Wie Man Leistungsfähigere Reports Schreibt
Es gibt einen Schlüsselunterschied zwischen Reports und den meisten anderen Formen des Geschäft Schreibens, und wir erhalten einen Tip von dem im Wort, "berichten Sie." Während mit vielen anderen Formen der schriftlichen comms Sie ein wenig kreatives sein und Ihre eigene Schräge auf Ihre Wörter setzen können, in einem Report dürfen Sie nicht. Nicht in der Theorie, sowieso.
In einem Report sollen Sie berichten - nicht zu verschönern, sticken Sie, beeinflussen Sie, usw.. Gerade die Tatsachen und nichts aber die Tatsachen.
Dieses nicht bedeutet jedoch, daß Reports stumpf und Bohren sein müssen. Es bedeutet jedoch, daß Sie nicht den Inhalt interessanter bilden können, als es ist wirklich. Unmöglich? Nr., es gerechtes Nehmen irgendeine gute Organisation und freies Schreiben.
Bevor wir irgendwie weiter gehen, gibt es zahlreiche Bücher und Ausbildungskurse auf dem Markt, die Ihnen die Formalitäten und die Praktischen des Verfassens von Berichten beibringen. Einige sind länger-winded als andere. Die meisten ihnen sind gut.
Hier in diesem Artikel kann ich nicht tun, was andere Verfasser in einem Buch tun, also, wenn Sie Reports viel schreiben müssen, empfehle ich, daß Sie ein oder zwei der populärsten Bücher kaufen und sie studieren. Was ich hier dann tue, soll die Punkte hervorheben, die ich bin am wichtigsten, Ihnen zu helfen Ihre, Reports lesbarer zu bilden denke, und die Informationen in ihnen kommen über vividly.
Wenn Sie in einer größeren Organisation arbeiten, gibt es vermutlich eingestellte Formate für Reports, mindestens für die interne Vielzahl. Ob Sie sie mögen oder, nicht Sie werden normalerweise verbunden, an ihnen zu haften. Jedoch die Weise, die Sie heraus rollen und Ihren Inhalt sind noch bis zu Ihnen schreiben.
So sind was die Schlüsselpunkte, zum an zu fokussieren?
1. Schreiben Sie für Ihren Leser
Erlauben Sie sich nicht, in "businessese" Fachsprache zu fallen und, egal wie viel Sie oder die Leute glauben kann, es auszudrücken ist angebrachter. Es ist nicht. Verwenden Sie Sprache und Ton der Stimme, dem Ihre Schlüsselleser mit bequem fühlen. Wenn Sie nicht wissen, was sie mit bequem fühlen, finden Sie heraus. Sie ist wert das Nehmen der Mühe, weil sie den Report viel erfreulicher läßt, damit sie lesen - eine gute Reflexion auf Ihnen wohl.
Wenn Ihr Report durch eine breite Vielzahl der unterschiedlichen Publikum gelesen werden soll, richten Sie Ihre Sprache auf die wichtigsten Gruppen. Stellen Sie sicher, daß für der weniger Thema-gebildeten Leser gesorgt sind, indem man diskrete Erklärungen der technischen Bezeichnungen oder möglicherweise ein kurzes Glossar von Bezeichnungen als Anhang innerhalb des Reports verwendet.
2. Organisieren Sie Ihre Informationen vernünftig
Beginnen Sie, indem Sie aus einer Liste der Überschriften sich schreiben, die am Anfang beginnen und die Zusammenfassungen Ihrer Informationen beenden. Wenn Sie eine Menge Hintergrundinformationen einschließen müssen, bevor Sie in das "Fleisch" der Informationen erhalten, unterteilen Sie sie weg offenbar mit Überschriften, die sagen, daß es Hintergrund ist ("Forschung Projekt-Zielsetzungen," "die Forschung Methoden verwendet, um Informationen zu sortieren," "das Personal gewesen mit Fragebogen," usw..) so können die, die es allen bereits kennen, zum wichtigen Material gerade überspringen.
