Αποτελεσματικές συνεδριάσεις: Γιατί οι περισσότερες συνεδριάσεις είναι ένα χάσιμο του χρόνου
Εάν η επιχείρησή σας πραγματοποιεί μια συνεδρίαση εβδομαδιαίως ή δωδεκάδες των συνεδριάσεων ημερησίως αυτό είναι ουσιαστικός ότι αυτή η περίοδος χρησιμοποιείται αποδοτικά και αποτελεσματικά. Οι περισσότερες συνεδριάσεις είναι λιγότερο αποτελεσματικές από θα μπορούσαν να είναι όχι επειδή είναι κακώς διοικούμενες, αλλά επειδή οι διευθυντές συνεδρίασης ξοδεύουν τον όλο χρόνο τους που εστιάζει στις μια ή δύο ώρες όταν θα μαζευτούν οι άνθρωποι γύρω από τον πίνακα διασκέψεων ή την τηλεοπτική οθόνη. Οι έξυπνοι διευθυντές συνεδρίασης ξέρουν ότι είναι οι ενέργειες που παίρνετε κατά τη διάρκεια των τριών ημερών αμέσως πριν από τη συνεδρίαση που είναι σημαντικότερες από η ίδια τη συνεδρίαση.
Όταν η συνεδρίασή σας αρχίζει
Το κλειδί για να καταστήσει τη συνεδρίασή σας επιτυχή αρχίζει πολύ πριν από το σχεδιασμένο έναρξη-χρόνο της συνεδρίασής σας. Ακριβώς όπως οποιοσδήποτε αθλητής ξέρει τη σημασία πρίν ασκεί, οι κορυφαίοι διευθυντές συνεδρίασης ξέρουν ότι πώς ξοδεύετε το χρόνο σας η εβδομάδα πριν από μια συνεδρίαση είναι τόσο σημαντική όπως ή σημαντικότερος από ο ίδιος το χρόνο συνεδρίασης.
Τα κοινά σημάδια ότι ένας διευθυντής έχει ξοδεψει πάρα πολύ χρόνο που εστιάζουν η ίδια στη συνεδρίαση και όχι αρκετό χρόνο που εστιάζει στη δραστηριότητα που καταλήγει στη συνεδρίαση περιλαμβάνουν τους ανθρώπους που έρχονται στις συνεδριάσεις σας απροετοίμαστες, μερικούς ανθρώπους που προτείνουν πολλών από τις ιδέες, και ένα συνεπές σχέδιο να ορμήξουν κατευθείαν τα στοιχεία στο κατώτατο σημείο της ημερήσιας διάταξής σας.
Ο Roger Burns, ένας παλαίμαχος 30-έτους των υψηλού επιπέδου συνεδριάσεων το περιγράφει όπως αυτό, "συχνά χρόνοι τα πρώτα 20 ή 30 λεπτά των συνεδριάσεών μας θα ξοδεύονταν με τους ανθρώπους που κτυπούν μέσω των εγγράφων που τους είχα στείλει πέρα από μια εβδομάδα πριν. Δεν είχαν προετοιμάσει και είχαν καμία ιδέα ποιες ερωτήσεις επρόκειτο να υποβάλω στα επόμενα μερικά πρακτικά."
Εάν είστε όπως πολλούς, αυτά τα συμπτώματα παρουσιάζουν τις περισσότερες φορές. Έτσι τι είναι διευθυντής συνεδρίασης για να κάνει; Πώς μπορείτε να αποφύγετε αυτές τις κοινές παγίδες; Η απάντηση είναι απλή, αλλά αρχίζει μια πλήρη εβδομάδα προτού να σχεδιαστεί για να αρχίσει η συνεδρίαση.
Τα τρία π των επιτυχών συνεδριάσεων: Προετοιμασία, συμμετοχή, καθορισμός προτεραιοτήτων
Αν και μια επιτυχής συνεδρίαση απαιτεί έναν ειδικευμένο βοηθό, αυτό είναι μόνο μέρος του γρίφου. Εξίσου σημαντική είναι η δραστηριότητα που έχει εμφανιστεί πριν από τη συνεδρίαση.
Το πρώτο π: Προετοιμασία
Η αποτελεσματική χρήση του χρόνου συνεδρίασής σας στηρίζεται σε όλα τα συμβαλλόμενα μέρη που προετοιμάζονται να συμμετέχουν. Αυτό σημαίνει ότι κάθε πρόσωπο παρόν έχει διαβάσει ήδη τα υλικά συνεδρίασης πριν από την πραγματοποίηση συνεδρίασης. Εκτός από αυτό, στους συμμετέχοντες συνεδρίασης πρέπει να δοθούν οι ερωτήσεις που πρόκειται να συζητηθούν πριν από τη συνεδρίαση.
