Reuniones eficaces: ¿por qué la mayoría de las reuniones son una pérdida de tiempo
Si su empresa tiene una reunión de una semana o decenas de reuniones de un día, es esencial que esta vez se utiliza de manera eficiente y eficaz. La mayoría de las reuniones sean menos eficaces de lo que podría ser no porque sean mal administrada, pero debido a reunión de directores de pasar todo su tiempo se centra en una o dos horas cuando la gente se reunió alrededor de la mesa de conferencia de vídeo o pantalla. Smart reunión gestores saben que es la acciones que lleve a cabo durante los tres días inmediatamente antes de la reunión, que son mucho más importantes que la reunión inicia una reunión itself.When La clave para hacer de su reunión con éxito comienza mucho antes de la previsto comenzar a tiempo de su reunión. Así como cualquier deportista sabe la importancia de estiramientos antes de hacer ejercicio, reunión de alto nivel que los administradores saben cómo pasar el tiempo la semana anterior a una reunión es tan importante tanto o más importante que el tiempo de reunión itself.Common señales de que un administrador ha gastado demasiado tiempo centrándose en la propia reunión y no suficiente tiempo, centrándose en la actividad que llevaron a la reunión incluye a las personas que vienen a sus reuniones de preparación, algunas personas sugieren muchas de las ideas, y un cuadro de prisa a través de los temas en la parte inferior de su agenda.Roger Burns, un veterano de 30 años de reuniones de alto nivel lo describe así, "muchas veces los primeros 20 o 30 minutos de nuestras reuniones se pasó con la gente hojear los documentos que había enviado hace más de una semana. No habían preparado y no tenía idea de lo preguntas que iba a pedir en los próximos minutos. "Si usted es como muchos, estos síntomas aparecen con más frecuencia que no. Entonces, ¿qué es un gestor de sesión que hacer? ¿Cómo se puede evitar estos errores comunes? La respuesta es sencilla, pero empieza una semana antes de la reunión está programada para tres start.The P reuniones de éxito: Preparación, participación, prioridades Aunque el éxito de la reunión requiere un experto facilitador, que es sólo una parte del rompecabezas. Igualmente importante es la actividad que se ha producido antes de la Primera meeting.The P: Preparación uso eficaz de su tiempo de reunión se basa en todas las partes estén dispuestas a participar. Esto significa que cada persona en la asistencia ya ha leído los materiales de la reunión antes de la reunión tenga lugar. Además de esto, los participantes en la reunión debe darse a las preguntas que se van a discutir antes de la meeting.Historically, la mayoría de las reuniones comienzan con el presidente a hacer una pregunta a los asistentes. Como un ejemplo, si se la celebración de una reunión de planificación estratégica, una buena pregunta podría ser, "¿Qué cree usted que son las fortalezas de nuestra organización? "En este punto el debate se mueve en torno a la mesa con cada persona que tenga dos minutos para el proceso de preguntas, encontrar una solución inteligente de sonido, y expresar la solución coherente a la group.The problema con este método es que la mayoría de las buenas ideas no vienen en esos dos minutos. Las buenas ideas vienen como usted está manejando al trabajo, como lo son el sueño, como usted está en la ducha? las veces que muy probablemente no con sus compañeros de trabajo en una reunión. (A menos que esté habitualmente la celebración de sus reuniones en la empresa vestuario!) Dar a las preguntas que se van a pedir a cada reunión participante antes de la reunión es esencial para obtener las mejores ideas de sus participantes. También les da una razón para leer los materiales que se han distribuido antes de la meeting.The mejor momento para distribuir los materiales y las preguntas es de tres a siete días antes de la reunión. Esto da a los participantes la oportunidad de reflexionar sobre las cuestiones y preguntas, pero no el tiempo suficiente para olvidar sus buenas ideas y por qué les gustaba les. El retorno de la inversión rápido y aquí es evidente. Usted recibirá más realizado en menos tiempo? ahorro de dinero y su organización que le permite obtener sus ideas aplicadas faster.The Segunda P: Obtener la participación mejores ideas de su mejor gente es esencial para la reunión tenga éxito. La otra mitad de esta ecuación es obtener una amplia base de participación por lo que es propiedad de la solución en lugar de resentment.If estos dos elementos son tan importantes para el éxito de las reuniones, ¿por qué es tan raro que, por casualidad, al mismo tiempo? La primera razón es que rara vez sucede porque su mejor idea de las personas a menudo son las personas de su actividad. Más veces que no estas de alto valor que las personas son como máquinas de palomitas de maíz lleno de ideas ya se han previsto otras reuniones para cuando usted elige su horario de las sesiones. Aunque a veces se puede reprogramar su reunión para responder a su disponibilidad, es imposible ajustar cada vez y para cada need.The segunda razón es difícil obtener su mejor idea a la gente a participar y tener una amplia base de propiedad, al mismo tiempo, ha que ver con la dinámica dentro de las