Um auslagern oder nicht auslagern
In diesen Tagen beschränkt Kopfzahl und knappen Budgets ist die Frage, ob die Auslagerung oder zur Vermietung des eigenen Personals wichtiger denn je. Die technischen Publikationen Funktion jedoch von entscheidender Bedeutung, wird derzeit mehr Kontrolle und auch vor größeren Herausforderungen als je zuvor. Unternehmen, die bereits zu beschäftigen, eine In-House-technischen Abteilung Veröffentlichungen suchen, um dabei mit weniger Ressourcen mehr. Start-ups, ohne interne technische Publikationen Mitarbeiter zu kämpfen haben, wie man mit technischen Dokumenten in der kostengünstigste way.This Artikel untersucht die Entwicklung von Vor-und Nachteile zu übertragen alle oder einen Teil der technischen Veröffentlichungen Funktion zu externen Anbietern. Durch die Untersuchung ein typisches Projekt, werde ich die Kosten zu analysieren und auch Fragen beantworten, wann die Mitarbeiter, welche Funktionen internally.Numbers Speak for ThemselvesFor sowohl für Start-up und reifen Unternehmen sind die grundlegenden Fragen: Wann haben Sie Ihre auslagern technische Publikationen, und wann Sie technische Publikationen Mitarbeiter intern? Es gibt keine schnellen Antworten auf diese Fragen, denn es gibt mehrere Faktoren zu beachten. Der einfache Teil der Antwort ist einfach Zahlenverarbeitung. Die schwierigere Teil der Antwort hängt davon ab, wie groß Ihr Unternehmen ist, die Art Ihrer Produkte und Technologien, und wie Sie intern zu betreiben. Ich kann nicht alle Antworten auf Ihre spezifischen Unternehmens. Jedoch durch meine 19 Jahre Erfahrung bei der Verwaltung der technischen Dokumentation Funktion, liefert dieser Artikel einen Rahmen für die Analyse-und Entscheidungsverfahren gegenüber ÃÆ'à † â € ™ Ã⠀ šÃ, Â-vis Outsourcing und / oder die Personalpolitik der verschiedenen wichtigen Funktionen an den technischen publications.Let 's den einfachen Teil der Gleichung zunächst durch Prüfung ein typischer Fall: Firma X erfordert eine neue Dokumentation für ein komplexes Gerät eingestellt, sagen wir eine neue Reihe von Netzwerk-Routern. Die zugehörige Dokument hat die folgende Anforderungen erfüllen: Das Dokument ist komplett und bereit, um den Drucker zu gehen (oder auf der Website der Gesellschaft veröffentlicht werden) in 14 weeks.The Dokument wird etwa 200 Seiten lang und enthalten etwa 50 Grafiken (eine Mischung aus Renderings und Grafiken). Es wird werden zwei Entwürfe (erste und letzte). Bearbeitung findet bei jeder Überprüfung Entwurf (zwei Änderungen) zu berücksichtigen. Eine Produktion Spezialisten entwickeln die Vorlage suite.The Menschen für das Projekt belaufen sich auf: Senior technischen writer.Graphic artist.Copy editor.Production specialist.If diese Menschen sind die Mitarbeiter, umfasst die Kosten für die Nutzung zu Gehalt, Sozialleistungen und andere Gemeinkosten. (Abbildungen verwendet werden, auf der San Francisco Bay Area Gehältern berechnet, Nutzen und Aufwand. Die nationalen Durchschnitte niedriger sein wird.) Wenn die gleichen Funktionen sind für dieses Projekt vergeben werden, sind die Kosten nicht von Nutzen und Aufwand belastet. (Die Kosten für Leiharbeiter in dieser Analyse verwendet sind Durchschnittswerte, die aus einer Reihe von typischen Kosten für jede Funktion. Die tatsächlichen Kosten in jedem konkreten Fall unterschiedlich.) Kosten des Outsourcing auf die 14-Stunden-Woche ProjectFunction Rate Stunden TotalSr. Tech Writer 75 560 42.000 Grafiker 75 150 11.250 Copy Editor 65 68 4.420 Production