Hoe te om krachtigere rapporten te schrijven
Er is één zeer belangrijk verschil tussen rapporten en de meeste andere vormen van het bedrijfs schrijven, en wij krijgen een wenk van dat in het woord, "rapport." Terwijl met veel andere vormen van geschreven comms u een weinig creatief kunt zijn en uw eigen helling op uw woorden zetten, in een rapport moet u niet. Niet in theorie, in elk geval.
In een rapport, bent u verondersteld rapporteren - niet opsmukken, borduren, beïnvloeden, enz. De enkel feiten en niets dan de feiten.
Dit, echter, betekent niet dat de rapporten saai en boring moeten zijn. Het, echter, betekent dat u de inhoud niet kunt interessanter maken dan het werkelijk is. Onmogelijk? Nr, het neemt enkel wat goede organisatie en het duidelijke schrijven.
Alvorens wij verder gaan, zijn er talrijke boeken en trainingscursussen op de markt die u de formaliteiten en de praktische aspecten van het schrijven van rapporten onderwijzen. Wat zijn long-winded dan anderen. De meesten van hen zijn goed.
Hier in dit artikel kan ik doen niet wat andere schrijvers in een boek doen, zodat als u rapporten moet een schrijven, adviseer ik dat u één of twee van de populairste boeken koopt en hen bestudeert. Wat ik hier dan doe, moet benadrukken de punten die ik het belangrijkst zijn om u te helpen uw verslag leesbaarder uitbrengen heb gedacht, en de informatie in hen over levendiger komt.
Als u in een grotere organisatie werkt, er waarschijnlijk geplaatst worden de formaten zal voor rapporten, op zijn minst voor de interne verscheidenheid. Of u van hen houdt of niet bent u normaal verplicht om aan hen te plakken. Nochtans de manier die u en hebt ontwikkeld geschreven uw inhoud is nog tot u.
Zo wat zijn de belangrijkste punten om zich op te concentreren?
1. Schrijf voor uw lezer
Me sta niet toe om in "businessese" jargon en bewoording te vallen geen kwestie hoeveel u of andere mensen kunt vinden het meer aangewezen is. Het is niet. De taal van het gebruik en toon van stem dat uw zeer belangrijke lezers met comfortabel zullen voelen. Als u weet wat niet zij met comfortabel voelen, kom te weten. Het is goed de moeite waard het nemen van het probleem, omdat het verslag veel voor te lezen hen plezieriger zal uitbrengen - een goede bezinning over u.
Als uw rapport door een grote verscheidenheid van verschillend publiek moet worden gelezen, concentreer uw taal op de belangrijkste groepen. Zorg ervoor dat minder onderwerp-geletterde lezers door discrete verklaringen van technische termijnen of misschien een korte verklarende woordenlijst van termijnen als bijlage binnen het rapport te gebruiken worden verzorgd.
2. Organiseer zinnig uw informatie
Begin door een lijst van rubrieken uit te schrijven die bij het begin beginnen en met de conclusies van uw informatie eindigen. Als u heel wat achtergrondinformatie moet omvatten alvorens u in het "vlees" van de informatie krijgt, segmenteer het weg duidelijk met rubrieken die zeggen dat het achtergrond ("de Doelstellingen van het Project is van het Onderzoek," de "Methodes van het Onderzoek die worden gebruikt om Informatie bij elkaar te brengen," "Personeel Betrokken bij Vragenlijst," enz.) zo zij die het allen reeds kennen kunnen rechtstreeks aan het belangrijke materiaal overslaan.
Zorg ervoor uw rubrieken "het verhaal" vertellen zodat zal iemand dat door die alleen kijkt de basisberichten krijgen. (U zult vinden dat de bezige stafmedewerkers u voor het doen van dit zullen danken, vooral wanneer zij 16 andere hebben, gelijkaardige rapporten in een overvolle forenzentrein op de manier in een vergadering te lezen om elk van te bespreken hen.) Dan vul zo beknopt de details onder elke rubriek in aangezien u kunt.
3. Gebruik een "samenvatting" om het in een notedop te vertellen
Afhankelijk van de aard van uw rapport kunt u worden verwacht om een samenvatting, of minstens een inleiding te omvatten die de belangrijkste punten van uw informatie vangt. De doelstelling van dit is de lezer de hoofdthema's zo vlug mogelijk te geven. Schrijf dit nadat u het lichaam van het rapport, niet voordien hebt gedaan. Gebruik uw lijst van rubrieken als gids.
Houd me strikt aan de feiten - dit is nog een deel van het rapport, niet uw interpretatie van het. Strook elke zin neer aan naakte beenderen met minimale bijvoeglijke naamwoorden en bijwoorden. De de korte woorden en zinnen van het gebruik. Worden niet alleen aan het punt - begin met het en stok aan het.
4. Als uw interpretatie wordt gevraagd, houd het afzonderlijk
Als het deel van uw opdracht op het rapport en/of zijn conclusies moet commentaar geven, houd dit van het belangrijkste lichaam van informatie afzonderlijk. (Geblokkeerd in een doos of onder een duidelijk gescheiden rubriek. zal doen)
Natuurlijk aangezien u professioneel bent zult u zo objectief mogelijk zijn. Maar als u sterk één manier of een andere voelt, zorg ervoor dat uw argument zo redelijk mogelijk zonder het gaan voor pagina's en pagina's wordt gezet. Herinner me, is het memorandum mooi, hoewel het moeilijker is kort (en alle belangrijke punten omvatten) te schrijven dan het is woorden in overvloed te veroorzaken.
