Téléphone techniques pour accroître votre productivité avec efficacité téléphone
Une des choses que la plupart des impacts de la productivité des gens ne sont pas en mesure de se concentrer sur la façon de remplir une tâche à la fois? nous sommes tellement surchargés de tâches et les interruptions qu'il exige une grande discipline pour éviter de passer la journée entière à répondre à d'autres personnes de l'ordre du jour. Les appels téléphoniques, à la fois donner et recevoir, sont l'une des plus grandes perturbations de la circulation de la journée et à notre capacité à se concentrer sur la tâche à accomplir main. Et l'utilisation de téléphones mobiles, tandis que un grand atout pour nos entreprises et nos vies personnelles, exige tout un ensemble de nouvelles techniques de communication ainsi que des affaires sociales et de l'étiquette. En gérant de savoir comment et quand nous faisons et recevoir des appels, nous ne pouvons pas seulement faire un meilleur usage de notre temps, mais faire une meilleure idée sur la personne à l'autre bout de la ligne, too.Outgoing CallsMake la fois. Allouer un moment ou à faire de votre temps les appels sortants, y compris le retour des appels à des gens qui ont laissé des messages pour vous. De cette façon, vous ne pourrez pas vous perturber la mi-tâche de faire un appel que vous venez de rappeler que vous devez faire? simplement en prendre note et d'appel au cours de la période allouée. Vous serez aussi mieux à même de se concentrer sur la conversation et les besoins de la personne que vous appelez lorsque vous avez mis l'accent sur l'appel, plutôt que d'essayer de l'adapter, tout en vous else.Think concentrer sur quelque chose avant de parler. Pensez à l'appel avant de vous en faire? connaître les raisons pour lesquelles vous êtes et ce que vous voulez sortir de la conversation. Aussi, pensez à la date du point de vue de la personne que vous appelez? si vous appelez à un moment où vous savez qu'ils vont essayer de sortir de la porte, ou quand ils sont susceptibles d'être plus actifs dans leur propre entreprise, et le calendrier de vos appels à des times.Clear votre bureau. Effacer tout, de votre bureau qui ne se rapportent pas à la personne que vous appelez pour éviter d'être distrait ou tenté de faire deux choses à la fois. Faire Assurez-vous d'avoir toute la correspondance antérieure ou matériaux que vous aurez besoin de se référer à hand.Identify sur vous-même. Sauf si vous êtes absolument certain que la personne répondant à votre appel vous savez qui vous êtes et où vous sont issus, identifiez-vous clairement au début de la conversation. Si vous entrez en contact avec la personne pour la première fois, il peut également être utile de leur donner un contexte? il de vous mettre tout embarras et de permettre à la personne que vous appelez de se concentrer sur ce que vous dites, plutôt que de se demander qui vous êtes, par exemple: "Bonjour Simone, c'est à partir de Neen Neen James James Communications appel, vous Rappelons que nous avons rencontrés au lancement du livre de Jennifer la semaine dernière? "Quand vous dites« c'est »avant votre nom de votre interlocuteur, il alertes que vous êtes sur le point de dire votre nom, il est plus facile pour eux de prendre note, surtout si elles ne vous connais pas. Prenez le temps d'énoncer clairement? il n'y a rien de pire que lorsque quelqu'un parle trop vite ou Mumbles et vous avez de demander à nouveau, 'Désolé, qui parle? "Est-ce le bon moment? Un autre élément essentiel de téléphone d'appel d'ouverture est de savoir si vous êtes à un moment opportun. Beaucoup de gens vont répondre au téléphone au même moment le plus gênant, qui se traduit généralement par leur sentiment ennuyé à tu! Alors question: "Bonjour Simone, c'est à partir de Neen Neen James James Communications appel, vous pouvez rappeler, nous avons rencontré Jennifer au lancement du livre de la semaine dernière? J'ai pensé vous donner un appel à poursuivre la discussion que projet dont nous parlions? est un moment opportun pour vous? "Laissez un message. Si vous ne recevez pas à la personne que vous appelez, laisser un message? que ce soit par messagerie vocale ou à la personne qui répond au téléphone. Assurez-vous d'inclure la date et l'heure que vous avez appelé, une brève mention de ce que vous appelez, quand et comment ils peuvent vous contacter. Si vous êtes va être difficile de capturer ou ont prévu un certain temps au cours de laquelle vous ne pourrez pas prendre vos appels téléphoniques, en laissant un temps de contact, vous pouvez éviter un jeu frustrant de téléphone tag ». Entrantes CallsAnswer? Décider de répondre à l'appel ou à laisser aller à la boîte vocale. Il ne s'agit pas d'éviter les gens, mais de veiller à ce que vous ne répondez pas à un appel (si vous n'avez pas à) lorsque vous savez que vous n'êtes pas en mesure de donner toute votre attention à l'appelant. Si vous êtes au milieu de quelque chose et que vous ne souhaitez pas être interrompu, il est plus poli de permettre à l'appelant de laisser un message et de faire un retour d'appel lorsque le moment est better.Introduce vous. Réponse à l'appel en vous présentant clairement: "Bonjour, James Communicaitons Neen, c'est Neen James parlant", indique ce que vous et votre entreprise à votre caller.Pay attention. Si vous avez décidé de répondre à l'appel, et alors décidé de mener à bien la conversation plutôt que de demander à retourner l'appel à un moment plus opportun? votre interlocuteur ne la courtoisie de prêter attention. Désintérêt ou le manque d'attention peut très facilement être entendre dans votre voix? comme la saisie que vous continuiez à faire tout en faisant les bons' aha 'sons et le brassage de papiers sur votre bureau. Arrêtez ce que vous faites et faites attention, ou de dire à l'interlocuteur que vous appelez revenir