Zeit ist auf Ihrer Seite? Handhaben Sie sie klug
Wie handhaben Sie Ihre Zeit? Oder ist die passendere Frage Sie wünschen Sie gehabt bessere Zeitmanagementfähigkeiten? Ich habe Klienten und Freunde, die auf alles von den Kanzleibogenblöcken zu hell farbigen klebrigen Notizblöcken bauen, um ihre Zeit und Verabredungen zu handhaben? praktisch alles in ihrem Leben. Ich verstehe nicht, warum einige Völker so wenig Wert auf etwas setzen, das wie Zeitmanagement so wichtig ist!
Als professioneller virtueller Assistent habe ich zahlreiche Klienten und Aufgaben, die ich jeden Tag durchführen muß. Ich habe auch ein hektisches persönliches Leben, das von den Familie Verantwortlichkeiten und von meinen Liebhabereien voll ist. Meine Zeit zu organisieren ist zu meinem Erfolg und zum Beibehalten meiner Vernunft kritisch.
Eingereicht für Ihr Lesevergnügen und Ihr Gehirn zu erhöhen, seien Sie einige meiner Spitzen für eins Ihrer wertvollsten Betriebsmittel effektiv und leistungsfähig, handhabend: Zeit.
Stellen Sie fest, was gut für Sie funktioniert
Wir sind alle im Respekt von Zeitmanagement verschieden -- welche Arbeiten für Sie möglicherweise nicht mir oder meiner Art entsprechen können. Sind Sie ständig unterwegs und benötigen Ihren Kalender an Ihren Fingerspitzen? Oder, ziehen Sie es vor, einen Papierkalender zu halten? Stehen Sie abgeneigte Computer und alle sie für, oder sind Sie so verdrahtetes Edison würden sein eifersuechtig? Was Werkzeuge Sie beschließen, in Ihrem Arsenal mit einzuschließen, stellen Sie sie sind Werkzeuge sicher, die Sie durchweg benutzen.
Die Bausteine des besseren Zeit-Managements
Meine Zeitführungsinstrumente sind Microsoft OutlookÃ"® und mein trusty PDA. Aussicht dient meine ganze Verabredung, E-mail und Tasking benötigt in einem bedienungsfreundlichen Paket.
Zwei meiner Lieblingsaussichtwerkzeuge sind die Kategorien und beschriften Eigenschaften. Kategorien erlauben mir, meine Kalendereinzelteile und -aufgaben in einer Vielzahl von Weisen, wie Klienten, von möglichen Klienten einzustufen, persönlich, und so weiter. Zusätzlich können Sie auch vorgerückte Kategorien der Entdeckung-(Suche), so nicht mehr vergeudete Zeit, die einer Kalenderverabredung oder nach einem Journaleintrag für einen bestimmten Klienten sucht.
Anders als die scheinbar unbegrenzte Zahl Kategorien, die Sie gründen können, Sie, werden auf 10 (10) Aufkleber begrenzt (mindestens in der Version 2002). Aufkleber gestehen Ihnen zum Farbe Code Ihren Kalender zu, also wissen Sie auf einen Blick, das Einzelteile in der Natur persönlich sind und die der bezogene Klient sind.
Übereinstimmung ist der Schlüssel
Was System Sie im Platz haben oder betrachten einzuführen, ist der Schlüsselpunkt zum sich zu erinnern Übereinstimmung. Folgen Sie den gleichen Verfahren jede Zeit, ohne Ausfallen. Stellen Sie Sie setzen gute Gewohnheiten in Spiel sicher und wichtiger, folgen Sie jenen guten Gewohnheiten!
Wenn ich neue Verabredungen oder Aufgaben verursache, benutze ich die ersten Buchstaben, um den "Inhaber" (Klient oder selbst) dieser Verabredung oder Aufgabe zu definieren. Z.B. wenn ich Einzelteile für Klienten Tom Smith verursache, leite ich alle Einzelteile mit TSMITH ein. Wenn ich nach Einzelteilen für Tom suche, weiß ich, wenn ich nach "TSMITH suche,", das ich alle Einzelteile zugänglich mache, die auf diesem Klienten bezogen werden. Ich wende auch einen Aufkleber an meinen Verabredungen, wie TeleCon, PCI (möglichem Klient Interview) oder persönliches an.
Ich fülle alle Verabredungen mit einem Puffer 15-minute auf jeder Seite auf. Ich lege auch Brüche während meines Arbeitstags fest.
Meine Klienten schätzen, daß jeder Montag ich Zeitplan"E-mail meines" Loris freigebe, eine kurze Anmerkung meine Klienten mitteilend, wenn ich aus dem Büro für diese Woche heraus bin. Z.B. wissen alle meine Klienten, daß ich ein Mitglied der redaktionellen Mannschaft für ein weithin bekanntes eZine bin und sie wissen, daß, es sei denn es eine Dringlichkeit ist, ich nicht während dieser Sitzung vorhanden bin.
Wenn ich mögliche Klienten, Internierte und Verkäufer interviewe, halte ich ausführliche Gespräch Anmerkungen im Protokoll, für diesen Kontakt aufzufangen. Ich datiere alle Telefongespräche und wende Farbkennzeichnung (Schriftkegelfarbton) an jedem Gespräch an. Alle Interviews werden zu 30 Minuten gehalten? keine Ausnahmen. Mein Desktop Timer hilft mir, die Zeit zu verfolgen und klingt eine Horn WAV Akte, wenn es Zeit ist, das Interview zu beenden.