Ιστορικά, οι περισσότερες συνεδριάσεις αρχίζουν με τον πρόεδρο που υποβάλλει μια ερώτηση σε εκείνοι παρόντες. Για παράδειγμα εάν πραγματοποιούσατε μια στρατηγική προγραμματίζοντας συνεδρίαση, μια καλή ερώτηση να είναι, "τι εσείς σκέφτεται ότι είναι οι δυνάμεις της οργάνωσής μας;" Σε αυτό το σημείο οι κινήσεις συζήτησης γύρω από τον πίνακα με κάθε πρόσωπο που έχει δύο λεπτά για να επεξεργαστούν τις ερωτήσεις, βρίσκουν μια έξυπνος-ηχώντας λύση, και εκφράζουν τη λύση με συνοχή στην ομάδα.
Το πρόβλημα με αυτήν την μέθοδο είναι ότι οι περισσότερες καλές ιδέες δεν έρχονται σε εκείνα τα δύο λεπτά. Οι καλές ιδέες έρχονται δεδομένου ότι οδηγείτε για να εργαστείτε, δεδομένου ότι πέφτετε κοιμισμένοι, δεδομένου ότι είστε στο ντους; οι ίδιοι οι χρόνοι που δεν είστε πιθανώς με τους συναδέλφους σας σε μια συνεδρίαση. (Εκτός αν πραγματοποιείτε συνήθως τις συνεδριάσεις σας στο δωμάτιο ντουλαπιών επιχείρησης!) Δίνοντας τις ερωτήσεις πρόκειται να ρωτήσετε σε κάθε συμμετέχοντα συνεδρίασης πριν από τη συνεδρίαση είστε ουσιαστικοί να πάρετε τις καλύτερες ιδέες από τους συμμετέχοντές σας. Τους δίνει επίσης έναν λόγο να διαβάσει τα υλικά που έχετε διανείμει πριν από τη συνεδρίαση.
Ο καλύτερος χρόνος να διανεμηθούν τα υλικά και οι ερωτήσεις είναι τρεις έως επτά ημέρες πριν από τη συνεδρίασή σας. Αυτό δίνει στους συμμετέχοντες μια πιθανότητα να σκεφτεί για τα ζητήματα και τις ερωτήσεις, αλλά όχι αρκετό καιρό να ξεχάσει τις καλές ιδέες τους και γιατί τους συμπάθησαν. Η επιστροφή είναι εδώ γρήγορη και προφανής. Θα πάρετε περισσότερο ολοκληρωμένοι στο λιγότερο χρόνο; κερδίζοντας τα χρήματα οργάνωσής σας και επιτρέποντας σε σας για να πάρει τις ιδέες σας εφαρμοσμένες γρηγορότερα.
Το δεύτερο π: Συμμετοχή
Να πάρει τις καλύτερες ιδέες από τους καλύτερους ανθρώπους σας είναι ουσιαστικό για τη συνεδρίασή σας να είναι επιτυχές. Το άλλο μισό αυτής της εξίσωσης είναι να αποκτηθεί μια ευρεία βάση της συμμετοχής έτσι υπάρχει ιδιοκτησία στη λύση παρά τη δυσαρέσκεια.
Εάν αυτά τα δύο στοιχεία είναι τόσο σημαντικά στις επιτυχείς συνεδριάσεις, γιατί είναι τόσο σπάνιο που συμβαίνουν ταυτόχρονα; Ο πρώτος λόγος που συμβαίνει σπάνια είναι επειδή οι καλύτεροι άνθρωποι ιδέας σας είναι συχνά οι πιό πολυάσχολοι άνθρωποί σας. Περισσότεροι χρόνοι από όχι αυτούς τους μεγάλης αξίας ανθρώπους που είναι όπως popcorn το σύνολο μηχανών των ιδεών σχεδιάζονται ήδη για άλλες συνεδριάσεις όταν επιλέγετε τους χρόνους συνεδρίασής σας. Αν και είναι μερικές φορές δυνατό να ξαναπρογραμματιστεί η συνεδρίασή σας για να συναντήσει τη διαθεσιμότητά τους, είναι αδύνατο να ρυθμίσει κάθε φορά και για κάθε ανάγκη.