plus tard si elle n'est pas une pratique time.Relax. Parler comme si l'appelant est assis à la table et de parler de vous dans votre habituel face-à-face conversational style, plutôt que dans un "téléphone voix ». Smile. Il est un fait avéré que le sourire peut être "entendu" à l'autre bout du téléphone. Vos interlocuteurs apprécieront votre sympathique approach.Stand place. Surtout si c'est un appel important ou vous êtes nerveux environ, se tenir debout. Quand vous faites, il permet de plus l'air de circuler par le biais de vos poumons, votre voix se fera entendre plus détendus et de maintenir un même ton que l'on peut aussi vous donner un air d'autorité ». Soyez bref. Vous seriez étonné de voir combien de temps est gaspillé sur le téléphone. Il n'y a rien de mal à gérer poliment la conversation, aller droit au but, par exemple: "Salut, Bob, que puis-je faire pour vous aujourd'hui?" Merci d'appeler. Toujours en remerciant de votre interlocuteur pour calling.Mobile callsLeave un message. Fournir message banque pour vos correspondants. Il n'y a rien de plus frustrant que d'essayer de contacter une personne qui n'a pas eu la courtoisie de fournir à la installation de laisser un message quand ils ne sont pas disponibles. Dans votre message je appelants savent quand ils peuvent s'attendre à entendre parler de vous, par exemple: «S'il vous plaît laissez un message et je retournerai votre appel dans les 24 heures". Taylor prendre vos messages en fonction de votre Voyage plans ou les jours fériés de notifier les appels lorsque vous serez returning.If vous appelez d'un téléphone mobile, sont détournées pour message banque? laisser un message. La personne que vous essayez de atteindre mai ne sont disponibles que pour vérifier leurs messages et de retourner les appels à un certain moment, si vous ne laissez pas un message, ils ne seront pas en mesure de faire appel ou SMS vous et vous serez frustré de ne pas être en mesure de contacter them.Clear vos messages. Effacer votre message et de faire régulièrement la banque de retour des appels ou envoyer des SMS à des personnes qui ont laissé des messages pour vous dans un délai de time.Turn si éteint. Il doit y avoir un grand nombre de personnes qui ne réalisent pas que les téléphones mobiles sont 'off' de boutons! Eteindre votre téléphone à certains moments, est une preuve de courtoisie et de respect pour les gens qui sont avec vous ou de l'endroit où vous êtes dans des réunions et des po séminaires, aux repas, à l'église, au théâtre, de films ou d'autres lieux publics? l'éteindre. Vos correspondants peuvent vous laisser un message et vous pouvez retourner l'appel à une plus approprié time.Do dans l'ascenseur. Obtenir l'habitude de transformer votre téléphone en mode silencieux ou d'éteindre votre téléphone dans l'ascenseur sur votre chemin à une réunion, de commutation et de le remettre sur de vérifier vos messages dans l'ascenseur sur la manière de sortir de la réunion. Cet simple rituel vous permettra d'économiser de l'embarras de votre téléphone sonner pendant une réunion importante. Si vous attendez un appel que vous devez absolument prendre, expliquer que vous êtes en attente de l'appel et mai doivent être excusé quand il arrive. Mettez votre téléphone sur silence et discrètement sortir de la chambre pour prendre l'appel quand il comes.Keep court. Beaucoup de gens sont mal à l'aise avec de longues conversations au téléphone mobile pour un certain nombre de raisons? santé, la vie privée et le coût d'entre eux? si court et le tenir à l'point.Can vous parler maintenant? Si vous faites l'appel, a reconnu que la personne que vous appelez peut être avec d'autres personnes, sur la bus, train ou en voiture, ou quelque part où ils ne peuvent pas vous entendre ou de parler fort bien? toujours demander: «Pouvez-vous parler maintenant?" avant de se lancer dans votre conversation.Consider le temps. Soyez attentif au temps et, à moins qu'il y ait de bonnes raisons, de ne pas communiquer avec les gens sur leur numéro de téléphone mobile en dehors de l'entreprise hours.Who d'autre est-il? Si vous répondez à un appel alors que vous êtes dans votre voiture, je l'appelant que vous êtes au volant. Si vous êtes sur haut-parleur mains libres et il ya un passager avec vous, laissez votre interlocuteur savoir qui est avec vous pour éviter les situations embarrassantes et d'assurer confidentiality.First choses en premier. Toujours être professionnel et attentionné. Si vous décider de prendre des appels lorsque vous êtes avec d'autres personnes, excusez-vous et quittez la pièce, mais n'oubliez pas les gens que vous êtes en mai se sentir moins important que votre interlocuteur. Utilisez message banque, le mode silencieux ou tout simplement l'éteindre jusqu'à ce que vous êtes disponible et again.Hang bloquer. Nous avons tous entendu des histoires d'horreur de la téléphonie mobile n'est pas raccroché ou de claviers non verrouillé, et le dernier numéro appelé accidentelle composé? la personne inadvertance privé est appelé à votre conversation sans vous être au courant qu'ils sont sur la ligne. Assurez-vous que votre téléphone est bien accroché et d'utiliser les installations le verrouillage du clavier afin d'éviter tout risque de catastrophes! Neen est un Global La productivité d'experts: en regardant la manière dont ils dépensent leur temps et leur énergie? et où ils concentrent leur attention? Neen aide les gens à la roquette-charge leur productivité et leur performance. Une dynamique conférencier, auteur et l'entreprise formatrice, Neen montre comment dynamiser votre productivité peut vous aider à réaliser des choses incroyables. Avec sa voix unique, son sens du plaisir et peu de bon sens commun, Neen offre une leçon de la productivité.
Source D'Article: Messaggiamo.Com
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