10 bouts d'organisation d'email
Qui n'a pas des issues avec organiser leur inbox ! ? Je reçois de près de l'email 600 chaque jour dû à la variété d'activités et contacts que j'ai en ligne. Certains je suis vraiment intéressé par leur contenu - plus je ne suis pas.
Une grande partie de maintenir votre inbox et votre email organisés est discipline. Ouais, bon ole façonné la discipline ! Vous devez faire une pratique cohérente de vérifier votre email et d'accomplir plusieurs tâches d'être en avant du plus grand trafic du peu et des bytes trouvant leur chemin à votre inbox.
Que sommes-nous à faire ? Obtenons organisés !
1. Mettez votre bouton de SUPPRESSION pour travailler ! Si vous n'identifiez pas l'expéditeur, regardez le SUJET : champ. Y a-t-il les caractères drôles, baragouin alphanumérique ou juste ne semble-t-il pas raisonnable ? Suppression ! Ne tombez pas pour le SUJET rusé : les champs qui indiquent que tout nombre d'attraction commente seulement quelqu'un vous savent diraient : « Vous avez laissé votre parapluie… », « ils ont dit qu'il est libre ! », « hé comment est il allant ? », « vous avez bloqué mon IM », « la réunion est remise à plus tard », ou celle presque chacun veut s'ouvrir « au sujet de votre remboursement d'impôt fiscal ».
Aucune de ces derniers n'est des amis ou des gens que vous connaissez ou même des compagnies vous faites des affaires avec. Elle est des inondateurs - la plus mauvaise sorte trop - celle qui sous-estiment votre intelligence par la pensée ces email sera quelque chose que vous prendriez au sérieux. Si vous ne connaissez pas l'expéditeur et le SUJET : les regards de champ au loin, les envoient sur leur chemin au détritus !
2. Une fois que vous passez par tout votre nouvel email et suivez l'étape #1 ci-dessus, vous êtes maintenant prêt à déterminer quoi faire avec les email qui sont laissés. Avez-vous plusieurs l'email de la même partie ? Avez-vous l'email des gens qui email vous tout à fait régulièrement ? Avez-vous un certain email qui est des affaires personnelles et d'autres qui sont plus sérieux et donc, devez-vous probablement garder une copie en main ?
C'est où les filtres entrent. Les filtres sont vos amis ! Les filtres, ou les règles car ils s'appellent dans les perspectives, sont ce qui te permettent d'organiser votre email sur le téléchargement. Oui, car vous téléchargez votre email il peut entrer dans l'installation de dossiers d'email pour des matières ou des contacts spécifiques !
Vous pouvez avoir un filtre de « maman » qui envoie tout l'email du cher vieux juste de maman dans votre dossier de maman. Installez les filtres pour avoir l'email de certains de vos emplacements de passe-temps, entrez directement dans leur propre dossier. Votre meilleur ami peut avoir son propre dossier. Un autre exemple est de faire finir l'information de vos institutions financiers automatiquement vers le haut dans un dossier spécifiquement divisé en d'autres dossiers - annuité, Cd, actions, liens. Le ciel est la limite !
Un avantage latéral des filtres est que si vous organisez votre email pour entrer dans leurs propres dossiers sur le téléchargement - votre inbox a moins d'email que vous avez demandé ou attendiez laissant seulement l'email incertain pour que vous passiez en revue. Des filtres doivent seulement être installés une fois et ils sont en place jusqu'à ce que vous les supprimez. Obtenez vos filtres installent étroitement et vous pouvez littéralement trouver que seulement l'email des inondateurs sont laissés dans votre inbox.
Une chose est claire au sujet d'être en ligne et d'envoyer - elle vous incombe devenir familiarisé et compétent avec vos outils. Logiciel d'email étant probablement le plus important. Examinez le secteur d'AIDE ou le site Web de votre logiciel d'email pour assurer d'autres conseils sur des filtres ou des règles. C'est puits de bâtiment de lecture et de compétence en valeur le moment où vous vous rendez compte comment facilement vous pouvez commander l'organisation de votre email avançant.
3. Une autre utilisation pour vos filtres ? Comme si les filtres ne ressemblent pas déjà à de la meilleure chose depuis le pain coupé en tranches, vous pouvez les employer pour envoyer certain juste d'email au détritus déviant votre inbox tout ensemble ! Vous savez, les email pour certains produits masculins de perfectionnement et les emplacements adultes - droits au détritus. Des filtres et les règles peuvent être employés pour envoyer non seulement un email à un certain dossier en vertu de l'email address, compagnie ou le nom de la personne, ils peuvent être configurés trouver certain adulte ou limites blessantes une fois énuméré dans le SUJET : ou le CORPS d'un message électronique à vous peut les envoyer droits au détritus sur le téléchargement - a obtenu de l'aimer !
