Manuels de politique et de procédé - outils pour une plus grandes productivité et efficacité
Dans l'environnement au détail dur d'aujourd'hui le détaillant a besoin de tous les outils qu'il peut obtenir d'aider pour améliorer l'efficacité, de la productivité, et du résultat inférieur. Deux de ces outils sont le manuel de la politique de la compagnie et le manuel de procédé.
En travaillant avec les détaillants indépendants dans tout le pays nous avons constaté que la majorité n'ont pas écrit des politiques et des procédures. Quand les questions ou les problèmes se posent au sujet des politiques ou des procédures du magasin le magasin owner/manager les manipule sur une base individuelle. Le problème avec cette approche est qu'il prend trop du temps de la gestion et peut mener à la contradiction à traiter la politique et les procédures de compagnie.
Les employés répondent bien à un environnement dans lequel des politiques de compagnie sont bien définies et équitablement et uniformément imposées. Par conséquent, avoir un manuel écrit de politique et le manuel de procédé peut faire à un magasin un meilleur employeur et un fabricant plus fort de bénéfice. Le manuel de politique fournira aux employés l'information qu'ils ont besoin concerner des règlements et des politiques de compagnie et soutiendront la gestion en les imposant. Un manuel de procédé donnera aux employés des instructions sur LA FAÇON DONT à faites leur travail. Il peut être employé comme formation manuelle et manuel de référence en cours.
Si votre magasin n'a pas une politique manuelle et un manuel de procédé, faites un engagement pour commencer ce projet important immédiatement. Si vous avez ces manuels, prenez un certain temps de les passer en revue et de vérifier qu'ils sont à jour et inclure toute l'information que vos employés doivent être plus productifs et efficaces.
Le MANUEL de POLITIQUE là est beaucoup d'information au sujet de la compagnie que les employés doivent connaître et la gestion est obligée de leur dire. La meilleure méthode pour diffuser cette information est en la fournissant aux employés sous forme de manuel écrit de politique.
Un manuel écrit de politique de magasin est également un outil de gestion important. Il détails pour vos employés ce que vous attendez d'eux. Des problèmes de personnel sont évités parce que des idées de la conduite, du rendement au travail et de la politique de épicerie générale sont définies dans l'écriture. L'excuse "vous ne m'avez pas dit que" ne peut pas être employé quand les problèmes des employés surgissent.
Un manuel de politique est nécessaire pour des compagnies de toutes les tailles. Le manuel devrait être augmenté pour couvrir toutes les nouvelles situations qui surgissent. Une compagnie grandissante a besoin particulièrement d'un manuel sans interruption mis à jour de politique pour tenir ses employés pleinement au courant de tous les changements se produisant de philosophie de compagnie aussi bien que la politique.
En écrivant le manuel de politique, maintenez dans l'esprit qu'il sera employé par des surveillants pour résoudre tous les conflits ou pour lancer l'action disciplinaire, et devriez, donc, être écrit de telle manière qu'elle les soutienne dans cet effort.
Un manuel de politique devrait répondre à certaines des questions les plus importantes que les employés posent. Par exemple, prohibitions contre l'utilisation de boissons et de drogue sur le travail, la évaluation des performances, les vacances, les vacances, les avantages, le permis d'absence, les heures de travail, l'hygiène personnelle se toilettant aussi bien que des codes de robe et d'autres politiques critiques qui affectent souvent le moral. Cependant, ne mettez rien vers le bas comme politique si vous n'allez pas l'imposer pendant que ceci juste confond des employés et crée le dissention. En outre, un manuel de politique peut être considéré légalement obligatoire ainsi il serait le meilleur pour consulter votre avocat concernant des gens du pays, état et les statuts fédéraux avant vous publient le manuel de politique aux employés.
Le manuel de politique de compagnie est habituellement divisé en sections couvrant les domaines suivants :
1. Introduction à la compagnie
2. Orientation
3. Conditions De Travail
4. Salaires
5. Avantages
6. Évaluations
7. L'Arrêt Des Employés
8. Stockez Les Services
L'introduction donne une brève histoire du magasin et accueille le nouvel employé.
La section d'orientation inclut des informations générales sur ce qui est prévu de l'employé, descriptions des fonctions, aspect personnel et des directives de toilettage, et on s'attend à ce que la façon dont il manipule le client.
