有效的會議：為什麼大部分會議是在浪費時間
無論您的公司一次會議舉行一周或數十天的會議至關重要的是，這一次是高效率和有效。會議，大部分效果低於它們可以不是因為他們是 管理不善，而是因為會議的管理人員花的時間都集中在一兩個小時，當人們將聚集在會議桌上或電視屏幕。智能會議管理人員知道，這是 你採取行動，在3天之前的會議，是重要得多會議itself.When您的會議開始的關鍵，使您的會議成功開始不久， 預定開始時間您的會議。正如任何運動員都知道的重要性，在行使伸展，高層會議經理知道你如何支配自己的時間前一周的會議是非常重要 或更重要，比會議時間itself.Common跡象表明，管理者花了太多時間專注於會議本身並沒有足夠的時間專注於活動導致的會議，包括人 來到您的會議準備，少數人提出的許多意見，並一致模式，通過項目急於在底部您agenda.Roger伯恩斯30年的老將高級別會議 描述是這樣，“很多時候，第一個20或30分鐘，我們的會議將用於與人翻閱的文件我已讓他們在一個星期前。他們還沒有準備，沒有想到， 問題我要問，在接下來的幾分鐘。“如果你像很多，出現這些症狀往往不是。那麼，什麼是會議的經理怎麼辦呢？怎樣才能避免這些常見的陷阱？答案很簡單， 但它已經開始了整整一個星期前，會議定於start.The 3個P的成功的會議：籌備，參與，確定優先次序，雖然一次成功的會議，需要熟練的促進者，這是 只是部分的難題。同樣重要的是活動發生之前meeting.The第一個P：準備有效使用您的會議時間依賴於各方正在準備參加。這個 也就是說，每個人出席已經閱讀會議材料在會議之前發生的。除了這個，與會者應考慮的問題是要討論 前meeting.Historically，大多數會議開始與主席提出一個問題，那些出席了會議。作為一個例子，如果你正在舉行一個戰略規劃會議上，一個好問題可能是，“什麼 你認為是我們組織的優勢？“在這一點上討論移動桌子周圍的每個人有兩分鐘時間來處理問題，提出一個聰明漂亮的解決方案， 連貫地表達了解決問題的group.The這種方法的是，大多數好主意不來這兩個分鐘。好主意來為你開車上班，因為你是睡著了，因為你是 淋浴？非常時期你可能不符合您的同事在會議上。 （除非您是定期召開的會議，在公司更衣室！）給你的問題要問的是每次會議 與會者在會議之前，必須獲得最好的思想從您的參與者。也使他們的理由閱讀你的材料分發之前meeting.The最佳時間分配 材料和問題3至7天前，您的會議。這使參與者有機會思考各種問題，但不足夠長的時間忘記他們的好想法，為什麼他們喜歡 他們。這裡的投資回報快而明顯。您將獲得更多的成就在較短的時間？節省您的組織的錢，讓你得到你的想法實現faster.The第二個P：參與獲取 最佳想法你最好的人是不可或缺的你的會議是成功的。另一半這個方程的就是要廣泛參與的基礎，所以不存在所有權的解決方案，而不是resentment.If 這兩個因素是非常重要的成功的會議，為何如此罕見，它們同時發生？第一個原因是很少發生，因為你最好的想法的人往往是最忙的人。更多 倍沒有這些高價值的人誰像爆米花機充分的思想已經在其他會議定於當您選擇您的會議時間。雖然有時可以重新安排您 會議以滿足他們的房間，就不可能每次都調整為每need.The的第二個原因很少得到您的上策群眾廣泛參與，具有廣泛基礎的所有權，同時也 是否與動態內部會議。每個人在組織內部不同的是有線和每個人誰是舒適的表達和倡導的思想在會議上亦有人誰不 有這個禮物。對於那些誰善於口頭機動，獲得支持在會議上就像一個運動。對於那些誰感到不太適應這種環境中倡導的位置可以感覺酷刑。顯然，一個 場地，以讓大家都有機會參與解決方案的方式，是不具威脅性，民主和建立所有權直接進入process.Do不要低估這一增加值 參與。思路，措施和指令，甚至被視為具有廣泛的基礎實施的支持更快，更高層次的質量。除了這個，你就得到更好的想法時，更多 人參加？特別是當人們參與的是那些最接近行動，而不是那些在他們的培養行政辦公室。所有這些創新幫助您比競爭對手更快，進入市場 快與你的想法，並贏得戰鬥一致quality.The第三個P：優先順序在一個完美的世界裡，我們將有無限的時間，每天得到所做的一切工作。不幸的是我們生活的每一個時鐘 每天。我們常常擠滿會議議程項目放在那裡的順序也顯示了我們的桌上或命令記下來，我們在一個黃色便條上的電話時，沒有水平 最重要的會議或urgency.The經理明白上的所有項目的議程不應該得到同等的重量，並優先考慮的問題首先從最緊迫的。這使您的最佳分鐘才能 致力於為您最重要的優先事項items.Unfortunately的領導人並不總是優先的團隊。有很多時候，官兵有一個緊迫的問題已完全下滑 過去的管理。有效的會議的領導人有一個制度，以查明和解決了這樣issues.The造福於這個制度的建立是提高生產率，在你最重要領域。通過 集中大家的注意範圍的問題上最重要的是你的成功你很快就會看到一個減少非增值活動，提高盈利能力為您efforts.A新設定的工具現在， 我們已經轉了我們的重點從一個小時的會議圍繞充分上週，在一次會議？一套全新的工具需要被添加到您的toolbox.There是許多已經存在的工具和 佔幫助您與實際的會議：從掛圖電子白板，從視頻會議到最新的協作軟件，允許一組人編輯文檔的位置 在世界各地，公司始終保持著最新的多種電子會議solutions.One工具的新的市場部門ehuddle。 Ehuddle是一種基於互聯網的工具，被公司用於會前和會後的 提高會議的效率。發起一個簡單的電子郵件與會者，ehuddle讓我們大家誰是邀請參加會議的問題，看到將要問，集體討論可能的 答案，和評估可能的解決方案清單。所有這些活動發生在之前的日子會議確保參與者準備會議？在已經想到了 重要的問題和評價對方的可能solutions.Ehuddle採用了專有的網絡格式，是匿名的，民主的。這不僅讓你的委員會成員誰不能使 會議提供的投入，還創建了一個環境，恐怕沒有人提出意見。所有權是內建於過程，因為每個人都有一隻手在評估每個solution.Smart會議經理人 即使是使用工具，如ehuddle設置部分議程。通過讓員佐級成員的任何組，獻計獻策，職級問題，對他們很重要，議程自動反映需求 性組織的投資回報的工具，如ehuddle很快實現。經理承認失去金錢的非優化的會議，低層次的參與，分散活動。這與夫婦 提高生產率，更快的識別和解決問題，並縮短產品上市帶來的工具，你很快就會看到，這是物有所值的spent.Utilizing這一整套的工具在召開會議前 允許領導人走進會議室或視頻會議相信，基礎已經奠定成功meeting.About作者？帕特奎因是一位作家，主持人，顧問幫助
文章來源: Messaggiamo.Com
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