Specialist 65 36 2.340 Summe für Project - $ 60.010 Die Einsparungen in diesem Szenario ist $ 55.969, wenn die Arbeit ausgelagert wird. Wenn Sie schaut sich um 14 Woche im Wert von Arbeit, ist die monetäre Analyse zwingend zugunsten des Outsourcing. Aber natürlich haben die meisten Unternehmen mehr als 14 Wochen im Wert von technischen Dokumentationen arbeiten. Im Durchschnitt hat ein typisches Unternehmen zwei oder drei Versionen eines Produkts, die sich in zwei oder drei Projekte (von ca. 14 Wochen Dauer) pro Jahr. Im Laufe der Zeit ein Jahr, dann nehmen wir an, ein Unternehmen hat drei Projekte, die technische Dokumentation über die letzten 14 Wochen pro (für insgesamt 42 Wochen). Mit den gleichen Zahlen wie oben, lassen einen Blick auf die jährlichen Kosten für die Nutzung ausgelagerte Arbeit gegen die eigenen Mitarbeiter. Die nachstehende Tabelle enthält die data.Annual Cost of Outsourcing vs EmployeeEmployee vs Outsourced Geschäftsbericht CostEmployee Outsourced $ 430.779 $ 180.030 $ 250.749 Delta Der Grund für die eher ins Auge fallenden Einsparungen in Höhe von $ 250.749 ist, dass die Vertragspartner sich zwischen Arbeitsplätzen gehen, und die Mitarbeiter nicht. A gute Faustregel ist: Wenn Sie 42 (oder mehr) aufeinander folgenden Wochen der Arbeit, in-house Personalausstattung ist wirtschaftlich machbar ist. Wenn Ihr Workflow ist in Bursts der Tätigkeit, nach Wochen oder Monaten mit niedriger Aktivität, gefolgt Outsourcing bleibt die beste solution.Which Funktionen sollten Staffed Erste sein? Selbst wenn Sie einen relativ stetigen Strom von technischen Publikationen Arbeit haben, bleibt eine weitere Entscheidung: Welche Funktionen werden am besten besetzt in-house, und mit den besten ausgelagert werden? Betrachtet man die Probe 14-Wochen-Projekt, der Prozentsatz an Zeit jede Funktion ist während dieser 14-Wochen-Frist ist in der Tabelle below.Percent der Zeit dargestellt Erforderliche Während erforderlich 14-Wochen-Projekt (560 Stunden)-Funktion Total Hours Prozent der TimeSr. Tech Writer 560 100% Grafiker 150 26% Copy Editor 68 12% Produktion Specialist 36 6% ist klar, dass der Verfasser die erste Funktion, die Mitarbeiter intern der Grafiker ist ein entfernter zweiter und dritter Redakteur ist. Es ist unklar, ob die meisten Unternehmen von Personal Produktion Spezialisten intern immer profitieren, weil so wenig von ihrer Zeit erforderlich ist, auf einem bestimmten project.Now wollen wir untersuchen, die jährlichen Kosten eines Mitarbeiters im Vergleich zu einem Vertrag Schriftsteller Schriftsteller, mit dem vorherigen Szenario. Der Vertrag Schriftsteller arbeiten werden für 42 Wochen (drei 14-Wochen-Projekte), und der Arbeitnehmer werden, die für 52 Wochen. (Denken Sie daran, die Zahlen, die wir verwenden hier für die Mitarbeiter sind mit Vor-und Overhead-geladen werden.) Die Tabelle unten zeigt, wie die Figuren fügen up.Annual Cost of Employee vs Vertrag WriterEmployee vs Vertrag Writer Geschäftsbericht CostEmployee Writer $ 135.671 $ 126.000 Contract Writer Delta $ 9671 also bei 42 Wochen ununterbrochener Arbeit, wird die Kosten für die Anmietung eines Schriftstellers etwa vergleichbar mit den Kosten für die Nutzung einen Vertrag Schriftsteller, vorausgesetzt, unserem Beispiel-Szenario ist typisch. Sie sollten absolut sicher sein, dass Sie die kritischen 42 Wochen Arbeit aufgereiht, though. Wenn Sie ein Schriftsteller mieten intern und den Arbeitsablauf fällt erheblich geringer als die Break-Point, kann es sehr expensive.It ist meine