Control interno - porqué y cómo
Muchos minoristas no tienen buenos controles internos en lugar y no pusieron poca importancia en ellos. Se refieren a la compra y a la venta de la mercancía y no ponen bastante énfasis en asegurarse que las ventas consigan registradas, el dinero consiguen en el banco, las facturas se pagan solamente una vez y los informes del inventario están correctos.
¿Por qué debe usted estar interesado en establecer y mantener controles internos sanos? Los buenos controles internos ayudan a asegurar la exactitud, lo completo y la validez de la información. Ayudan a evitar que cualquier persona trate de forzar deliberadamente con la información y también a ayudar a prevenir falta de honradez del empleado. Los controles internos hacen esto construyendo cheques y balances en sus procedimientos y sistema el guardar de registro.
¿Qué sucede cuando los controles internos están careciendo? Los siguientes son varios ejemplos de los incidentes reales donde a los minoristas nos invitamos después de que descubrieran ocurrencias del hurto interno.
El encargado de almacén que era mercancía de "transferencia" a partir de un almacén a otro. En hecho, él divertía la mercancía para su propio uso.
El contador que "ajustó" su propia cuenta corriente así que ella conseguían le la mercancía libre.
El vendedor que procesó reembolsos de efectivo usando nombres ficticios y embolsó el dinero.
El cajero que destruyó boletos de las ventas de efectivo y embolsó el efectivo.
El contador que utilizó cheques de la compañía para pagarle cuentas personales.
El vendedor de recepción que se ayudó a la mercancía nueva que había sido recibida.
Los ejemplos antedichos dieron lugar a pérdidas a estos minoristas que se extendían de vario mil dólares a cincuenta mil dólares. En todos estos casos, buenos, los controles internos del sonido carecían o no siendo hecho cumplir.
Los ejemplos antedichos acentuaron hurto interno; sin embargo, la carencia del sonido, los controles internos bien-hechos cumplir puede también dar lugar a otros problemas para el minorista. Por ejemplo, sin ellos la lata siguiente ocurre:
Facturas del vendedor pagadas dos veces. Esto reduce no sólo efectivo sino exagera inventario contable y resultados en la contracción.
Información inexacta de la gerencia dando por resultado las decisiones incorrectas que son hechas.
Si las ventas o los pagos de la carga se fijan a las cuentas de clientes incorrectamente usted corre el riesgo de perder a clientes valiosos.
¿Cómo difícil es para instituir un sistema de buenos controles internos en su almacén? No requiere cantidades excesivas de trabajo y de hora adicionales de ponerlos bueno en lugar. Muchos controles se establecen muy fácilmente con solamente los cambios de menor importancia a los procedimientos existentes. La parte más dura está identificando realmente todas las áreas donde los controles internos están careciendo. Mientras que el dueño del almacén es la persona más familiar con las operaciones del almacén, muchas veces toma la revisión de un especialista al por menor para identificar las áreas donde están necesarios los controles internos.
Si usted se está preguntando si sus controles internos son adecuados, lo que sigue es un muestreo de varios procedimientos comunes del control y porqué son importantes.
Si se están utilizando los resbalones manuscritos de las ventas, deben ser numerados y todos los números se deben considerar en la oficina. Esto ayuda a evitar que los empleados resbalones y embolsen de las ventas de efectivo que destruyen el dinero. También ayuda a prevenir la inexactitud de ventas, inventario y los expedientes de las cuentas por cobrar debido a las ventas colocadas mal o perdidas se deslizan.
Todas las transferencias de la mercancía a partir de un almacén a otro deben ser el usar documentado numerado, documentos de la transferencia 4-ply. Una copia del documento de la transferencia se envía inmediatamente a la oficina. Una copia se mantiene el almacén que envía, una copia se envía por correo al otro almacén. La otra copia se envía con la mercancía al almacén de recepción. El almacén de recepción utiliza el documento de la transferencia para asegurarlos recibió toda la mercancía. Una vez que hayan firmado apagado, una copia del documento de recepción se envía a la oficina en donde se empareja con la primera copia. Esto se asegura de que todas las transferencias estén consideradas y registradas correctamente.
Los reembolsos de efectivo deben siempre ser una transacción para dos personas, con el encargado de almacén siendo la segunda persona. Requiera la firma del cliente, la dirección y el número de teléfono en el resbalón del reembolso de efectivo verificar que recibieran el efectivo. Alguien en la oficina debe seguir en vueltas del cliente con un teléfono
la llamada al cliente a cerciorarse de el cliente fue tratada bien en el almacén cuando hicieron su vuelta. Esto también sirve para validar el hecho de que la vuelta estaba en el hecho hecho. Requiera que la copia del cliente de las ventas originales se deslice esté unida al resbalón del reembolso de efectivo. Los shoplifters emprendedores han sido sabidos para intentar obtener un reembolso de efectivo volviendo la mercancía robada. También, si un cliente desea un reembolso para la mercancía pagada por cheque, un cheque del reembolso debe ser enviado después de que el suficiente tiempo haya transcurrido para asegurarse de que el cheque del cliente no le será vuelto por el banco.
Los cheques deben nunca ser firmados a menos que toda la documentación de soporte esté allí; entonces esta documentación se debe "cancelar" de una cierta manera así que no puede ser utilizada para otro cheque. Esto es también un buen rato de comprobar para los descuentos que no fueron tomados o para saber si hay notas de crédito que no fueron deducidas.
Uno está en qué empleados pueden lograr hurto en cantidades al por mayor están en el área de recepción. Para evitar que los empleados pongan las cajas de mercancía adentro con las cajas vacías de recibir tan las pueden tomarlo hacia fuera para un cómplice a toman más adelante, guardan el área de la basura a parte de otras áreas en la recepción así que el encargado de almacén puede comprobar fácilmente la basura en cualquier momento. Usted podría también requerir que las cajas vacías estén analizadas así que ninguna mercancía no se puede ocultar en ellas. Los bolsos plásticos claros se deben utilizar para recoger basura.
Si usted está utilizando un sistema el guardar de registro automatizado, asegúrese de que las contraseñas sean dondequiera que apropiadas usado para prevenir a personas desautorizadas los datos de con conocimiento o inadvertidamente que cambian. Un empleado contrariedad podría sabotear deliberadamente los expedientes de la compañía o cambiar su equilibrio en las cuentas por cobrar.
Como minorista, usted debe ser muy en cuestión con tener buenos controles internos en lugar salvaguardar sus activos (efectivo y mercancía) y para asegurarse de que los expedientes de la compañía están correctos. Una vez que los controles internos estén en pasos del lugar se deban tomar para asegurarse de que todos los procedimientos están seguidos siempre.
La federación al por menor nacional publica un manual titulado el "manual de la intervención interna" que puede ser provechoso en la determinación de las áreas débiles de su compañía. Si usted no tiene la época o inclinación de hacer este usted mismo, busque la ayuda exterior. Estará bien digno de el dinero pasado.
Si usted no invierte la época y el dinero ahora de instalar buenos controles internos, usted pagará él más adelante en la forma de hurto, por los empleados u otros, e información inexacta, engañosa de la gerencia.
Este artículo fue escrito por Linda Carretero, presidente de los consejeros al por menor de la gerencia, una firma que consultaba al por menor que misión es ayudar a minoristas independientes a sobrevivir y a prosperar. Linda se puede alcanzar en 1-877-206-1299 o mailto:l.carter@the-retail-advisor.com. Nuestro Web site es http://www.the-retail-advisor.com
Usted puede reimprimir este artículo mientras la información antedicha es incluida.
Artículo Fuente: Messaggiamo.Com
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