reuniones. Cada persona dentro de su organización es diferente y por cable por cada persona que es cómodo para expresar y defender ideas en una reunión hay otros que no tienen este don. Para aquellos que son buenos en maniobras verbales, ganando apoyo en una reunión es como un deporte. Para aquellos que se sienten menos cómodos en este entorno defienden una posición puede sentirse como tortura. Es evidente que una lugar es necesaria para que todos la oportunidad de participar en la solución de una manera que no es amenazante, democrático y se basa directamente en la propiedad process.Do no subestimar el valor de este aumento de participación. Ideas, iniciativas y directivas que se consideran que tengan una amplia base de apoyo se ejecutan más rápidamente y con un mayor nivel de calidad. Además de esto, lo hace mejor cuando las ideas más la participación de las personas? especialmente cuando las personas participantes son los más cercanos a la acción y no los incuban en sus oficinas ejecutivas. Todo esto le ayuda a innovar más rápido que la competencia, llegar al mercado más rápido con sus ideas, y ganar la batalla de la Tercera coherente quality.The P: Priorización En un mundo perfecto nos hubiera tiempo ilimitado en cada día para tener todo acabado. Lamentablemente vivimos en el reloj cada uno y todos los días. Con demasiada frecuencia, nuestras reuniones son repleto de los temas del programa colocado en el orden en que apareció en nuestro escritorio o el orden que ellos jotted abajo en una nota de color amarillo, mientras que en el teléfono, sin ningún nivel de importancia o urgency.The mejores gestores reunión comprender que todos los temas de una agenda no merecen el mismo peso, y dar prioridad a las cuestiones a partir de la más urgente. Esto permite que sus mejores minutos en ser dedicado a su más importante items.Unfortunately las prioridades del líder no siempre son las prioridades del equipo. Hay muchos momentos en los que el rango y el archivo tiene un problema candente que se ha escapado por completo más allá de la gestión. Reunión de líderes eficaces tienen un sistema para identificar y hacer frente a tales emisiones sólo se benefician de tener un sistema de este tipo de lugar es el aumento de la productividad en su mayoría de áreas vitales. Por centrándose la atención de todos sobre las cuestiones que son más importantes para su éxito que rápidamente se observa una disminución en el valor añadido no actividad y aumento de la rentabilidad para su efforts.A Nuevo conjunto de herramientas que ahora hemos pasado nuestro centro de atención de la reunión alrededor de una hora a la semana condujo a una reunión? un nuevo conjunto de herramientas debe ser añadido a su toolbox.There son una multitud de herramientas ya existentes y representaron para ayudarle con la reunión: de rotafolios para pizarras electrónicas, de vídeo-conferencia para la colaboración más reciente del software que permite a un grupo de personas editar un documento desde lugares todo el mundo, las empresas han mantenido al día con una variedad de e-solutions.One reunión herramienta nueva para este sector del mercado es ehuddle. Ehuddle es una herramienta basada en Internet, utilizados por las empresas antes de la reunión y después de la reunión aumentar la eficacia de las reuniones. Iniciado por un simple correo electrónico a los participantes en la reunión, ehuddle vamos a todos los que se invita a la reunión ver las preguntas que se va a pedir, una lluvia de ideas sobre posibles respuestas, y evaluar una lista de posibles soluciones. Toda esta actividad ocurre en los días previos a la reunión asegurando que los participantes se preparan para la reunión? que ya han pensado en la cuestiones importantes y se evalúan los demás posibles solutions.Ehuddle en línea utiliza un formato propietario que es anónima y democrática. Esto no sólo permite a los miembros de su comisión que no podían hacer el reunión para dar entrada, también crea un entorno en el que nadie tiene miedo de sugerir ideas. La propiedad está construida en el proceso porque cada uno ha tenido una mano en la evaluación de cada reunión de los administradores son solution.Smart incluso utilizando herramientas como ehuddle para fijar una parte de la agenda. Permitiendo clasificar y presentar los miembros de cualquier grupo a una lluvia de ideas y cuestiones de rango que son importantes para ellos, el programa refleja automáticamente las necesidades de los Organización.La retorno de la inversión en herramientas como es ehuddle rápidamente. Directores de reconocer el dinero perdido en las reuniones no optimizados, los bajos niveles de participación, actividad y distraído. Esto con la mayor aumento de la productividad, más rápida identificación y resolución de problema, y más rápido el tiempo de comercialización de la herramienta y se pone rápidamente ver que este es dinero bien spent.Utilizing este conjunto completo de herramientas antes de una reunión permite que el líder de caminar en la sala de conferencias o video-conferencia confía en que las bases se ha establecido para el éxito de meeting.About el autor? Pat Quinn es un autor, orador, consultor ayudar
Artículo Fuente: Messaggiamo.Com
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