Erfahrung, dass sehr große Unternehmen unterstützen können 300-plus technische Redakteure, mit einem Verhältnis von fünf oder sechs Künstler und ein Editor, um alle 10 bis 15 Schriftsteller. Production Arbeit oft vergeben, selbst in den größten firms.In Unternehmen, in denen sie den Fluss technischer Publikationen Arbeit ist sporadisch, die Entscheidung, ob das Personal intern oder auszulagern ist eine bisschen schwieriger. Allzu oft bleibt ein Zyklus unregelmäßig Veröffentlichung einer oder zwei Schriftsteller beschäftigt mit der Arbeit genug für drei oder vier Autoren? Aber nur für ein paar Monate in einer Zeit. Zwischen den Zyklen, haben die Mitarbeiter Schriftsteller wenig zu tun und findet sich auf Produkt-Teams dabei busywork.The beste Lösung gehört es, die personellen Mindestausstattung benötigt, um das Unternehmen die durchschnittlichen Bedürfnisse zu ermitteln, dann füllen Sie während der Stoßzeiten mit Outsourcing. Eine sorgfältige Analyse, wie diese ausgelagert Zeit eingesetzt wird, und durch die Funktionen, wird Ihnen helfen, festzustellen, wann zusätzliche staff.For Beispiel, wenn ein Unternehmen ein Schriftsteller in-house full-time, sondern mieten Außerdem werden zwei Vertrag Schriftsteller, von denen jeder verbringt 50% bis 75% seiner Zeit auf der Arbeit dieser Gesellschaft für den Zeitraum von einem Jahr, ist es wohl Zeit, um in ein anderes Notensystem Schriftsteller bringen (vorausgesetzt, dass die Arbeitsbelastung ist stabil oder wachsend). Contract Schriftsteller können verwendet werden, um in ausfüllen, wenn das Unternehmen auf ein schnelles Wachstum Kurve, bis die Notwendigkeit für einen anderen Vollzeit-Schriftsteller evident.Outsourcing Szenarien: Beyond the NumbersThere werden Szenarien in denen die Kosten allein ist nicht der wichtigste Faktor. Zum Beispiel, um einen zwingenden Grund wählen Outsourcing statt mieten ist Know-how. Gelegentlich wird ein Unternehmen ein Produkt entwickeln, die ein Schriftsteller mit erfordert Fachwissen und Erfahrung. Die spezialisierten Schriftsteller (wer kann eine Prämie für seine oder ihre Ladung Know-how) ist für die technischen Unterlagen zur Unterstützung benötigt, die ein Produkt oder eine Produktlinie, aber der Autor ist nicht notwendig für Mainstream-Produkt des Unternehmens Linien. In diesem Fall, Outsourcing ist die einzige kostengünstige answer.Another Szenario, in dem Outsourcing macht mehr Sinn als Personal kam mit ein Oak Hill-Client. Dieses Start-up-Unternehmen hat eine komplexe und einzigartige Technologie. Management schnell zu dem Schluss gekommen, dass der Personalbedarf einer technischen Abteilung Veröffentlichungen würde Schriftstellern, die nicht nur erforderlich, Senior, aber er hatte weiterführenden Ausbildung im Bereich optische Netzwerke. Kurz gesagt, in-house Personalausstattung wäre unerschwinglich teuer, vor allem weil das Unternehmen fließen von Veröffentlichungen Arbeit wurde vorausgesagt, daß die intensiv sein ersten drei Jahre, dann absetzen scharf. Als Folge beauftragte Firma alle ihre technischen Veröffentlichungen Arbeit und gespeichert $ 1,5 Millionen Dollar in den ersten drei Jahren nach Veröffentlichung der development.Hire Richtige Person für den richtigen JobSome Start-ups machen den Fehler, zu denken, dass wenn sie einen Schriftsteller Miete, der Schriftsteller can do it all? Schreiben, bearbeiten, erstellen Produktion Vorlagen und vielleicht auch nicht die Abbildungen, weil "Es ist alles auf dem Computer gemacht." Dies übersieht die Tatsache, dass