30 pontas para manter despesas da reunião a um mínimo
O dinheiro faz o mundo ir ' redondo. E quando vem ao planeamento da reunião, o dinheiro pode provavelmente começá-lo o que quer que você quer. Entretanto, poucos planners do evento têm o luxo de um orçamento ilimitado. Sua saliência pode gostar de beber o champanhe em um orçamento da cerveja. Ou seja advirta-o que para gastar menos, mas espere miracles ao mesmo tempo.
Preparar e controlar um orçamento realístico são negócio sério, mas para marcar "a saliência grande" aponta-o necessitam também ser um negotiator e um aficionado savvy do cost-cutting. Para ajudar-lhe em sua maneira, seja aqui 30 pontas em uma variedade das áreas diferentes para manter suas despesas da reunião em um mínimo sem qualidade que perdedora você strive para.
1. Mantenha seu orçamento flexível. Seja preparado para construir em uma contingência de 10 por cento em seu orçamento total para tomar cuidado de todas as despesas e emergências inesperadas. Os custos unforeseen ou negligenciados tais como, fora do tempo estipulado, enviamentos, conexões do telefone e do computador ou substituições de noite do altofalante podiam skyrocket seu orçamento.
2. Verifique todos os invoices. Questione qualquer coisa em seus invoices que não computa de encontro à citação escrita. Scrutinize seus invoices de hotel/facility e de alimento e de bebida quando no local. Ironing para fora das discrepâncias na pessoa é muito mais fácil do que sobre o telefone.
3. Autorização do limite. Somente um seleto poucos deve ter a autoridade para carregar artigos a seu cliente mestre no hotel. Certifique-se que o hotel tem uma lista destes povos, e de recusa a pagar pelas cargas assinadas por pessoal desautorizado.
4. Reveja clientes diariamente. Para evitar todas as surpresas do major ou falhas de coração quando você vê a conta final, reveja seus clientes com a facilidade em uma base diária. É mais fácil de manchar erros ou fazer mudanças necessárias se os custos estiverem escalando em determinadas áreas.
5. Programação durante tempos do baixo-uso. Se você tiver a flexibilidade, considere programar suas reuniões durante estações ou dias baixos da semana em que a facilidade é mais menos ocupada. Registrando perto dos feriados tais como Easter, o dia memorial, e o dia labor puderam definitivamente ser ao seu vantajoso.
6. Peça as mais melhores taxas. Faça sua pesquisa. Verifique para fora das taxas da cremalheira, taxas incorporadas, discontos do AAA e assim por diante, e compare-as às taxas que do grupo você está sendo oferecido. Chame a mesa gratuita do reservation para a informação.
7. Confirme e reconfirme seus datas e detalhes do evento. Negligenciar um detalhe pode custar-lhe bucks grandes.
8. Peça um disconto para pagamentos no local. Quando a facilidade não tiver que esperar o pagamento porque você arranja para pagar imediatamente depois do evento ou enquanto a reunião está terminando, podem jorrar estejam abertos a um disconto para o pagamento alerta.
9. Seja conservador com blocos do quarto. Com mais e mais convidados usando locais discontados do hotel para bookings do quarto, o atrito em quartos não utilizados pode começar muito caro.
10. Negocie quartos dos comp(s). Como a parte de suas discussões com gerência do hotel, negocie os comp(s) ou quartos discontados para altofalantes, equipes de funcionários e ou melhoramentos para VIPs.
11. Compreenda sua cláusula de cancelamento. Não assine qualquer coisa que você não é completamente feliz com. Esteja certo que sua cláusula de cancelamento é recíproca, de modo que ambos os partidos comecem a opção suportar fora do contrato antes de uma data especificada, caso que de algumas mudanças ao acordo original.
12. Negocie preços ajustados. Para ajudar com seu incluir no orçamento, arranje para pagar uma quantidade especificada no alimento e nas bebidas durante seu evento inteiro, melhor que uma taxa por a pessoa, por a função.
13. Consulte um advogado do imposto. Investigue leis de imposto para sua posição do negócio e a posição do evento. Você pode ser elegível para as rupturas de imposto que você não está reivindicando.
14. Mantenha simples setup quarto. Estilo wherever possível do teatro do uso (onde somente as cadeiras são usadas) porque é mais menos labor-intensive do que o sala de aula-estilo (que inclui a tabela e as cadeiras), assim abaixar a instalação custa. Também, planta para manter instalações o mesmos do dia ao dia.