5. Niet word meegesleept met illustraties
De grafieken en de grafieken zijn groot om belangrijke kwesties te illustreren en als de bovengenoemde man, een "beeld is duizend woorden waard." Zorg nochtans ervoor dat die u gebruikt van een niveau van ingewikkeldheid zijn dat zich door minste onderwerp-geletterd van uw lezers zal begrijpen. Daar niets die dan een grafiek irriteert die u 20 minuten om neemt te ontcijferen. Het is zo veel geen geval dat de lezers te stom zijn om een complexe grafiek te begrijpen, aangezien het is dat zij niet teveel tijd willen doorbrengen uitwerkend het. Gemakkelijker/u maakt het sneller voor lezers om uw informatie, meer succesvol te begrijpen en te assimileren uw rapport.
Probeer, ook, om grafieken en grafieken fysisch naast de tekst te houden die over het zelfde ding spreekt. Daar niets die voor de lezer irriteert als zij moeten houden wegknippend van voorzijde aan rug van een document. (Wanneer in twijfel, denk aan iemand dat uw rapport over die overvolle forenzentrein leest.)
6. Snijd de rommel
Nog op dat onderwerp, probeer vermijden omvattend teveel diverse elementen in uw rapport, geen kwestie hoe lang en geïmpliceerd het is. Als u bijlagen moet omvatten en diverse beetjes achtergrondmateriaal, onderzoekstatistieken, enz., zorg ervoor zij keurig worden geëtiketteerd en bij de rug van uw document geëtiketteerd.
Zoals ik vroeger voorstelde, vraag geen lezers om afwisselend over te slaan, leidend hen met asterisken en andere verwijzing leidend symbolen. Als u een medisch rapport of een document schrijft dan u verplicht bent om deze te omvatten wanneer het citeren van verwijzingen van andere documenten, maar te beperken gelieve zelfs deze tot een minimum. Zij zijn zeer afleidend en kunnen de concentratie van uw lezer breken.
7. Neem wat probleem om tot het aardige blik te maken
Ik weet u geen boek door zijn dekking zou moeten beoordelen, maar de mensen. Als het of niet. Volgens de Britse adviseur Tessa S van het Beeld, wanneer u in een vergadering loopt, wordt 55% van uw eerste indruk van iemand uitsluitend weerspiegeld op de manier u gekleed bent. De documenten vallen in het zelfde gat. Zo hoe uw document gaat een lange manier naar het creëren van de juiste indruk van uw werk, en van u eruit ziet.
Duidelijk als een rapport moet buiten uw organisatie en in het bijzonder naar cliënten of klanten gaan, zult u zorgvuldig om zijn te verzekeren het opgepoetst en duidelijk gemerkt met uw collectieve identiteit en al dat is. Nochtans, hoe een de interne rapportblikken, ook belangrijk is, hoewel uw Hoofd van Financiën apoplexie zou kunnen hebben als u het in dure glanzende kaart bindt. Zinnig ben met de interne verscheidenheid - de keurige, afgezwakte, verzorgde blikken moeten niet kosten veel maar zij "zeggen" een partij over de waarde van uw rapport (en u.)
8. Een minuut op notulen
Ik denk miniem-neemt een afschuwelijke baan is, dit hebben gedaand 6 jaar terwijl op een commissie van de liefdadigheidsliefdadigheidsinstelling. En zijnd nutteloos bij handschrift (dankzij decennia van computers en schrijfmachines) let nooit op stenografie (werd geworpen uit secretariaatsschool na 3 weken) ik worstelde voor maanden om alles aan de GOS neer te krabbelen©prÃ?Æ'Ã"Â later, tot ik realiseerde dat mijn hersenen een veel efficiëntere filter van informatie waren.
Aan het eind van elk agendapunt, stelde ik me de klassieke verslaggeverskwesties van "wie, wat, waar, wanneer, waarom, hoe en hoeveel." Alle moest ik doen was noteer een paar woorden en toen ik huis aan mijn betrouwbare PC kreeg, kon ik die in realistische samenvattingen uitbreiden van wat gebeurde. Zo veel van de dialoog in vergaderingen is of onnodig, herhaald, of allebei, eenvoudig gebruik uw hersenen zoals een filter. Dat wat het wordt opgeleid om voor u in uw leven van dag tot dag te doen, zo het ook voor vergaderingen werkt.
Één woord van waarschuwing niettemin; wacht niet te lang vóór uw werk omhoog uw notulen. Een andere truc de hersenen doen is na een paar uren of een dag te vergeten of zo hoogstens de meesten...
Canadees-geboren Suzan St Maur is een internationale bedrijfsschrijver en een auteur die in het Verenigd Koninkrijk wordt gebaseerd. Naast haar advieswerk voor cliënten in Europa, de V.S., Canada en Australië, draagt zij artikelen tot meer dan 150 bedrijfswebsites en publicaties bij wereldwijd, en elf gepubliceerde boeken geschreven. Haar recentste eBooks, de "Manier MAMBA om Uw Woorden te maken verkopen" en "Gepubliceerd" krijgen en beschikbaar als downloads PDF bij BookShaker.com.
Om aan haar vrije tweewekelijkse bedrijfs het schrijven uiteindeneZine in te tekenen, hier klikt TIPZ van SUZE .
(c) Suzan St Maur 2003 - 2005
Artikel Bron: Messaggiamo.Com
Related:
» Credit Secrets Bible» Cash Making Power Sites
» Home Cash Course
» Automated Cash Formula
Webmaster krijgen html code
Voeg dit artikel aan uw website!
Webmaster verzenden van artikelen
Geen registratie vereist! Vul het formulier in en uw artikel is in de Messaggiamo.Com Directory!
