五個共同的錯誤改正在遞交信件或報告之前
第一次印刷計數以書面方式也是! 如此這總是一個好想法仔細地檢查文件譬如信件、報告, 和提案在遞交他們之前。下面是五最共同的錯誤。
1 。文件不被剪裁為它的觀眾。例如, 提案與一個客戶不談話在"您" 口氣。有時, 它包括客戶不能瞭解的期限。在給您的文件某個時候以後變冷靜, 再讀它作為您的客戶會。記住標記專科術語和強調不明的句子。
2 。文件不被組織很好。換句話說, 它的段順利地不流動從一個到下。那是指定的段也許包括一個完全另外方面而不是澄清點。這個問題可能是固定或由編號段在草稿和寫一共避免總結的幾個詞什麼您說。什麼您將有是整個文件的一個快的概述。您將看所有組織缺點在掃視和並且能應付直接地他們。
3 。文件的句子不流動很好。一個句子順利地不流動從持續。例子、闡明或短的解釋不是包括的。避免這個問題, 從未假設, 您的讀者自動地瞭解什麼您意味。幫助您的觀眾形象化。代替文字"一些" 或"許多," 使用數字或百分之。這將幫助防止誤解。例如, 我也許解釋"許多" 作為一千代替百萬。
4 。文件結束或僅僅使用陳腐詞譬如"總而言之。" 做某事像這樣留下觀眾寒冷。解決這個問題由利用一個前個機會強調您的要點和總結和突出您的點或點在最後的段。既使您的讀者忘記所有其它細節, 他們可能將記住您的要點。
5 。檢查機械和拼寫錯誤。讓您被使用"那裡" 當您意味"他們?" 您的主題和動詞同意嗎?
桃樂絲Zjawin 、一個技術文字輔導者和輔導員, 幫助了和繼續協助她的客戶在改進他們的文字技能。她寫了技術文件和並且開發了她自己的網站, http://www.profitable-pen.com
文章來源: Messaggiamo.Com
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