편지 또는 보고를 복종시키기 전에 정정할 것이다 5개의 일반적인 과실
첫인상은 역시 문서로 센다! 따라서 항상 주의깊게 그(것)들을 복종시키기 전에 편지 보고 및 계획안과 같은 문서를 검사하는 좋은 아이디어 이다. 일반적인 과실의 5개는 아래에 있다.
1. 문서는 그것 경청자를 위해 지어지지 않는다. 예를 들면, 계획안은에 있는 클라이언트에게 "당신을" 음색 전하지 않는다. 때때로, 그것은 이해하지 않을지도 클라이언트가 모른다 기간을 포함한다. 당신의 문서에게 약간 시간을 주기 후에, 그것이라고 당신의 클라이언트로 재독해 하고자 했다 식는. 특수 용어를 표를 하고 불분명한 문장을 밑줄을 긋는 것을 기억하십시오.
2. 문서는 잘 편성되지 않는다. 즉 그것의 절은 하나에서 다음에 매끄럽게 흐르지 않는다. 다시 말하면 주어진 절은 점을 명백하게 하기 대신에 완전히 다른 양상을 포함할지도 모른다. 이 문제는 당신이 말한 무슨과 초안에 있는 절을 열거하고 요약하는 약간 낱말을 써서 조정 전부 피해 일 수 있다. 당신은 있을 무엇이 전체 문서의 빠른 개략이다. 당신은 또한 섬광에 있는 어떤 조직적인 하자든지 보고 직접 그(것)들을 취급할 수 있을 것이다 것입니다.
3. 문서의 문장은 잘 흐르지 않는다. 1개의 문장은에서 지속된다 매끄럽게 흐르지 않는다. 보기, 정화 또는 짧은 설명은 포함되지 않다. 당신이 의미하는 무슨을 당신의 독자가 자동적으로 이해한ㄴ다고 이 문제를 피하기 위하여는, 결코 추정하지 말라. 당신 경청자가 구상할 것을 도우십시오. 쓰기 대신에 "몇몇" 또는 "많은 것은," 수 또는 퍼센트를 사용한다. 이것은 오해를 방지하는 것을 도울 것이다. 예를 들면, 나는 백만 대신에 천으로 "많은 것을" 해석할지도 모른다.
4. 문서는 단지 끝내거나 사용한다 "끝으로와 같은 진부한 낱말을." 그런 것 같 하는 것은 경청자 감기를 남겨둔다. 당신의 요점을 강조하고 마지막 절에 있는 당신의 점을 요약하고 강조하는 1개의 마지막 기회를 이용해서 이 문제를 해결하십시오. 비록 당신의 독자가 다른 세부사항 전부를 잊더라도, 아마 당신의 요점을 기억할 것이다.
5. 기계 적이고와 오자를 위한 검사. 당신이 "그들을?" 의미할 때 당신에게 "거기" 사용해 달라고 한다 당신의 주제 및 동사는 동의하는가?
Dorothy Zjawin, 기술 쓰기 지도자 및 강사는, 돕고 그들의 쓰기 기술 개량에 있는 그녀의 클라이언트를 원조하는 것을 계속한다. 그녀는 또한 기술적인 문서를 쓰고 그녀의 자신의 웹사이트, http://www.profitable-pen.com를 개발했다
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