Stellen Ihre Überschriften, "die Geschichte" also jemand zu erklären, die durch jene alleinwille flüchtig blickt, erhalten die grundlegenden Anzeigen sicher. (Sie finden, daß beschäftigte Hauptleiter Ihnen für das Tun dies, besonders wenn sie 16 anderen haben, ähnliche Reports, um einen gedrängten Pendlerzug auf der Weise in eine Sitzung innen zu lesen, alle zu besprechen. danken) Füllen Sie dann die Details unter jeder Überschrift so kurz aus, wie Sie können.
3. Benutzen Sie eine "Executivzusammenfassung", um sie in einer Nußschale zu erklären
Abhängig von der Natur Ihres Reports können Sie erwartet werden, eine Executivzusammenfassung oder mindestens eine Einleitung einzuschließen, die die Schlüsselpunkte Ihrer Informationen gefangennimmt. Die Zielsetzung von diesem ist, dem Leser die Schlüsselausgaben schnellstmöglich zu geben. Schreiben Sie dieses, nachdem Sie den Körper des Reports getan haben, nicht vorher. Benutzen Sie Ihre Liste der Überschriften als Führer.
Halten Sie ausschließlich zu den Tatsachen - dieses ist ruhiges Teil des Reports, nicht Ihre Deutung von ihm. Streifen Sie jeden Satz unten ab, um Knochen mit minimalen Adjektiven und Adverbien zu entblössen. Verwenden Sie kurze Wörter und Sätze. Nicht einfach gelangen Sie an den Punkt - beginnen Sie mit ihm und haften Sie an ihm.
4. Wenn Ihre Deutung verlangt wird, halten Sie sie unterschiedlich
Wenn der Teil Ihres Zurückversetzens den Report und/oder seine Zusammenfassungen kommentieren soll, halten Sie dieses getrennt von dem Hauptkörper der Informationen. (blockiert weg in einem Kasten oder unter einer offenbar getrennten Überschrift tut.)
Natürlich, da Sie professionell sind, sind Sie so objektiv, wie möglich. Aber, wenn Sie stark Einweg- oder anders glauben, stellen Sie sicher, daß Ihr Argument so angemessen gesetzt ist, wie möglich, ohne für Seiten und Seiten weiterzugehen. Erinnern Sie sich, Schriftsatz ist schön, obgleich kurz zu schreiben ist härter, (und alle wichtigen Punkte einschließen) als es soll Wörter im Überfluß produzieren.
5. Erhalten Sie nicht mit Abbildungen weggeschaffen
Diagramme und Diagramme sind groß, wichtige Ausgaben zu veranschaulichen und wie der Mann gesagt, "eine AbbildungIST tausend Wörter." wert Stellen Sie jedoch sicher, daß die, die Sie verwenden, von einem Niveau der Kompliziertheit sind, das durch das wenige Thema-gebildete Ihrer Leser verstanden wird. Es gibt nichts, das irritierender als ein Diagramm ist, das Nehmen Sie 20 Minuten zum zu dechiffrieren. Es ist nicht soviel ein Fall, daß Leser zu dumm sind, ein kompliziertes Diagramm zu verstehen, da es ist, daß sie nicht zu viel Zeit verbringen möchten, die heraus es bearbeitet. Das easier/quicker lassen Sie es, damit Leser Ihre Informationen, das erfolgreichere Ihr Report verstehen und anpassen.
Versuchen Sie, auch, Diagramme und Diagramme neben dem Text physikalisch zu halten, der über die gleiche Sache spricht. Es gibt nichts, das für den Leser irritierender ist, wenn sie von Frontseite, zu Rückseite eines Dokumentes leicht zu schlagen halten müssen. (wenn im Zweifel, denken Sie an jemand, das Ihren Report auf dem gedrängter Pendlerzug. liest)
6. Schneiden Sie die Unordnung
Noch auf diesem Thema, zu viele verschiedene Elemente, in Ihrem Report einzuschließen zu vermeiden Versuch, egal wie lang und beteiligt er ist. Wenn Sie Anhänge und verschiedene Spitzen des Hintergrundmaterials, der Forschung Statistiken, des etc. einschließen müssen, stellen Sie sicher, daß sie ordentlich an der Rückseite Ihres Dokumentes beschriftet und enthalten werden.
