30 extremidades para guardar costos de la reunión a un mínimo
El dinero hace que el mundo va ' redondo. Y cuando viene al planeamiento de la reunión, el dinero puede conseguirle probablemente lo que usted desea. Sin embargo, pocos planificadores del acontecimiento tienen el lujo de un presupuesto ilimitado. Su jefe puede tener gusto de beber el champán en un presupuesto de la cerveza. Es decir adviértale pasen menos, pero espere que los milagros en el mismo tiempo.
La preparación y el manejo de un presupuesto realista es negocio serio, pero anotar el "jefe grande" le señala también necesitan ser un negociador y un aficionado listos de la reducción de los costes. Ayudarle en su manera, aquí sea 30 extremidades en una variedad de diversas áreas para guardar sus costos de la reunión en un mínimo sin calidad perdidosa que usted se esfuerza para.
1. Mantenga su presupuesto flexible. Esté preparado para construir en una contingencia de 10 por ciento en su presupuesto total para tomar cuidado de cualesquiera costos y emergencia inesperados. Los costes imprevistos o pasados por alto tales como, en horas extras, los correos, las transmisiones en circuito del teléfono y de la computadora o las substituciones de noche del locutor podían elevarse súbitamente su presupuesto.
2. Compruebe todas las facturas. Pregunte cualquier cosa en sus facturas que no computa contra la cita escrita. Escudriñe sus facturas de hotel/facility y del alimento y de la bebida mientras que en sitio. El planchar fuera de discrepancias en persona es mucho más fácil que sobre el teléfono.
3. Autorización del límite. Solamente un selecto pocos debe tener la autoridad para cargar artículos a su cuenta principal en el hotel. Cerciórese de que el hotel tenga una lista de esta gente, y de la basura a pagar las cargas firmadas por el personal desautorizado.
4. Repase las cuentas diariamente. Para evitar cualesquiera sorpresas del comandante o paro cardíaco cuando usted ve la cuenta final, repase sus cuentas con la facilidad sobre una base diaria. Es más fácil manchar errores o realizar cambios necesarios si los costes se están extendiendo en ciertas áreas.
5. Horario durante tiempos del bajo-uso. Si usted tiene la flexibilidad, considere el programar de sus reuniones durante estaciones o días bajos de la semana en que la facilidad está menos ocupada. Reservando cerca de días de fiesta tales como Pascua, el día conmemorativo, y el día de trabajo pudieron definitivamente estar a su ventajoso.
6. Pida las mejores tarifas. Haga su investigación. Compruebe fuera de las tarifas del estante, tarifas corporativas, descuentos del AAA etcétera, y compárelas a las tarifas del grupo que le están ofreciendo. Llame el escritorio gratis de la reservación para la información.
7. Confirme y reconfirme sus fechas y detalles del acontecimiento. Pasar por alto un detalle puede costarle los bucks grandes.
8. Solicite un descuento para los pagos en sitio. Cuando la facilidad no tiene que esperar el pago porque usted arregla pagar inmediatamente después del acontecimiento o mientras que la reunión está terminando, pueden manar estén abiertos a un descuento para el pago pronto.
9. Sea conservador con los bloques del sitio. Con más y más huéspedes usando los sitios descontados del hotel para las reservaciones del sitio, el agotamiento en cuartos inusitados puede conseguir muy costoso.
10. Negocie los cuartos de los comp. Como parte de sus discusiones con la gerencia del hotel, negocie los comp o los cuartos descontados para los locutores, los personales y o las mejoras para VIPs.
11. Entienda su cláusula de cancelación. No firme cualquier cosa que usted no es totalmente feliz con. Esté seguro que su cláusula de cancelación es recíproca, de modo que ambas partes consigan la opción para retirarse del contrato antes de una fecha especificada, en caso de que de cualquieres cambios al acuerdo original.
12. Negocie los precios determinados. Para ayudar con su presupuesto, arregle pagar una cantidad especificada en el alimento y las bebidas durante su acontecimiento entero, más bien que una tarifa por persona, por la función.
13. Consulte a abogado del impuesto. Investigue los leyes de impuesto para su localización del negocio y la localización del acontecimiento. Usted puede ser elegible para las roturas de impuesto que usted no está demandando.
14. Guarde simple setup sitio. Donde sea posible estilo del teatro del uso (donde solamente se utilizan las sillas) pues es menos dependiente de trabajo que el sala de clase-estilo (que incluye la tabla y sillas), así bajar la disposición cuesta. También, plan para guardar disposiciones iguales de cotidiano.
