30 punte per mantenere le spese di riunione ad un minimo
I soldi fanno il mondo andare 'rotondo. E quando vengono alla pianificazione di riunione, i soldi possono probabilmente ottenerli qualunque desiderate. Tuttavia, pochi pianificatori di evento hanno il lusso di un preventivo illimitato. La vostra sporgenza può gradire bere il champagne su un preventivo della birra. Cioè avvertenza voi che per spendere di meno, ma invitare i miracoli allo stesso tempo.
La preparazione e controllare del preventivo realistico sono il commercio serio, ma notare "la sporgenza grande" li indica inoltre devono essere un negoziatore e un aficionado savvy di riduzione dei costi. Aiutarlo sul vostro senso, qui sia 30 punte in una varietà di zone differenti per mantenere le vostre spese di riunione ad un minimo senza qualità che perdente tentate d'ottenere.
1. Mantenga il vostro preventivo flessibile. Sia preparato per costruire in una contingenza di 10 per cento nel vostro preventivo totale per prendere la cura di tutte le spese ed emergenze inattese. I costi imprevisti o trascurati come, fuori orario, spedizioni, collegamenti del calcolatore e del telefono o le sostituzioni di notte dell'altoparlante hanno potuto skyrocket il vostro preventivo.
2. Controlli tutte le fatture. Metta in discussione qualche cosa sulle vostre fatture che non computi contro la citazione scritta. Controlli le vostre fatture di hotel/facility e dell'alimento e della bevanda mentre sul posto. Rivestendo di ferro verso l'esterno le discrepanze in persona è molto più facile di sopra il telefono.
3. Autorizzazione di limite. Soltanto un prescelto pochi dovrebbe avere l'autorità per caricare gli articoli al vostro cliente matrice all'hotel. Assicurisi che l'hotel ha una lista di questa gente e di rifiuti da pagare le spese firmate dai personali non autorizzati.
4. Riveda giornalmente i clienti. Per evitare tutti i sorprese del maggiore o guasti di cuore quando vedete la fattura finale, riveda i vostri clienti con la funzione su una base quotidiana. È più facile da macchiare gli errori o fare i cambiamenti necessari se i costi stanno intensificando in determinate zone.
5. Programma durante i tempi di basso-uso. Se avete la flessibilità, studii la possibilità di fissare le vostre riunioni durante le stagioni o i giorni bassi della settimana in cui la funzione è meno occupata. Prenotando vicino alle feste quale Pasqua, il giorno commemorativo ed il giorno Di lavoro hanno potuto definitivamente essere al vostro conveniente.
6. _ chiedere per migliore tasso. Faccia la vostra ricerca. Verific i tassi della cremagliera, i tassi corporativi, sconti del AAA ed e così via e confrontili ai tassi che del gruppo state offrendi. Denomini lo scrittorio gratuito di prenotazione per informazione.
7. Confermi e riconfirmi le vostri date e particolari di evento. La trascuranza del particolare può costarvi i bucks grandi.
8. Chieda uno sconto per i pagamenti sul posto. Quando la funzione non deve aspettare il pagamento perché organizzate pagare subito dopo dell'evento o mentre la riunione sta concludendosi, possono scaturire sono aperti ad uno sconto per il pagamento rapido.
9. Sia conservatore con i blocchetti della stanza. Con più e più ospiti usando i luoghi scontati dell'hotel per i bookings della stanza, il logorio sulle stanze inutilizzate può ottenere molto costoso.
10. Negozii le stanze dei comp.. Come componente delle vostre discussioni con l'amministrazione dell'hotel, negozii i comp. o le stanze scontate per gli altoparlanti, i personali ed o gli aggiornamenti per VIPs.
11. Capisca la vostra clausola di annullamento. Non firmi nulla che non siate completamente felici con. Sia sicuro che la vostra clausola di annullamento è reciproca, di modo che entrambi i partiti convincono l'opzione per ritirarsi del contratto prima di una data specificata, nel caso di qualsiasi cambiamenti all'accordo originale.
12. Negozii i prezzi stabiliti. Per aiutare con vostro stanziare, organizzi pagare un importo specificato su alimento e sulle bevande durante il vostro intero evento, piuttosto che un tasso a persona, per la funzione.
13. Consulti un avvocato di imposta. Studi le leggi di imposta per la vostra posizione di affari e la posizione di evento. Potete essere eleggibili per le rotture di imposta che non state esigendo.
14. Mantenga semplice installato stanza. Ove possibile stile del teatro di uso (dove soltanto le sedie sono usate) poichè è meno lavoro-intensive che lo aula-stile (che include sia la tabella che le sedie), così abbassare la messa a punto costa. Inoltre, programma per mantenere le messe a punto lo stessi da quotidiano.