Schriftsteller ausgebildet werden, um zu schreiben. Sie sind nicht im graphics.It 's ausgebildet nie eine gute Idee, ein Schriftsteller Bearbeiten seine eigene Arbeit haben. Die Bearbeitung ist ein Spezialität für sich und erfordert eine Objektivität, die Autoren können nicht bei der Überprüfung ihrer eigenen Arbeit. Und mit einer gut ausgebildeten und hoch bezahlten Schriftsteller tun Arbeit, die Produktion könnte viel mehr getan werden kostengünstig (und besser) von jemandem, der zu einem niedrigeren Zinssatz zu zahlen ist, nicht machen sense.Hiring ausgebildete Schriftsteller kann sinnvoll für ein Start-up zu machen (je nach Arbeitsaufwand), aber nur, wenn dieser Schriftsteller gefördert werden kann durch Outsourcing die anderen Funktionen. (Siehe obigen Analyse der Prozent der Zeit verbringt jede Funktion auf einem bestimmten technischen Dokumentation-Projekt.) Eine gute Agentur macht Outsourcing EasyAfter die Entscheidung zur Auslagerung hergestellt ist, ist die nächste Herausforderung, die richtigen Ressourcen zu finden? etwas leichter gesagt als getan. Es braucht seine Zeit zu finden, Interview, Einstellung und Schulung von qualifizierten Leiharbeiter. Erste jedem Vertragspartner auf Ihr Unternehmen "Approved Vendor" Liste nimmt auch time.It 's auch wahr, dass technische Publikationen eine kritische Funktion ist, und es ist nicht leicht, die Kontrolle über das für einen Außenstehenden überlassen. Die Versuchung, in der Nähe Kontrolle halten über die Arbeit überwindet oft die rein finanzielle Argument. Es ist von entscheidender Bedeutung, um eine technische Publikationen Anbieter, die eng als Partner finden. Die Partnerschaft mit einem guten Anbieter und nicht nur einen Vertrag mit Ein Lieferant kann die den Unterschied ausmachen. Es entlastet viel Druck, wenn Ihre technische Publikationen Provider betreibt als Teil Ihrer Abteilung, können herangezogen werden, um Probleme zu lösen, und stellt die richtigen Ressourcen am den Job, wenn sie needed.There gibt eine Reihe von Vorteilen für die Agentur mit einem Vertrag, zusätzlich zu den Kosteneinsparungen. Die Vorteile umfassen:? One-Stop-Shopping. Agenturen haben eine Tiefe von Ressourcen, die Autoren sind, Künstler, Web-Designer, Produktions-Spezialisten und vieles mehr. Agenturen können diese Ressourcen tippen Sie schnell zu den Menschen mit der genauen Qualifikationen, die Sie benötigen.? Speed Personalausstattung. Contracting mit einem Individuum zu einem Zeitpunkt, einfach keine Option für viele Unternehmen. Es ist zu viel Zeit und Formalitäten bei der Ortung des richtigen Leute beteiligt, und sie dafür als Anbieter zugelassen. Ein genehmigter Agentur kann der Arbeitnehmer ohne sich in einer viel bürokratischer Spaghetti. Und eine gute Agentur wird dafür Sorge tragen, dass die Vertragspartner abgeschirmt sind und qualifiziert.? Versicherung. Wenn Sie einen Vertrag mit Privatpersonen, die nicht funktioniert, müssen Sie wieder von vorn anfangen. Wenn Sie über eine Agentur vergeben, können Sie sich an die Agentur und fordert diese auf einen anderen finden. Eine gute Agentur wird auch sicherstellen, dass die Arbeit ist nach den Vorgaben durchgeführt, auf Zeit-und Budgetrahmen.? Weniger Schreibarbeit. In Zusätzlich zu den Papierkram mit der Suche und Einstellung von Unternehmern individuell zugeordnet, es gibt eine Kosten, die mit der Finanzverwaltung verbunden (Ausstellende Bestellungen und Verarbeitung / Bezahlung der Rechnungen). Wenn Sie Outsourcing mittels einer Agentur, zahlt Ihr Unternehmen