Cinque errori comuni da correggere prima della presentazione una lettera o del rapporto
Primo conteggio delle impressioni per iscritto anche! Così è sempre una buona idea controllare con attenzione i documenti quali la lettera, i rapporti e le proposte prima della presentazione loro. Sotto sono cinque degli errori più comuni.
1. Il documento non è adattato per i relativi pubblici. Per esempio, una proposta non li parla ad un cliente in "" tono. A volte, include i termini che un cliente non può capire. Dopo avere dato al vostro documento un certo tempo di raffreddarsi fuori, riletto esso come vostro cliente. Ricordisi di contrassegnare il gergo e sottolineare le frasi poco chiare.
2. Il documento non è organizzato bene. Cioè i relativi paragrafi non fluiscono uniformemente da uno il seguente. Cioè un dato paragrafo può riguardare una funzione completamente differente invece di chiarire un punto. Questo problema può essere fisso o evitato complessivamente numerando i paragrafi in una brutta copia e scrivendo alcune parole che ricapitolano che cosa avete detto. Che cosa avrete è un profilo rapido di intero documento. Inoltre vedrete tutti i difetti organizzativi in un'occhiata e potrete occuparsi di loro direttamente.
3. Le frasi del documento non fluiscono bene. Una frase non fluisce uniformemente dal dura. Non ci sono esempi, chiarificazione o spiegazioni corte inclusi. Per evitare questo problema, non supponga mai che il vostro lettore capisce automaticamente che cosa significate. Aiuti i vostri pubblici a visualizzare. Anziché scrittura "alcuni" o "molti," usano i numeri o i percento. Ciò contribuirà ad impedire i misunderstandings. Per esempio, posso interpretare "molti" come mille anziché milione.
4. Il documento soltanto conclude o usa le parole banali come "in conclusione." Fare qualcosa come questo lascia un freddo dei pubblici. Ripari questo problema capitalizzando su un'ultima occasione dare risalto al vostro punto principale e ricapitolare ed evidenziare il vostri punto o punti nei paragrafi finali. Anche se i vostri lettori dimenticano tutti i altri particolari, probabilmente si ricorderanno del vostro punto principale.
5. Controlli per vedere se ci sono errori di ortografia e meccanici. Fate usare "là" quando avete significato "il loro?" I vostri oggetti e verbi accosentono?
Dorothy Zjawin, un mentor tecnico di scrittura ed istruttore, ha aiutato e continua ad aiutare i suoi clienti nel migliorare le loro abilità di scrittura. Inoltre ha redatto i documenti tecnici ed ha sviluppato il suo proprio Web site, http://www.profitable-pen.com
Fonte dell'articolo: Messaggiamo.Com
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