内部控制- 为什么和怎么
许多贩商没有好内部控制到位和不安置一点重要性在他们。他们与购买和销售商品有关, 不给予对弄清楚的足够的重视, 销售得到记录, 金钱在银行中得到, 发货票被支付只一次并且存货报告是正确的。
为什么您应该是对建立和维护酣然的内部控制感兴趣? 好内部控制帮助保证信息准确性、完整性和有效性。他们帮助防止任何人故意地窜改信息和并且帮助防止雇员不诚实。内部控制做这由建立检查和平衡入您的规程和记录保持系统。
什么发生当内部控制缺乏? 以下我们由贩商要求实际事件的几个例子在他们发现了内部偷窃发生之后。
是"转移的" 商品从一个商店到另一个的商店经理。实际上, 他牵制商品至于他的自己使用。
"调整" 她自己的赊销的簿记员因此她得到她的商品自由。
处理现金退款使用假名和pocketed 金钱的推销员。
毁坏现售票和pocketed 现金的出纳员。
曾经公司检查支付她个人票据的簿记员。
帮助自己对新商品被接受了的接受干事。
上述例子导致损失对这些贩商范围从几一千美元到五万美元。在所有这些事例, 好, 声音内部控制或缺乏或不被强制执行。
上述例子强调了内部偷窃; 但是, 缺乏声音, 很好被强制执行的内部控制可能并且导致其它问题为贩商。例如, 没有他们以下罐头发生:
贩卖者发货票两次支付了。这减少现金但不仅夸张帐面盘点和结果在收缩。
不精确的管理信息造成错误决定被做。
如果充电销售或付款不正确地被张贴对客户帐户您冒丢失的可贵的顾客之险。
多么困难的它是设立好内部控制系统在您的商店? 它不要求过份相当数量额外工作和时刻投入好他们到位。许多控制非常容易地建立以唯一对现有的规程的次要变化。最坚硬的部份实际上辨认内部控制缺乏的所有区域。当店主是人最熟悉商店的操作, 许多次它采取一名零售专家的回顾辨认内部控制是需要的区域。
如果您想知道如果您的内部控制是充分的, 随后而来是几个共同的控制程序采样和为什么他们重要。
如果手写的销售滑动被使用, 他们应该被编号并且所有数字应该占在办公室。这帮助防止雇员毁坏的现售滑动和pocketing 金钱。它并且帮助防止销售不精确性, 存货并且应收帐款纪录由于错放的或失去的销售滑倒。
商品所有调动从一个商店到另一个应该被提供使用编号, 4 使用调动文件。调动文件的一个拷贝立刻寄发到办公室。一个拷贝被保留在送的商店, 一个拷贝被送用信件到另一商店。另一拷贝寄发与商品到接受商店。接受商店使用调动文件保证他们接受了所有商品。一旦他们签了字, 接受文件的一个拷贝寄发到它与第一拷贝被匹配的办公室。这保证, 所有调动占和适当地被记录。
现金退款应该总是一种二人交易, 用商店经理是第二人称。要求顾客的署名、地址和电话号码在现金退款滑动核实, 他们接受了现金。某人在办公室应该接着在顾客回归与电话
电话对顾客确定顾客很好被对待了在商店当他们做了他们的回归。这并且用于确认事实回归实际上被做了。要求, 原始的销售的顾客的拷贝滑倒附有现金退款滑动。进取偷窃商品者通过收益知道设法获得现金退款被窃取的商品。并且, 如果顾客想要退款为商品被支付由检查, 退款支票应该被邮寄在充足的时间流逝保证之后顾客的检查不会返回到您由银行。
支票应该从未签字除非所有支持文件是那里; 然后这文献应该"被取消" 有点因此它无法被使用为其它检查。这并且是好时候检查未被采取的折扣或未被扣除的贷项通知单。
你是在哪名雇员能完成偷窃以批发数量是在接受区域。防止雇员投入箱子商品与空的箱子从接受如此他们能采取它为同犯对以后整理, 保留垃圾区域分别于其它区域在接受因此商店经理能任何时候容易地检查垃圾。您能并且需要, 空的箱子被划分因此商品无法掩藏在他们。清楚的塑料袋应该被使用收集垃圾。
如果您使用一个计算机化的记录保持系统, 保证, 密码是半新适当的防止未批准的人熟悉或疏忽地改变的数据。一名不悦的雇员能故意地破坏公司的纪录或改变他们的平衡在应收帐款。
作为贩商, 您应该是非常关心的以有好内部控制到位保障您的财产(现金和商品) 并且保证, 公司的纪录是正确的。一旦内部控制是到位步骤必须被采取保证, 所有规程一直被跟随。
全国零售联盟出版手册题为"可能是有用的在确定您的公司的微弱的区域的内部审计指南" 。如果您没有时候或倾向做这你自己, 寻找外部协助。它将是好的价值金钱花费。
如果您不投资时候和金钱现在设定好内部控制, 您以后支付它以偷窃的形式, 由雇员或其他人, 和不精确, 引入歧途的管理信息。
这篇文章由琳达・卡特, 零售管理顾问的咨询公司总统, 使命是帮助独立贩商生存和兴旺的一家零售写了。琳达可能被到达在1-877-206-1299 或 mailto:l.carter@the 零售advisor.com。我们的网站是 http://www.the 零售advisor.com
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文章来源: Messaggiamo.Com
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