4. De nouveau à votre inbox… Nous avons maintenant des filtres en place qui organisent votre email sur le téléchargement ainsi tout l'email que vous avez demandé et ou prévoyez, est dans leurs dossiers appropriés pour que vous lisiez à votre convenance. Maintenant votre inbox devrait seulement avoir l'email orphelin avec nulle part à aller. Après avoir suivi les suggestions dans #1 ci-dessus, commencez à passer en revue votre email.
Si vous courez dans un email qui est d'une nouvelle liste d'adresses vous avez souscrit à et prévoyez sur obtenir l'email régulier de, arrêtez bien là et faites un dossier et filtrez pour adapter ces au futur email. Installez un filtre pour rechercher quelque chose spécifique à cet email (habituellement email address fonctionne bien) et faire avancer, sur le téléchargement, ces email entrera bien dans leur propre dossier. Faites ceci pour n'importe quelle matière d'email ou contactez-vous plan pour recevoir l'email de de façon régulière.
5. Lisez et supprimez. Lisez votre email comme le temps laisse et puis supprimez n'importe quel email qui n'a pas content intéressant garder pour la future référence. Puis, videz votre journal de détritus. Les charges des dossiers d'email emploient une tonne de vos ressources du système. Ne gardant pas des copies d'email vous vraiment n'aurez jamais besoin à l'avenir des aides enlevez l'image de fond et vidangez sur des ressources du système.
6. En lisant votre email vous pouvez donner la priorité à quand vous voulez les adresser. Beaucoup de programmes d'email te permettent de marquer l'email par couleur en regardant un dossier particulier. Par exemple vous pourriez avoir des étiquettes qui t'indiquent d'un coup d'oeil que vous avez donné la priorité à vos tâches. Dites, rouge pour pressant, bleu pour plus tard, jaune pour peut-être. En s'ouvrant que la boîte spécifique d'email vous savent, d'un coup d'oeil, au au lequel l'email vous ont placé pour s'adresser tout de suite et au lequel vous pouvez arriver pendant que le temps laisse.
7. Videz votre journal de détritus mais avant de vider votre détritus, vous en voulez être sûr de prendre un rapide regarder-voyez juste dans le cas de vos filtres par distraction sélectionnés vers le haut à quelques conditions qui ont été incluses dans l'email que vous probablement n'avez pas voulu trash. Ceci se produit toute l'heure ! Un simple rapide avant de supprimer votre détritus s'assurera que l'email légitime que vous voulez voir n'est pas perdu dans le battage.
8. Créez un dossier appelé Follow-Up, intéressant ou pour faire. C'est où vous classerez une partie de l'email de votre inbox qui a fait une pointe votre intérêt que vous voudriez passer en revue en plus détail mais juste n'avez pas le temps. Puis, quand les laisux de temps vous peuvent aller à ce dossier et vérifier dans les email intéressant la conservation. Une fois que vous les passez en revue, bien que, envoyiez-les à un autre dossier pour les garde ou envoie au détritus.
9. Pour éviter le support d'email, soyez sûr que votre inbox est dégagé chaque jour. Déplacez l'email au détritus, un dossier spécifique ou votre « pour faire » le dossier, et puis pour vider le détritus. Si l'email est plus ancien que 90 jours dans le votre « pour faire » le dossier - envoyez-les au détritus comme très probablement information ou l'offre n'est plus courant. En faisant tellement chaque jour, vous maintenez votre espace libre d'inbox et votre email beaucoup plus organisés.
10. Que diriez-vous de tous ces dossiers ? Ayez autant de dossiers comme vous devez être organisé et appelez-les celui qui fonctionne intuitivement pour vous avec un regard. Ce système est différent et unique à chaque utilisateur - assurez-vous vous des limites d'utilisation et un système qui fonctionne pour vous.
Les 10 bouts ci-dessus quand le journal pratiqué fera le monde de la différence en maintenant votre inbox organisé et encombrera librement. Juste un peu de discipline est tout qu'il prend pour être sur la route à moins de traiter dépensé par temps l'email qui vous libère fait jusqu'à d'autres choses importantes… comme la réponse à l'email.
Au sujet de l'auteur :
Judith Kallos est une technologie bien fondée et de bonne humeur Muse qui a joué @ http://www.TheIStudio.com pendant plus d'une décennie. Vérifiez son emplacement populaire d'étiquette d'email @ : http://www.NetManners.com
Source D'Article: Messaggiamo.Com
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