Wie ich früh vorschlug, bitten Sie nicht Leser, hin und her zu überspringen und sie mit den Sternchen und anderen Hinweis verweisen, die Symbole verweisen. Wenn Sie einen medizinischen Report oder ein Papier dann schreiben, werden Sie verbunden, diese mit einzuschließen, wenn man Hinweise von anderen Papieren, aber veranschlägt, bitte sogar diese zu einem Minimum halten. Sie sehr lenken ab und können Konzentration Ihres Lesers brechen.
7. Nehmen Sie etwas Mühe, um es Blick nett zu bilden
Ich weiß, daß Sie nicht ein Buch durch seine Abdeckung beurteilen sollten, aber Leute. Wie es oder nicht. Nach Ansicht des BRITISCHEN Bildberaters Tessa S, wenn Sie in eine Sitzung gehen, wird 55% Ihres ersten Eindruckes von jemand ausschließlich in der Weise reflektiert, die Sie gekleidet werden. Dokumente fallen in die gleiche Bohrung. So, wie Ihre Dokumentblicke ein langer Weg zum Verursachen des rechten Eindruckes Ihrer Arbeit geht und von Ihnen.
Offensichtlich, wenn ein Report außerhalb Ihrer Organisation und besonders zu den Klienten oder zu den Kunden gehen soll, geben Sie acht, daß sie werden poliert und eingebrannt offenbar mit Ihrer Unternehmensidentitä5 und alles das sicherstellen. Jedoch wie Blicke eines interne Reports auch wichtig ist obgleich Ihr Kopf der Finanzierung Apoplexie haben konnte, wenn Sie sie in der kostspieligen glatten Karte binden. Seien Sie mit der internen Vielzahl vernünftig -, die ordentlich ist, understated, müssen gepflegte Blicke nicht viel kosten, aber sie "sagen" viel über den Wert Ihres Reports (und Sie.)
8. Eine Minute auf Minuten
Ich denke, ein schrecklicher Job daß Minute-nehmend ist, nachdem ergetan so für 6 Jahre während auf einem fundraising Ausschuß der Nächstenliebe ergetan hatte. Und an der Handschrift (dank Dekaden der Computer und der Schreibmaschinen) nie Sinnesstenographie unbrauchbar seiend (wurde aus Sekretärsschule nach 3 Wochen heraus geworfen), kämpfte ich für Monate zum Gekritzel alles unten zu prédiesseits späterem, bis ich feststellte, daß mein Gehirn ein weit leistungsfähigerer Filter der Informationen war.
Am Ende jedes Tagesordnungspunkts, stellte mich ich die klassischen Reporterfragen von ", wer, was, wo, wenn, warum, wie und wieviel." Alles, das ich tun mußte, sollte einige Wörter niederschreiben und als ich zu meinem trusty PC Haupt erhielt, könnte ich erweitern die in realistische Zusammenfassungen von, was weiterging. So viel des Dialogs in den Sitzungen ist entweder nicht notwendig, sich wiederholend, oder beide, benutzen einfach Ihr Gehirn wie ein Filter. Das ist, was es ausgebildet wird, um für Sie in Ihrem Alltagsleben zu tun, also funktioniert es für Sitzungen auch.
Ein Wort der Warnung zwar; warten Sie auch nicht lange vorher Ihre Arbeit herauf Ihre Minuten. Ein anderer Trick, den das Gehirn, soll nach einigen Stunden oder einem Tag oder so höchstens vergessen...
Kanadisch-getragene Suzan Str. Maur ist ein internationaler Geschäft Verfasser und ein Autor, die im Vereinigten Königreich gegründet werden. Zusätzlich zu ihrer Beratungarbeit für Klienten in Europa, in den USA, in Kanada und in Australien, trägt sie Artikel zu mehr als 150 Geschäft Web site und Publikationen weltweit bei und hat elf erschienene Bücher geschrieben. Ihre neuesten eBooks, "die MAMBA Weise, Ihren Wort-Verkauf zu bilden" und "als pdf Downloads von BookShaker.com veröffentlicht" und vorhanden sich zu erhalten.
Um zu ihrem freien Geschäft Schreiben Spitzen eZine zweiwöchentlich zu unterzeichnen, klicken TIPZ von SUZE, hier.
(c) Suzan Str. Maur 2003 - 2005
Artikel Quelle: Messaggiamo.Com
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