怎麼寫更加強有力的報告
有一個關鍵區別在報告和多數企業文字之間的其它形式, 並且我們得到那的提示在詞, "報告。" 但是以許多書面comms 的其它形式您能是一少許創造性的和投入您自己的偏鋒在您的詞, 在報告您不能。不是在理論上, 無論如何。
在報告, 您應該報告- 不裝飾, 繡, 影響, 等。事實和□什麼但事實。
這, 然而, 不意味, 報告需要是愚鈍和乏味。它, 然而, 意味, 您比它真正地無法使內容有趣。不可能? 不, 它採取一些好組織和清楚的文字。
在我們任何進一步去之前, 有許多書和教您報表編寫的形式和實際性的培訓班在市場上。一些比其他人long-winded 。大多數是好的。
這裡在這篇文章裡我無法做什麼其它作家做在書, 因此如果您需要寫報告很多, 我推薦您買一兩最普遍的書和學習他們。什麼我然後做□這裡, 將突出我認為最重要幫助您寫您的報告更加可讀的點, 並且資訊在他們更加生動地遇到。
如果您服務在一個更大的組織, 有大概將是被設置的格式為報告, 至少為內部品種。不管您喜歡他們或不是您通常被迫使黏附對他們。但是您展開和寫您的內容仍然是由您決定的方式。
如此什麼是關鍵注重?
1 。寫為您的讀者
不要允許自己分成"businessese" 專科術語並且表現無論您或人民也許感覺它是更加適當的。它不是。使用您的關鍵讀者將感到舒適的語言和口氣。如果您不知道什麼他們感到舒適與, 發現。它是好的值得採取麻煩, 因為它將寫報告令人愉快使他們讀- 好反射在您。
如果您的報告將由各種各樣不同的觀眾讀, 集中您的語言於最重要的小組。保證, 較不題目有文化修養的讀者由使用顧及技術術語的謹慎解釋或或許短的術語彙編作為一個附錄在報告之內。
2 。易察覺地組織您的資訊
開始由寫在開始在開始和完成以您的資訊結論標題的名單之外。如果您必須包括很多背景知識在您進入"肉" 資訊之前, 清楚地區分它以認為的標題這是背景("研究計劃宗旨," "研究使用的方法校對資訊," "人員介入查詢表," 等。) 如此那些已經知道它全部能跳直接對重要材料。
確定您的標題"告訴故事" 因此某人掃視通過那些單獨意志收到基本的消息。(您發現繁忙的董事將感謝您做這, 特別是當他們有16 其他, 相似的報告讀一列擁擠市郊火車在途中入會議談論所有。) 然後一樣簡明地填裝細節在各個標題之下像您能。
3 。使用一個"行政總結" 告訴它簡言之
根據您的報告的本質您可以被期望包括一個行政總結, 或至少奪取關鍵您的資訊的介紹。這的宗旨將儘快給讀者主要問題。不以前寫這在您做了報告的身體之後, 。使用標題您的名單作為指南。
嚴密地保持對事實- 這是報告, 沒有您的解釋的寂靜的部份它。剝離各個句子下來對基本框架以最小的形容詞和副詞。使用短的詞和句子。僅不要得到對點- 開始以它和黏附對它。
4 。如果您的解釋呼叫要求, 保持它分開
如果一部分的您的匯寄將評論對報告並且/或者它的結論, 保留這分別於資訊主體。(阻攔在箱子或在一個清楚地被分離的標題之下將做。)
自然地因為您是專業的您將是一樣客觀的儘可能。但如果您感覺強烈無論怎樣, 保證, 您的論據一樣合理地被投入儘可能沒有繼續為頁和頁。記住, 摘要是美麗的, 雖然它是更加困難簡要地寫(和包括所有重要點) 比它將導致詞在豐盈。
5 。不要得到失去控制以例證
圖表和圖是偉大說明重要問題並且像人說, "圖片值得一千個詞。" 但是保證, 那些您使用將由最少題目有文化修養您的讀者瞭解的是複雜的水平。有比作為您20 分鐘解密的圖表□什麼惱人。這非常不是案件, 讀者是太愚笨以至於不能瞭解一張複雜圖表, 照原樣他們不想要花費許多時刻運作它。easier/quicker 您做它使讀者瞭解和同化您的資訊, 更加成功您的報告。
設法, 還, 完全保留圖表和圖在談論同樣事的文本附近。有□什麼惱人為讀者如果他們必須繼續翻轉從前線到文件的後面。(當在疑義, 認為某人讀您的報告在那擁擠市郊火車。)
6 。削減凌亂
仍然在那個題目, 嘗試避免包括許多個不同的元素在您的報告, 無論長和包含它是。如果您需要包括附錄和各種各樣的位元背景材料、研究統計, 等, 確定他們被標記和整潔地包含在您的文件後面。
如同我及早建議了, 不要要求讀者跳反覆, 指揮他們星號和其它關於指揮標誌。如果您寫□一張醫療報告或紙然後您被迫使包括這些當引述參考從其它紙, 但請保留甚而這些對極小值。他們分散和非常能打破您的讀者的集中。
7 。採取一些麻煩使它看起來好
我知道您不應該判斷書由它的蓋子, 但是人們。像。根據英國圖像顧問Tessa S, 當您走入會議, 55% 某人的您的第一次印刷完全被反射就像您打扮的。文件分成同樣孔。如此怎麼您的文件神色去長的路創造您的工作正確的印象, 和您。
明顯地如果報告就該去在您的組織之外和特別客戶或顧客, 您小心保證它被擦亮和清楚地被烙記以您的公司本體和所有那。但是, 怎麼一個內部報告神色重要, 同樣, 雖然財務您的頭也許有腦卒中如果您束縛它在昂貴的光滑的卡片。是易察覺的以內部品種- 整潔, 保守地說, 修飾的神色不必須花費但是他們"認為" 很多關於價值的您的報告(和您。)
8 。一分鐘在分鐘
我認為分鐘採取是一個可怕的工作, 做如此6 年當在慈善籌款的委員會。並且是無用的在手寫(由於數十年電腦和打字機) 從未介意速記(被投擲了在秘書學院外面在3 個星期以後) 我奮鬥幾個月亂寫一切下來對pr6A©同邊以後, 直到我意識到我的腦子是資訊更加高效率的過濾器。
在各個議程項目的末端, 我問自己經典記者問題"誰, 什麼, 的地方, 當, 為什麼, 怎麼和多少。" 所有我必須做將草草記下幾個詞並且當我得到了家庭對我可信任的個人電腦, 我能擴展那些入什麼的現實總結繼續。一樣許多對話在會議是或者多餘的, 反覆, 或兩個, 簡單地使用您的腦子作為過濾器。那是什麼它被訓練做為您在您的每日生活中, 因此這有效為會議也是。
警告的一個詞雖則; 等待不太在您的工作之前您的分鐘。腦子的其它把戲將忘記在幾個小時或一天以後或如此至多...
加拿大出生Suzan St Maur 是一位國際企業作家和作者根據在英國。除她的咨詢學校工作之外為客戶在歐洲、美國、加拿大和澳洲, 她對超過150 企業網站和出版物貢獻文章全世界, 和寫了十一本出版書。她的最新的eBooks, "MAMBA 方式做您的詞出售" 和"得到被出版" 和可利用當PDF 下載從 BookShaker.com。
訂閱對她的自由雙週企業文字要訣eZine, TIPZ 從SUZE, 點擊 這裡。
(c) Suzan St Maur 2003 年- 2005 年
文章來源: Messaggiamo.Com
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