La section sur des conditions de travail inclut des choses telles que des heures de magasin, l'employé programmant, des heures supplémentaires des politiques, des coupures, l'utilisation personnelle du téléphone et des causes pour l'arrêt.
La section de salaires inclut un rapport ou deux au sujet des lois de salaire et d'heure, disque de livre de paie gardant des conditions, quand les employés sont payés et comment le salaire est calculé.
L'employé bénéficie des couvertures de section des articles tels que des vacances, des vacances, le congé de maladie de maladie, le devoir de fortune, des escomptes aux employés, l'assurance et des plans de retraite de retraite.
La section sur l'évaluation des employés détaille ce que l'évaluation sera basée dessus, montre les formes imprimées utilisées dans le processus d'évaluation et donne un programme de quand des évaluations sont faites.
La section sur l'arrêt des employés indique la quantité de communication préalable exigée et décrit les options disponibles considérant l'assurance des employés, le plan de retraite de retraite et le règlement de son compte personnel.
La dernière section, services de magasin, donne une vue d'ensemble générale des services donnés pour des clients tels que des comptes personnels, des mise de côté, des certificat-primes, des changements et la livraison.
Le manuel de politique est un bon véhicule pour qu'une compagnie emploie pour endoctriner de nouveaux employés et pour tenir tous les employés au courant quant à tous les changements de la politique et de la philosophie de compagnie. Il devrait indiquer des employés tous qu'ils DOIVENT savoir comme ce que la compagnie VEUT qu'elles sachent. Être employé efficacement, le manuel de la politique de la compagnie doit être sans interruption mis à jour, doit être imposé à tout moment et doit TOUJOURS être soutenu par les cadres supérieurs.
MANUEL DE PROCÉDÉ
Pour qu'un détaillant survive et à prospère dans le climat au détail d'aujourd'hui, il en doit être alerte et à chaque manière possible améliorer son opération. Le développement d'un manuel de procédé force le détaillant à jeter un coup d'oeil détaillé à toute l'opération et peut, donc, très éclairer. Il peut aider le détaillant à identifier :
* Domaines problématiques se reproduisants
* Secteurs où les commandes internes sont faibles ou inexistantes
* Là où le travail est reproduit
* Là où le travail inutile est effectué - ainsi on peut éliminer le travail occupé
* Comment l'organisation peut être améliorée ainsi tous les secteurs des affaires fonctionnent ensemble efficacement et économiquement vers le but commun de la rentabilité de magasin
Un manuel de procédé fournit des instructions détaillées pour toutes les routines de travail de la norme de compagnie. Le manuel devrait être écrit dans facile-à-a lu, a détaillé, la façon étape-par-étape ainsi tous les employés pourra l'employer pour des conseils en manipulant de nouvelles ou peu familières transactions ou procédures. Les avantages d'un manuel de procédé sont beaucoup. Par exemple :
* Les gens savent quoi faire et ce qui est prévu d'elles
* La compagnie n'est plus attachée à un employé "indispensable"
* Réduit au minimum la dislocation et la perte de temps et d'énergie dus au chiffre d'affaires de personnel
* Les nouveaux employés d'aides rapidement apprennent et réalisent un statut productif
* Réduit le temps de gestion passé dans la formation
* Facilite la croissance de vos affaires
* Peut libérer le détaillant d'une participation détaillée dans tous les détails des opérations quotidiennes
* Normalise la manière identique charge sont exécutés par différents employés, efficacité croissante de ce fait et des erreurs de réduction
Le manuel de procédé doit être le puis détaillé possible ainsi il peut être employé comme manuel de formation pour de nouveaux employés aussi bien qu'un manuel de ressource pour les employés existants. Un ensemble de procédures standard devrait être développé pour chaque activité dans le magasin des changements pour stocker l'entretien. Tous ces secteurs d'activité peuvent contribuer à ou amoindrir votre magasin, directement ou indirectement. Quelques activités ont besoin d'instructions étape-par-étape. Les exemples de ces derniers seraient des activités impliquant le disque gardant et vendraient la manipulation. D'autres activités par leur nature auront besoin seulement d'orientations dans lesquelles pour fonctionner. Un de ces secteurs pourrait être ménage, avec des directives pour le soin de tapis, l'éclairage, le lavage de fenêtre et l'extermination de parasite.
