文字完成工作的商业函件
尽管对在商务的电子邮件的普遍用途今天，传统商业函件仍然是多数企业与他们的顾客和其它事项正式地传达的主要方法。
当企业想要形式化协议或理解时，这是准确无误的。 到目前为止，电子邮件为所有是伟大的准备工作，但是一封正式商业函件仍然是经常需要的“密封成交”。
有商业函件二个基本的类别： 企业间和事务对顾客。
企业间的信件
多数企业间的信被写证实在官员之中已经被谈论了的事
会议，关于电话，或者通过电子邮件。
您能否想象将必须反复去包括所有问题和可能性在一次一小时会议、一个半小时电话，或者一些快的电子邮件可以报道的信件？
一封典型的商业函件的主要目的将形式化到达在那些讨论的细节和提供同意的所有其它信息。
多年来，某些一般标准在绝大多数的企业在起草使用他们企业间的书信的企业世界演变了。
BUSINESS-TO-CUSTOMER信件
有事务的许多不同的类型对顾客信件。 他们包括： 销售和商情报告书，信息信件，命令承认信件，命令状态信件，托收委托书，除了别的以外。
与企业间的信件，某些一般标准在绝大多数的企业在汇票单使用给存在和潜在的顾客的企业世界多年来演变了。
当然，进在另一个方向是顾客对商业函件。 这些包括： 定购信件、命令状态查询信件，怨言信件和其他。
因为这些是顾客引起的信件，没有特殊期望他们跟随所有特殊信件文字标准。 一般，他们被处理象个人书信其他片断。
商业函件文字技巧
这我拾起，当逐字地写数百商业函件过去20+年时的一些个技巧。 这是在我的eBook包括的技巧的有一点修改版本， “立即商业函件成套工具”。
1. 限制他们到一页
根据定义，商业函件应该是短和到点，更适宜地长度一页。 研究发现繁忙的商人不喜欢在第一页之外读和实际上延迟读长信。
2. 转移技术细节到附件
通常，包括详细的技术信息作为商业函件包裹一部分，是必要的。 在这类情况下，使用主要信件作为列出和简单地解释附上的说明附件(或附寄)文件。
3. 保持他们正式和事实
一般来说，商业函件口气和内容应该是正式和事实的。 感觉和情感没有商业函件的一个地方。
4. 小心地计划您的信件
在写信之前，需要几分钟列出您需要报道的所有特殊观点。 有时它也许甚而意味电话到接收者或他/她的公司证实一个特殊观点。 记住，信件的目的是阻塞所有在附属手头的细节，因此更多信不会必须反复被写。
5. 是友好的顾客
当写直接地给顾客，总是在他们的需要的焦点和他们的透视时。 放自己在他们的立场并且想象什么是象收到您的信。 因为我们是某一其它事项的所有顾客在我们的生活的某一部分的大家可能做此。
6. 使用非歧视语言
切记您避免是具体的对性别、在所有商业函件的种族或者宗教，或者对其它事项的语言，或者给顾客。 例如，使用“劳工”而不是“人力”或者“主席”而不是“主席”。 多数样式指南包含进攻意义和一些建议的替补详细的名单。
要看一块充分格式化的“真实模板”商业函件，您能检查以下链接：
http://writinghelp-central.com/business-letter.html
Âà ‚© 2005年Shaun Fawcett
Shaun Fawcett，是普遍的文字帮助站点WritingHelp-Central.com的Web站点管理员。 他也是几畅销的“文字工具箱” eBooks的作者。 所有他的eBooks和他的国际性地优秀自由路线， “打翻，并且文字成功的把戏”是可利用的在他的文字工具站点： http://www.writinghelptools.com
文章来源: Messaggiamo.Com
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