15. Controlli in altri gruppi. Scopra circa la tenuta dei gruppi la loro riunione prima di e dopo il vostro e discuta i bisogni dello staging. Potete trovare che potete conservare sulla messa a punto e sulla demolizione se tutti avete lo stesso o i requisiti molto simili.
16. Studi le occasioni di garanzia. Trovi i garanti per coprire l'altretanto delle vostre spese di programma come possibile, particolarmente delle tasse dell'altoparlante, delle attrezzature audiovisive e delle funzioni speciali del pasto.
17. Studi le concessioni. Anche se potrebbe essere un'esercitazione che richiede tempo, potreste esaminare le concessioni federali, dichiarate, locali o corporative specifiche che potrebbero essere disponibili per la tenuta la vostra riunione.
18. Usi gli esperti di industria. Per conservare sulle spese dell'altoparlante, studii la possibilità di usando gli esperti di industria di cui le aziende pagano spesso le spese. Alternativamente, usi gli altoparlanti locali ove necessario per conservare sulle spese di viaggio. Tuttavia, controlli quanto buon sono prima di assumerle. Potete concludersi in su con un dud!
19. Eviti di affittare l'apparecchiatura inutile. Raddoppi le necessità dell'altoparlante del controllo per apparecchiatura audiovisiva di evitare di affittare gli articoli inutili.
20. Mantenga il signage semplice e riutilizzabile. Studii la possibilità di investire in una macchina di laminazione per fare i vostri propri segni.
21. Discuta le messe a punto audiovisive economiche. Limiti il numero di microfoni stati necessari. Controlli se l'hotel fornisce un microfono gratuito in ogni stanza di riunione. Fiancheggi una tabella del cocktail invece di affittare i carrelli speciali per l'apparecchiatura di A/V.
22. Usi i fornitori esterni. Osservi fuori dell'hotel per i fornitori audiovisivi possibili di cui i prezzi possono essere più competitivi di quell'interno. Tuttavia, l'hotel può abbinare i prezzi dell'altro fornitore se chiesto.
23. Risparmi su trasporto. Usi le spole dell'aeroporto anziché i tassì. Se avete un gruppo importante assistere al vostro evento, negozii gli sconti speciali con l'azienda di bus della spola. Alternativamente, controllo se l'azienda locale del taxi può fornire i buoni di sconto.
24. Assicuri una stanza. Per le più piccole riunioni di comitato che possono essere tenute durante il più grande congresso organizzi affinchè un pranzo del buffet siano tenuti nella stessa stanza della riunione conservare sul dovere affittare una stanza separata.
25. Negozii l'alimento. Negozii il pagamento l'alimento basato su consumo. Potete allora restituire l'alimento senza dovere pagare esso.
26. Minimizzi le parti. Divida mini-Danishes, le focaccine e le ciambelle, o tagli i più grandi servings a metà. Molta gente (particolarmente donne e dieters) desidera soltanto la metà cominciare con. Alternativamente, serva una prima colazione continentale anziché un buffet pieno della prima colazione.
27. Opti per poche scelte. Quando viene ai d'oeuvres di hors, vada per poche scelte in più grande quantità piuttosto che una grande selezione in più piccola quantità. E, ricordisi di evitare il gambero. La gente lo inala. Ci è abbastanza mai!!!
28. Controlli per vedere se c'è azione guasti. Controlli se l'hotel ha vino delle azione guasti disponibile (quale vino che dentro più sulla lista del vino). Potete potere negoziare un prezzo grande per un certo vino di qualità realmente buona.
29. Immagazzini le bottiglie aperte. Scopra se l'hotel può immagazzinare le bottiglie aperte di liquore da una ricezione e da noi loro un'altra ricezione durante lo stesso congresso.
30. Apra le bottiglie come state necessarie. Come il capitano di banquet per aprire le bottiglie del vino soltanto come state necessarie. Pagate ogni bottiglia che è stata uncorked.
Punta di indennità: Eviti gli alimenti salati durante le ricezioni come consiglia alla gente bere più.
Circa L'Autore
Scritto da Susan A. Friedmann, CSP, la vettura del tradeshow, lago placid, NY, autore: "pianificazione di evento & di riunione per i manichini," lavorando con le aziende per migliorare il loro successo di evento e di riunione con istruire, il consulto ed addestrare. Vada a http://www.thetradeshowcoach.com firmare in su per una copia libera delle punte di ExhibitSmart della settimana.
info@thetradeshowcoach.com
Fonte dell'articolo: Messaggiamo.Com
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