Ο δεύτερος λόγος που παίρνετε σπάνια τους καλύτερους ανθρώπους ιδέας σας για να συμμετέχετε και να έχετε μια ευρεία βάση της ιδιοκτησίας πρέπει συγχρόνως να κάνει με το δυναμικό μέσα στις συνεδριάσεις. Κάθε πρόσωπο μέσα στην οργάνωσή σας συνδέεται με καλώδιο διαφορετικά και για κάθε πρόσωπο που είναι άνετη έκφραση και να υποστηρίξει για τις ιδέες σε μια συνεδρίαση υπάρχουν άλλοι που δεν έχουν αυτό το δώρο. Για εκείνους που είναι καλοί στο λεκτικό ελιγμό, που κερδίζει την υποστήριξη σε μια συνεδρίαση είναι όπως έναν αθλητισμό. Για εκείνους που αισθάνονται λιγότερο άνετοι σε αυτό το περιβάλλον που υποστηρίζουν μια θέση μπορεί να αισθανθεί όπως τα βασανιστήρια. Σαφώς ένας τόπος συναντήσεως απαιτείται για να επιτρέψει σε τον καθέναν μια πιθανότητα να συμμετέχει στη λύση με έναν τρόπο που είναι να μη-απειλήσει, δημοκρατικούς και χτίζει την ιδιοκτησία άμεσα στη διαδικασία.
Μην υποτιμήστε την αξία αυτής της αυξανόμενης συμμετοχής. Οι ιδέες, οι πρωτοβουλίες και ακόμη και οι οδηγίες που αντιμετωπίζονται όπως έχοντας μια ευρεία βάση της υποστήριξης εφαρμόζονται γρηγορότερα και με ένα πιό υψηλό επίπεδο ποιότητας. Εκτός από αυτό, παίρνετε τις καλύτερες ιδέες όταν συμμετέχουν περισσότεροι άνθρωποι; ειδικά όταν οι άνθρωποι που συμμετέχουν είναι εκείνοι οι πιό στενοί στη δράση όχι εκείνοι επώασαν στα εκτελεστικά γραφεία τους. Όλο αυτό βοηθά εσείς καινοτόμησε γρηγορότερα από τον ανταγωνισμό, φτάνει στην αγορά γρηγορότερη με τις ιδέες σας, και κερδίζει τη μάχη της συνεπούς ποιότητας.
Το τρίτο π: Καθορισμός προτεραιοτήτων
Σε έναν τέλειο κόσμο θα είχαμε τον απεριόριστο χρόνο σε κάθε ημέρα να πάρουμε όλα γίνοντα. Δυστυχώς ζούμε στο ρολόι κάθε ημέρα. Πάρα πολύ συχνά οι συνεδριάσεις μας είναι γεμισμένο σύνολο των σημείων ημερήσιων διατάξεων που τοποθετούνται εκεί στη διαταγή παρουσίασαν σε παραγγελία το γραφείο μας ή που τα σημειώσαμε κάτω από σε μια κίτρινη κολλώδη σημείωση ενώ στο τηλέφωνο, χωρίς το επίπεδο σπουδαιότητας ή την επείγουσα ανάγκη.
Οι καλύτεροι διευθυντές συνεδρίασης καταλαβαίνουν ότι όλα τα στοιχεία σε μια ημερήσια διάταξη δεν αξίζουν το ίσο βάρος, και δίνουν προτεραιότητα στα ζητήματα αρχίζοντας από τον πιό επείγοντα. Αυτό επιτρέπει στα καλύτερα πρακτικά σας για να αφιερωθεί στα σημαντικότερα στοιχεία σας.
Δυστυχώς οι προτεραιότητες του ηγέτη είναι όχι πάντα οι προτεραιότητες της ομάδας. Υπάρχει πολλές φορές όταν έχουν οι μάζες ένα καίγοντας ζήτημα που έχει γλιστρήσει εντελώς μετά από τη διαχείριση. Οι αποτελεσματικοί ηγέτες συνεδρίασης έχουν ένα σύστημα σε ισχύ για να προσδιορίσουν και να αντιμετωπίσουν ακριβώς τέτοια ζητήματα.
Το όφελος ένα τέτοιο σύστημα σε ισχύ είναι αυξανόμενη παραγωγικότητα στις πιό ζωτικής σημασίας περιοχές σας. Με τη συγκέντρωση ο καθένας της προσοχής στα ζητήματα που είναι τα σημαντικότερα στην επιτυχία σας θα δείτε γρήγορα μια μείωση στη μη προστιθέμενη δραστηριότητα και την αυξανόμενη αποδοτικότητα για τις προσπάθειές σας.
Ένα νέο σύνολο εργαλείων
Τώρα που έχουμε μεταστρέψει την εστίασή μας από τη συνάντηση μιας ώρας γύρω στην πλήρη εβδομάδα που καταλήγει σε μια συνεδρίαση; ολόκληρο ένα νέο σύνολο εργαλείων πρέπει να προστεθεί στην εργαλειοθήκη σας.
Υπάρχει ένα πλήθος εργαλείων σας παρουσιάζει ήδη και αποτέλεσε για να βοηθήσει με την πραγματική συνεδρίαση: από τα διαγράμματα κτυπήματος στους ηλεκτρονικούς λευκούς πίνακες, από τη συνεδρίαση μέσω video στην πιό πρόσφατη συνεργασία το λογισμικό που επιτρέπει σε μια ομάδα ανθρώπων εκδίδει ένα έγγραφο από τις θέσεις σε όλο τον κόσμο, οι επιχειρήσεις έχουν τηρήσει ενήμερος για ποικίλες ε-συνανμένος λύσεις.