15. Compruebe en otros grupos. Descubra sobre los grupos que celebran su reunión antes y después el tuyo y discuta las necesidades del estacionamiento. Usted puede encontrar que usted puede ahorrar en la disposición y el desmontaje si usted todo tiene el mismo o los requisitos muy similares.
16. Investigue las oportunidades del patrocinio. Encuentre a patrocinadores para cubrir tanto de sus costos del programa como sea posible, especialmente de los honorarios del altavoz, de la unidad audiovisual, y de las funciones especiales de la comida.
17. Investigue las concesiones. Aunque puede ser que sea un ejercicio desperdiciador de tiempo, usted puede ser que mire en las concesiones federales, del estado, locales o corporativas específicas que pudieron estar disponibles para celebrar su reunión.
18. Utilice a expertos de la industria. Para ahorrar en costos del altavoz, considere el usar de los expertos de la industria que compañías pagan a menudo costos. Alternativomente, utilice los altavoces locales cuando sea apropiado ahorrar en costos de recorrido. Sin embargo, compruebe cómo es bueno están antes de emplearlos. ¡Usted puede terminar para arriba con un trapo!
19. Evite de alquilar el equipo innecesario. Doble las necesidades del altavoz del cheque de la unidad audiovisual de evitar de alquilar artículos innecesarios.
20. Mantenga el signage simple y reutilizable. Considere el invertir en una máquina que lamina para hacer sus propias muestras.
21. Discuta las disposiciones audio-visuales económicas. Limite el número de los micrófonos necesitados. Compruebe si el hotel provee un micrófono elogioso en cada sitio de reunión. Bordee una tabla del coctel en vez de alquilar los carros especiales para el equipo de A/V.
22. Utilice a surtidores exteriores. Mire fuera del hotel para los surtidores audio-visuales posibles que precios pueden ser más competitivos que eso interno. Sin embargo, el hotel puede emparejar los precios del otro surtidor si está pedido.
23. Excepto en el transporte. Utilice las lanzaderas del aeropuerto en vez de los taxis. Si usted tiene un grupo importante el atender de su acontecimiento, negocie los descuentos especiales con la compañía de autobús de la lanzadera. Alternativomente, cheque si la compañía local del taxi puede proporcionar cupones del descuento.
24. Arregle para un sitio. Para reuniones más pequeñas de comité que se puedan celebrar durante una conferencia más grande arregle para que un alumerzo del buffet sea sostenido en el mismo cuarto que la reunión de ahorrar en tener que alquilar un cuarto separado.
25. Negocie el alimento. Negocie pagar el alimento basado en la consumición. Usted puede entonces volver el alimento sin tener que pagar él.
26. Reduzca al mínimo las porciones. Separe mini-Danishes, los molletes y los buñuelos, o corte porciones más grandes por la mitad. Mucha gente (especialmente las mujeres y los dieters) quisiera solamente que la mitad comenzara con. Alternativomente, sirva un desayuno continental en vez de un buffet lleno del desayuno.
27. Opte por pocas opciones. Cuando viene a los d'oeuvres de los hors, vaya para pocas opciones en cantidades más grandes más bien que una selección grande en cantidades más pequeñas. Y, recuerde evitar el camarón. La gente lo inhala. ¡Hay nunca bastante!!!
28. Compruebe para saber si hay la acción muerta. Compruebe si el hotel tiene vino de la acción muerta disponible (por ejemplo el vino que en no más de largo en la lista del vino). Usted puede poder negociar un gran precio para un poco de vino de calidad realmente buena.
29. Almacene las botellas abiertas. Descubra si el hotel puede almacenar las botellas abiertas de licor a partir de una recepción y de nosotros ellas otra recepción durante la misma conferencia.
30. Abra las botellas según lo necesitado. Como el capitán del banquete para abrir las botellas del vino solamente según lo necesitado. Usted paga cada botella se sea que uncorked.
Extremidad de la prima: Evite los alimentos salados durante recepciones como anima a gente que beba más.
Sobre El Autor
Escrito por Susan A. Friedmann, CSP, el coche del tradeshow, lago apacible, NY, autor: "planeamiento de la reunión y del acontecimiento para los maniquíes," trabajando con las compañías para mejorar su éxito de la reunión y del acontecimiento con entrenar, consultar y el entrenamiento. Vaya a http://www.thetradeshowcoach.com a firmar para arriba para una copia libre de las extremidades de ExhibitSmart de la semana.
info@thetradeshowcoach.com
Artículo Fuente: Messaggiamo.Com
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