Comme exemple du niveau du détail requis pour le département de Receiving/Checking/Marking que nous avons énuméré au-dessous d'une partie de la table des matières d'un manuel de procédé nous avons aidé un client à se développer :
I. Ordres d'achat
A. Discussion Générale
B. Entretien D'Ordre d'achat
C. Utilisation de l'ordre d'achat dans la réception
D. Classer partiellement complet, accompli et décommandé
Ordres d'achat
II. Réception
A. Procédures Générales
B. Documents et instructions de source pour l'accomplissement
C. Réception Des Marchandises
D. Vérification et repérage
E. Les Responsabilités Du Surveillant
III. Expéditions Refusées
A. Discussion Générale
B. Documents et instructions de source pour l'accomplissement
C. Vérification et refuser la livraison de tard
Marchandises
D. Période de rétention pour l'annulation d'ordre d'achat et
Changez Les Rapports
IV. Retourner-À-Fournisseur et réclamations
A. Discussion Générale
B. Documents et instructions de source pour l'accomplissement
C. Traitant une charge en arrière
D. Marchandises de retour d'expédition au fournisseur
E. Les Responsabilités Du Surveillant
Le manuel de procédé devrait être développé autour des divisions logiques de vos affaires, telles que recevoir et marquer, bureau, magasin et acheter. Alors chaque division sera encore divisée en responsabilités spécifiques du travail.
La section sur recevoir et marquer devrait détailler les routines standard des marchandises pour manipuler des ordres d'achat, les recevoir, vérifier et les marquer et renvoyer des marchandises aux fournisseurs.
La section de procédures de bureau devrait expliquer les routines pour de tels secteurs comme audit de ventes, comptes à payer, comptes à recevoir, vérification de l'inventaire, livre de paie et saisie de données.
La section de magasin expliquerait les formes et les procédures utilisées en manipulant les différents types de ventes telles que l'argent comptant, le mise de côté, les certificat-primes ou la charge. Elle devrait également détailler comment manipuler des retours des marchandises, factures à payer, les transferts d'interstore, la réception de nouvelles marchandises sur le plancher de ventes, changements des prix, comment prendre un compte d'inventaire physique, et des procédures d's'ouvrir et de fermeture.
La section d'acheteurs couvrirait les articles dont l'acheteur est responsable, à savoir des ordres d'achat et des changements des prix.
Le manuel prévu et maintenu d'un puits de procédé facilitera considérablement la croissance de vos affaires. C'est votre base sur laquelle pour construire. Les nouveaux magasins peuvent adopter les procédures éprouvées et prouvées employées par le magasin original et commencer à fonctionner sans à-coup et efficacement dès le début.
EN CONCLUSION, il est de la responsabilité du détaillant de fournir des employés les outils qu'ils doivent faire leur travail d'une façon efficace et productive ; un manuel de politique les faisant savoir qu'à ce que la compagnie compte d'eux et à ce qu'elles peuvent attendre de la compagnie et d'un manuel de procédé leur donnant des instructions sur la façon dont effectuez leur travail correctement.
Une fois que le manuel de politique et le manuel de procédé ont été écrits et sont en place, ils libéreront vers le haut le temps d'owner/manager's ainsi ils mettent en boîte plus efficacement l'utilisation leur heure d'aider la compagnie à devenir plus profitable.
La plupart des détaillants ou leur personnel, n'étant pas des auteurs ou aussi attentifs aux détails selon les besoins, ou même manquant du temps, le trouveront utile ou nécessaire d'obtenir l'aide professionnelle d'un conseiller bien informée au sujet des pratiques en matière d'industrie du commerce au détail. Ce serait un investissement sage, être retourné plusieurs fois.
Cet article a été écrit par Linda Charretier, président des conseillers au détail de gestion, une société de consultation au détail dont la mission est d'aider les détaillants indépendants à survivre et prospérer. Linda peut être atteint à 1-877-206-1299 ou à l.carter@the-retail-advisor.com. Notre site Web est http://www.the-retail-advisor.com
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Source D'Article: Messaggiamo.Com
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