Interne Controle - waarom en hoe
Vele detailhandelaars hebben op zijn plaats geen goede interne controles en plaatsen weinig belang op hen. Zij zijn betrokken met het kopen en het verkopen van koopwaar en leggen genoeg nadruk niet bij zich het ervan vergewissen dat de verkoop geregistreerd wordt, krijgt het geld in de bank, worden de rekeningen slechts eenmaal betaald en de inventarisrapporten zijn correct.
Waarom geinteresseerd zou u in het vestigen van en het handhaven van correcte interne controles moeten zijn? De goede interne controleshulp verzekert de nauwkeurigheid, de volledigheid en de geldigheid van informatie. Zij helpen om iedereen te verhinderen doelbewust met informatie te knoeien en ook verhindert de hulp werknemersdishonesty. De interne controles doen dit door controles en saldi in uw procedures en verslag te bouwen die systeem houden.
Wat gebeurt wanneer de interne controles ontbreken? Na zijn verscheidene voorbeelden van daadwerkelijke incidenten waar wij door detailhandelaars werden verzocht nadat zij voorkomen van interne diefstal ontdekten.
De opslagmanager die koopwaar van één opslag aan een andere "overbracht". In feite, leidde hij de koopwaar voor zijn eigen gebruik af.
De boekhouder die haar eigen lopende rekening "aanpaste" zodat kreeg zij haar koopwaar vrij.
De winkelbediende die contant geldterugbetalingen gebruikend gefingeerde namen verwerkte en het geld pocketed.
De kassier die de kaartjes van de contant geldverkoop vernietigde en het contante geld pocketed.
De boekhouder die bedrijf gebruikte controleert om haar persoonlijke rekeningen te betalen.
De ontvangende bediende die zich aan nieuwe koopwaar hielp die was ontvangen.
De bovengenoemde voorbeelden resulteerden in verliezen aan deze detailhandelaars die zich van verscheidene duizend dollars aan vijftig duizend dollars uitstrekken. In al deze instanties, klinkt het goed, interne controles of ontbrak of niet werd afgedwongen.
De bovengenoemde voorbeelden benadrukten interne diefstal; nochtans, kan het gebrek aan geluid, goed-afgedwongen interne controles ook in andere problemen voor de detailhandelaar resulteren. Bijvoorbeeld, zonder hen kan het volgende voorkomen:
Tweemaal betaalde de rekeningen van de verkoper. Dit niet alleen vermindert contant geld maar overdrijft boekinventaris en resulteert in inkrimping.
Onnauwkeurige beheersinformatie die in verkeerde besluiten resulteert die worden genomen.
Als de de lastenverkoop of betalingen aan klantenrekeningen verkeerd worden gepost stelt u het risico van verliezende waardevolle klanten in werking.
Hoe moeilijk is het om een systeem van goede interne controles in uw opslag in te stellen? Het vereist geen bovenmatige hoeveelheden het extra werk en tijd om goed op zijn plaats te zetten hen. Vele controles worden zeer gemakkelijk gevestigd met slechts minder belangrijke veranderingen in de bestaande procedures. Het hardste deel eigenlijk identificeert alle gebieden waar de interne controles ontbreken. Terwijl de opslageigenaar de persoon vertrouwdst met de verrichtingen van de opslag is, vaak neemt het het overzicht van een kleinhandelsspecialist om de gebieden te identificeren waar de interne controles nodig zijn.
Als u benieuwd bent of zijn uw interne controles adequaat, is het volgende een bemonstering van verscheidene gemeenschappelijke controleprocedures en waarom zij belangrijk zijn.
Als de met de hand geschreven verkoopmisstappen worden gebruikt, zouden zij moeten worden genummerd en alle aantallen zouden van in het bureau moeten worden rekenschap gegeven. Dit helpt werknemers verhinderen het vernietigen van de misstappen van de contant geldverkoop en het geld pocketing. Het helpt ook om de onnauwkeurigheid van verkoop, inventaris en rekeningen aanvaardbare verslagen te verhinderen toe te schrijven aan misplaatste of verloren verkoopmisstappen.
Alle overdrachten van koopwaar van één opslag aan een andere zouden moeten zijn het gedocumenteerde genummerd gebruiken, 4-vouw overdrachtdocumenten. Één exemplaar van het overdrachtdocument wordt onmiddellijk verzonden naar het bureau. Één exemplaar wordt gehouden in de verzendende opslag, wordt één exemplaar verzonden per post naar de andere opslag. Het een andere exemplaar wordt verzonden met de koopwaar naar de ontvangende opslag. De ontvangende opslag gebruikt het overdrachtdocument om te verzekeren zij al koopwaar ontvingen. Zodra zij weg hebben ondertekend, wordt één exemplaar van het ontvangende document verzonden naar het bureau waar het met het eerste exemplaar wordt aangepast. Dit zorgt ervoor dat alle overdrachten rekenschap worden gegeven van en behoorlijk geregistreerd.