15. Verifique em outros grupos. Encontre para fora sobre os grupos que realizam sua reunião antes e após de seu e discuta necessidades da plataforma. Você pode encontrar que você pode conservar na instalação e no teardown se você todo tiver o mesmo ou as exigências muito similares.
16. Investigue oportunidades do sponsorship. Encontre patrocinadores para cobrir o tanto como de suas despesas do programa como possível, especial de taxas do altofalante, do equipamento audiovisual, e de funções especiais da refeição.
17. Investigue concessões. Embora pudesse ser um exercício time-consuming, você pôde olhar nas concessões específicas federais, do estado, as locais ou as incorporadas que puderam estar disponíveis para realizar sua reunião.
18. Use peritos da indústria. Para conservar em despesas do altofalante, considere usar os peritos da indústria cujas as companhias pagam frequentemente despesas. Alternativamente, use altofalantes locais onde apropriado para conservar em despesas de curso. Entretanto, verifique como bom são antes de os empregar. Você pode terminar acima com um dud!
19. Evite de alugar o equipamento desnecessário. Dobre necessidades do altofalante da verificação para o equipamento audiovisual evitar de alugar artigos desnecessários.
20. Mantenha o signage simples e reusável. Considere investing em uma máquina laminando para fazer seus próprios sinais.
21. Discuta instalações audiovisual econômicas. Limite o número dos microfones necessitados. Verifique se o hotel fornecer um microfone complimentary em cada quarto de reunião. Contorne uma tabela do cocktail em vez de alugar carros especiais para o equipamento de A/V.
22. Use fornecedores exteriores. Olhe fora do hotel para os fornecedores audiovisual possíveis cujos os preços podem ser mais do competidor do que aquele in-house. Entretanto, o hotel pode combinar os preços do outro fornecedor se pedido.
23. Excepto no transporte. Use shuttles do aeroporto em vez dos táxis. Se você tiver um grupo sizeable atender a seu evento, negocie discontos especiais com a companhia de barra-ônibus do shuttle. Alternativamente, verificação se a companhia local do taxicab puder fornecer coupons do disconto.
24. Arranje para um quarto. Para as reuniões menores do comitê que podem ser realizadas durante uma conferência maior arranje para que um luncheon do bufete seja prendido no mesmo quarto que a reunião conservar em ter que alugar um quarto separado.
25. Negocie o alimento. Negocie pagar pelo alimento baseado no consumo. Você pode então retornar o alimento sem ter que pagar por ele.
26. Minimize parcelas. Sever mini-Danishes-Danishes, muffins e filhóses, ou corte servings maiores ao meio. Muitos povos (especial mulheres e dieters) querem somente a metade começar com. Alternativamente, sirva a um pequeno almoço continental em vez de um bufete cheio do pequeno almoço.
27. Opt para poucas escolhas. Quando vem aos d'oeuvres dos hors, vá para poucas escolhas em quantidades maiores melhor que uma seleção grande em quantidades menores. E, recorde evitar o shrimp. Os povos inhale o. Há nunca bastante!!!
28. Verifique para ver se há o estoque inoperante. Verifique se o hotel tiver o vinho do estoque inoperante disponível (como o vinho que em não mais por muito tempo na lista do vinho). Você pode poder negociar um preço grande para algum vinho de qualidade realmente boa.
29. Armazene frascos abertos. Encontre para fora se o hotel puder armazenar frascos abertos do licor de uma recepção e de nós eles uma outra recepção durante a mesma conferência.
30. Abra frascos como necessitados. Como o capitão do banquet para abrir frascos do vinho somente como necessitados. Você paga por cada frasco que é sido uncorked.
Ponta do bônus: Evite alimentos salty durante recepções como incentiva povos beber mais.
Sobre O Autor
Escrito por Susan A. Friedmann, CSP, o ônibus do tradeshow, lago placid, NY, autor: da "planeamento reunião & do evento para manequins," trabalhando com companhias para melhorar seu sucesso da reunião e do evento com treinar, consultar e treinar. Vá a http://www.thetradeshowcoach.com assinar acima para uma cópia livre de pontas de ExhibitSmart da semana.
info@thetradeshowcoach.com
Artigo Fonte: Messaggiamo.Com
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