiegati o altri e le informazioni in materia di gestione inesatte e ingannevoli.
Questo articolo è stato scritto da Linda Carter, il presidente dei consiglieri al minuto dell'amministrazione, una ditta di consulto al minuto di cui la missione è di aiutare i rivenditori indipendenti a sopravvivere e prosperare. Linda può essere raggiunto a 1-877-206-1299 o a mailto:l.carter@the-retail-advisor.com. Il nostro Web site è http://www.the-retail-advisor.com
Potete ristampare finchè questo articolo le suddette informazioni sono incluse.
Fonte dell'articolo: Messaggiamo.Com
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