De terugbetalingen van het contante geld zouden moeten altijd een tweepersoonstransactie, met de opslagmanager zijn die de tweede persoon is. Vereis de handtekening van de klant, het adres en het telefoonaantal op de misstap van de contant geldterugbetaling om te verifiëren dat zij het contante geld ontvingen. Iemand in het bureau zou bij klantenwinst met een telefoon moeten opvolgen
de vraag aan de klant werd om de klant ervoor te zorgen goed behandeld in de opslag toen zij hun terugkeer maakten. Dit dient ook om het feit dat te bevestigen de terugkeer in feite werd gemaakt. Vereis dat het exemplaar van de klant van de originele verkoopmisstap wordt vastgemaakt aan de misstap van de contant geldterugbetaling. De ondernemende winkeldieven zijn gekend proberen om een contant geldterugbetaling te verkrijgen door gestolen koopwaar terug te keren. Ook, als een klant een terugbetaling voor koopwaar wil die voor door controle wordt betaald, zou een terugbetalingscontrole moeten worden gepost nadat de voldoende tijd is verstreken om ervoor te zorgen dat de controle van de klant niet aan u door de bank zal teruggegeven worden.
De controles zouden nooit moeten worden ondertekend tenzij al ondersteunende documentatie daar is; dan zou deze documentatie "op één of andere manier moeten worden geannuleerd" zodat kan het voor een andere controle worden gebruikt niet. Dit is ook een goede tijd om kortingen te controleren die niet of voor kredietmemoranda werden genomen die niet werden afgetrokken.
Men is in welke werknemers diefstal in in het groot hoeveelheden kan verwezenlijken is in het ontvangende gebied. Om werknemers te verhinderen dozen koopwaar binnen met de lege dozen te zetten van het ontvangen zo kunnen zij het voor een medeplichtige nemen later verbeteren, het afvalgebied van andere gebieden afzonderlijk houden in het ontvangen zodat kan de opslagmanager het gemakkelijk afval op elk ogenblik controleren. U kon ook vereisen dat de lege dozen worden opgesplitst zodat kan geen koopwaar in hen worden verborgen. De duidelijke plastic zakken zouden moeten worden gebruikt om afval te verzamelen.
Als u een geautomatiseerd verslag gebruikt dat systeem houdt, zorg ervoor dat de wachtwoorden waar aangewezen om onbevoegde personen bewust of per ongeluk veranderende gegevens te verhinderen worden gebruikt. Een ontevreden werknemer kon de verslagen van het bedrijf doelbewust saboteren of hun saldo in aanvaardbare rekeningen veranderen.
Als detailhandelaar, zou u zeer betrokken moeten zijn bij het hebben van goede interne controles op zijn plaats om uw activa (contant geld en koopwaar) te beschermen en ervoor te zorgen dat de verslagen van het bedrijf correct zijn. Zodra de interne controles op zijn plaats zijn moeten de maatregelen worden getroffen om ervoor te zorgen dat alle procedures op elk moment worden gevolgd.
De Nationale Kleinhandelsfederatie publiceert een Handboek van de handboek titled "Interne Controle" dat nuttig kan zijn in het bepalen van de zwakke gebieden van uw bedrijf. Als u niet de tijd of de neiging hebt om dit te doen zelf, roep buitenhulp in. Het zal het bestede geld de moeite waard zijn.
Als u niet de tijd en het geld investeert om goede interne controles op te zetten nu, zult u betalen voor het later in de vorm van diefstal, door werknemers of anderen, en onnauwkeurige, misleidende beheersinformatie.
Dit artikel werd geschreven door Linda Carter, Voorzitter van de Kleinhandelsadviseurs van het Beheer, een kleinhandels advies bureau de van wie opdracht onafhankelijke detailhandelaars moet helpen overleven en bloeien. Linda kan bij 1-877-206-1299 of mailto:l.carter@the-kleinhandels-advisor.com worden bereikt. Onze website is http://www.the-kleinhandels-advisor.com
U kunt dit artikel herdrukken zolang de bovengenoemde informatie wordt omvat.
Artikel Bron: Messaggiamo.Com
Related:
» Legit Online Jobs» Wholesale Suppliers
» The Evolution in Anti-Spyware
» Automated Money Machine On eBay
Webmaster krijgen html code
Voeg dit artikel aan uw website!
Webmaster verzenden van artikelen
Geen registratie vereist! Vul het formulier in en uw artikel is in de Messaggiamo.Com Directory!