Wenn ich mit jemand verfolgen muß, verursache ich sofort eine Verabredung und wende Kategorien und einen Aufkleber an, und bringe alle notwendigen externen Dokumente an (Wort, übertreffen, etc.). Für Kalenderverabredungen verfolge ich auch die Zahl Zeiten, die ich versucht habe, mit dieser Person in Verbindung zu treten. Beispiel: Für Verkäufer Lisa Andrews, leite ich die Verabredung mit LA(2) ein, wo das parenthetische (2) bedeutet, daß dieses mein zweiter Versuch ist, mit Lisa in Verbindung zu treten. Ich erlaube ein Maximum von drei Verfolgungversuchen? keine Ausnahmen. Leute zu jagen ist unten eine Vergeudung meiner Zeit -- Zeit, die ich es vorziehen würde, das Bilden des Geldes und des Betriebs aufzuwenden mein Geschäft.
Sie bilden den Anruf
Haustier Ärgern: Völker, die mich anrufen und keinen Anhaltspunkt haben, was sie sagen möchten. Ich bekannt, um bei solchen Gelegenheiten oben zu hängen, also lassen Sie uns sicherstellen Sie machen nicht den gleichen Fehler!
Einige grundlegende Richtlinien der Etikette folgen:
1. Frieden u. ruhige Richtlinie der Tag, besonders wenn Sie einen Geschäft Anruf bilden. Wenn die Zicklein oder Ihr Ehemann Haupt sind, nah die Tür zu Ihrem Büro. Wenn es eine große Menge Straße Verkehr gibt, gehen Sie zu einem inneren Raum in Ihrem Haus, so weit weg von den Geräuschen, wie möglich. Sie möchten nicht über dem Din schreien; stattdessen lassen Sie den Din verschwinden.
2. Wissen Sie, was Sie sagen werden! Ich habe zahlreichen Klienten geraten, zu haben entweder eine Indexkarte oder ein Blatt Papier mit den Gewehrkugelpunkten von, was sie sagen möchten. Ich tue ähnliches etwas? in der Kalenderverabredung für den Telefonanruf, schließe ich Gewehrkugelpunkte im Protokoll auffange und bilde Anmerkungen während des Gespräches ein.
3. Halten Sie es kurz. Bilden Sie Ihren Punkt, gelangen Sie unten an Geschäft und lassen Sie uns Felsen und Rolle.
4. Seien Sie rechtzeitig. Haben Sie Respekt für die Person, die Sie im BegriffSIND, um zu benennen. Sie haben wertvolle Zeit beiseite gesetzt, mit Ihnen zu sprechen.
Sie haben Ihre Liste, überprüfen sie jetzt das 2. Mal gebildet
Wenden Sie einige Minuten am Ende Ihres Tages auf, um morgigen Kalender zu wiederholen. So tun erhält Sie vorbereitet für Morgen und springt Anfang Ihr Gedächtnis, wenn Sie vergaßen, etwas zu tun. Haben Sie irgendwelche Telefax, noch zu warten, um zu erlöschen? Erinnerten Sie sich, den Drucker und das O.K. zu benennen der Beweis? Irgendeine Vorbereitung Arbeit, die Sie für morgen erledigen müssen? Dauern Sie fünf Minuten, wiederholen Sie Ihren Kalender und Liste zu tun und jede letzte minuziöse Arbeit dann durchzuführen.
Sie Ist Ganz Relativ? Gut Denken Ihre Verwandten So
Ich weiß, daß vielen Leuten, die Geschäfte Haus-gegründet haben und 75% mindestens von ihnen nicht eine "Familie Politik" im Platz haben. Wie kann Sie arbeiten effektiv vom Haus, wenn Ihre Freundinnen Sie die ganze Zeit anrufen und wenn Onkel Joe bis zum mehrmals ein Tag stoppt? Antwort: Sie können nicht. Was? Informieren Sie Ihre Familie und schließen Sie Freunde daß, es sei denn es eine entsetzliche Dringlichkeit ist, das Familie Geplauder und Besuche müssen zu einem Minimum gehalten werden. Für Ihr Teil müssen Sie Ihnen Anruf sicherstellen Ihren Vati am Ende des Tages zu innen überprüfen Sie und erklären Ihrer Freundin Lisa, die ja, Sie mit ihr am Donnerstag zu Mittag essen kann. Er ist ganz über Balance: Teilarbeit, Teilspiel. Zu viel des ehemaligen Willen bilden Sie verrückt!
"nicht" nicht ist ein vier Buchstabe-Wort (Untertitel: Selbst wenn es war, Sie, wenn ruhig es jetzt und dann äußern Sie)
Sagen Sie dieses heraus laute, "es ist okay, damit ich sage Nr.." Nicht verbessert dieses Gefühl? Wichtiger, glauben Sie ihm?
Erlauben Sie nicht den Procrastination oder die guten Absichten von anderen, nach Ihrer Zeit einzugreifen. Wenn Sie nicht die Zeit, haben eine Aufgabe heute anzufassen, seien Sie ehrlich und Sagen so. Bieten Sie alternative Daten und Zeiten, wenn Sie vorhanden sind an und Ihnen Markierung sicherstellen diese Zeiten, wie "nicht erreichbar" auf Ihrem Kalender, also melden Sie nicht andere Verabredungen während dieser Zeit an.
Erinnern Sie sich, Zeit ist Geld. Erlernen Sie, wie man Ihre Zeit organisiert und handhat -- Sie sind Sie froh!
Copyright Lori 2005 Davis. Alle Rechte vorbehalten.
Lori Davis ist Direktor der Zukunft Davis an den virtuellen Assistenten, ein neues York-gegründetes VA-Unternehmen. Um mehr über Lori und DavisVA zu erlernen, besuchen Sie bitte http://www.davisva.com und http://loridavis.typepad.com/davisva/. Sie können mit Lori bei 917.319.8224 und über E-mail an lori@davisva.com in Verbindung treten.
Artikel Quelle: Messaggiamo.Com
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