Ένα εργαλείο νέο σε αυτόν τον τομέα της αγοράς είναι ehuddle. Το Ehuddle είναι ένα Διαδίκτυο-βασισμένο εργαλείο που χρησιμοποιείται από τις επιχειρήσεις προ-που συναντούν και μετα-που συναντιούνται για να αυξήσει την αποτελεσματικότητα των συνεδριάσεων. Αρχισμένοι με απλό ηλεκτρονικό ταχυδρομείο στη συνεδρίαση οι συμμετέχοντες, ehuddle ο καθένας που προσκαλείται στη συνεδρίαση βλέπει τις ερωτήσεις που πρόκειται να απαιτηθούν, τις πιθανές απαντήσεις καταιγισμού ιδεών, και να αξιολογήσουν έναν κατάλογο πιθανών λύσεων. Όλη αυτή η δραστηριότητα συμβαίνει στις ημέρες που καταλήγουν στη συνεδρίαση που εξασφαλίζει ότι οι συμμετέχοντες είναι έτοιμοι για τη συνεδρίαση; σκεπτόμενος ήδη για τα σημαντικά ζητήματα και τις αξιολογημένες ο ένας του άλλου πιθανές λύσεις.
Το Ehuddle χρησιμοποιεί ένα ιδιόκτητο σε απευθείας σύνδεση σχήμα που είναι ανώνυμο και δημοκρατικό. Αυτό όχι μόνο επιτρέπει στα μέλη της επιτροπής σας που δεν θα μπορούσαν να κάνουν τη συνεδρίαση για να δώσουν την εισαγωγή, δημιουργεί επίσης ένα περιβάλλον όπου κανένας είναι φοβισμένος να προτείνει τις ιδέες. Η ιδιοκτησία χτίζεται στη διαδικασία επειδή η καθεμία είχε παραδίδει την αξιολόγηση κάθε λύσης.
Οι έξυπνοι διευθυντές συνεδρίασης χρησιμοποιούν ακόμη και τα εργαλεία όπως το ehuddle για να θέσουν μια μερίδα της ημερήσιας διάταξης. Με να αφήσει τα μέλη μαζών οποιασδήποτε ομάδας στον καταιγισμό ιδεών και τα πυκνά ζητήματα που είναι σημαντικά σε τους, η ημερήσια διάταξη απεικονίζει αυτόματα τις ανάγκες της οργάνωσης.
Η επιστροφή στην επένδυση για τα εργαλεία όπως το ehuddle πραγματοποιείται γρήγορα. Οι διευθυντές αναγνωρίζουν τα χρήματα που χάνονται στις μη-βελτιστοποιημένες συνεδριάσεις, τα χαμηλά επίπεδα συμμετοχής, και την αποσπασμένη δραστηριότητα. Συνδέστε αυτό με την αυξανόμενη παραγωγικότητα, το γρηγορότερο προσδιορισμό και το ψήφισμα ζητημάτων, και τη γρηγορότερη χρόνος-$$$-ΑΓΟΡΑ που το εργαλείο φέρνει και γρήγορα θα δείτε ότι αυτά είναι χρήματα που ξοδεύονται καλά.
Η χρησιμοποίηση αυτού του πλήρους συνόλου εργαλείων πριν από μια συνεδρίαση επιτρέπει στον ηγέτη για να περπατήσει στο δωμάτιο διασκέψεων ή την τηλεδιάσκεψη βέβαιο ότι την προκαταρκτική εργασία έχουν τοποθετηθεί για μια επιτυχή συνεδρίαση.
Περίπου ο συντάκτης;
Το ελαφρύ κτύπημα Quinn είναι συντάκτης, παρουσιαστής, σύμβουλος που βοηθά τις επιχειρήσεις να μεγιστοποιήσουν την αποτελεσματικότητα των συνεδριάσεών τους. Κάθε έτος ο κ. Quinn μιλά σε χιλιάδες ηγέτες γύρω από τη χώρα.
ehuddle.com
Αρθρο Πηγη: Messaggiamo.Com
Related:
» Legit Online Jobs» Wholesale Suppliers
» The Evolution in Anti-Spyware
» Automated Money Machine On eBay
Webmaster παίρνει τον κώδικα HTML
Προσθεστε αυτο το αρθρο στον ιστοτοπο σας τωρα!
Webmaster υποβάλλει τα άρθρα σας
Εγγραφή που απαιτείται καμία! Συμπληρώστε τη μορφή και το άρθρο σας είναι στον κατάλογο Messaggiamo.Com