Fragen eine Bestellung und eine Rechnung. Die Agentur ist für die Betreuung der Vertragspartner verantwortlich.? Der Aufenthalt auf der rechten Seite des IRS. Eine gute Agentur zu gewährleisten wird dass es keine mögliche Frage, ob ein Unternehmer wird so behandelt, als ein Mitarbeiter oder eine Fremdfirma.? Sicherheitsventil. Wenn die Arbeit Lastspitzen, können Sie auslagern Agentur schnell holen die zusätzliche Arbeit durch Platzierung Vertragspartner, die bereits auf Hochtouren. Wenn die Arbeitsbelastung sinkt, gehen die zusätzlichen Leute weg und kosten Sie nicht eine Sache.? Anpassungsfähigkeit. Wenn Ihr Produkt online oder technische Veränderungen, eine Agentur kann mit ihr verlagern, Bereitstellung von unterschiedlichem Personal, wenn nötig. Es ist nicht so einfach zu fest angestellten Mitarbeiter verlagern, wenn sie nicht mehr den richtigen Hintergrund für den Job. Und Umschulung ist teuer, insbesondere in Form von verlorenen productivity.The Final AnalysisWhether Sie auslagern sollte oder die Miete ist nicht unbedingt ein Schwarz-Weiß-Entscheidung. Ihre erste Angriff sollte immer eine Kosten-Analyse. Führen Sie ein Beispiel-Szenario, wie ich hier getan habe, und dann prüfen, die anderen Faktoren. Nach meiner Erfahrung, über die Start-up-Phase haben die Unternehmen mit den erfolgreichsten technischen Veröffentlichungen Projekte diejenigen, die eine vernünftige Mischung von Mitarbeitern und Outsourcing eingesetzt worden Auftragnehmer; darauf vorbereitet das Unternehmen und seine Partner-Agentur, sich rasch anzupassen, wie die technischen Publikationen Work-Flow stieg und decreased.The zweiten Schritt sollte eine sorgfältige Analyse der Arbeitsabläufe. Diese werden schwieriger für ein Start-up-Unternehmen, das keine interne technische Publikationen Erfahrung hat. Versuchen Sie im Gespräch mit ein paar technische Publikationen Unternehmen auslagern, um ein Gefühl für den Umfang des Auftrags, Dauer und so weiter zu erhalten. Wenn, als Start-up, haben Sie für einen oder mehrere Vollzeit-Mitarbeitern für die absehbare Zukunft, starten Sie suchen. Die meisten Start-ups haben noch ein sehr klares Bild von dem, was die Zukunft bringen mag, und sie sollten prüfen, Outsourcing bis Projektionen sind reliable.Work Flow-Projektionen sind in der Regel viel leichter zu bestimmen, in eine reifere Unternehmen, die bereits technische Publikationen Mitarbeiter. Der Trick besteht darin, vorherzusagen, wann Projekte Für die Einleitung und den Umfang eines jeden. Ein erfahrener technischer Publikationen Manager wird wenig mit diesem Problem, aber es ist immer die Überraschung Projekt?? Das ist fast immer ein Notfall. Faktor dieses in: Wenn Ihr Personal ist in der Mitte eine neue Dokumentation zu, wie viel von einer zusätzlichen Belastung kann sie aufnehmen, bevor die Dinge zu brechen beginnen? Schließlich, wenn Sie entscheiden, zu vergeben, ist die Auswahl von Auftragnehmern machen werde oder das Projekt zu brechen. Wählen Sie ein Unternehmen auslagern, denen Sie vertrauen können, mit Menschen, die erfahren sind und Feld getestet. Die Kosten sind kritisch, so laufen die ersten Zahlen! Aber abgesehen von der Frage des Preises, der Job muss Zeit abgeschlossen, werden auf den Haushalt im spec und bis zu Ihrer Qualitätsstandards. Es wird nicht nach less.About Settle The AuthorVal Swisher ist Präsident der Oak Hill Publications, Inc., eine 10-jährige technische Dokumentation
Artikel Quelle: Messaggiamo.Com
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