Di esternalizzare o meno di esternalizzare
In questi giorni di contare testa limitato e limitate disponibilità di bilancio, la questione di sapere se esternalizzare o locazione in-house staff è più che mai importante. La funzione di pubblicazioni tecniche, tuttavia vitale, è in fase di più controllo e anche di fronte sfide più che mai. Le aziende che già utilizzano una casa-ufficio pubblicazioni tecniche sono in cerca di fare di più con meno risorse. Start-up, senza interna pubblicazioni tecniche del personale, sono in lotta con il modo di sviluppare documenti tecnici in più di costo-efficacia way.This articolo esamina i pro ei contro di affidare in tutto o in parte le pubblicazioni tecniche di funzione al di fuori fornitori. Con l'esame di un tipico progetto, analizzare i costi e rispondere a domande su quando al personale che funzioni internally.Numbers Parlare ThemselvesFor sia per le start-up e maturo imprese, le questioni di base sono i seguenti: Quando si esternalizzare la vostra pubblicazioni tecniche, e quando hai le pubblicazioni del personale tecnico interno? Non ci sono risposte rapide a queste domande, perché ci sono diversi fattori da prendere in considerazione. La parte più semplice della risposta è semplice numero di calcoli. La parte più difficile della risposta dipende da quanto è grande la vostra azienda, la natura dei vostri prodotti / tecnologie, e come si operare internamente. Non riesco a fornire tutte le risposte per le vostre specifiche società. Tuttavia, basandosi sul mio 19 anni di esperienza nella gestione della documentazione tecnica di funzione, questo articolo fornisce un quadro per l'analisi e il processo decisionale nei confronti ÃÆ'à † â € ™ Ã⠀ šÃ,  confronti di outsourcing e / o del personale delle varie funzioni vitali per la tecnica publications.Let 's facile prendere la parte della prima equazione da l'esame di un caso tipico: Società X richiede un nuovo set di documentazione per un pezzo di attrezzature complesse, ad esempio una nuova linea di router di rete. Il documento è associato ai seguenti requisiti: il documento deve essere completo e pronto ad andare alla stampante (o che sarà pubblicata sul sito web aziendale) in 14 weeks.The documento sarà di circa 200 pagine e contiene circa 50 grafica (un mix di rendering, schemi e diagrammi). Ci si di due progetti (primo e l'ultimo). Modifica avrà luogo nel corso di ogni progetto di revisione (due modifiche). Una produzione specializzata di sviluppare il modello suite.The persone necessarie per il progetto sono: Senior tecnica writer.Graphic artist.Copy editor.Production specialist.If queste persone sono lavoratori dipendenti, i costi di utilizzo delle loro comprende stipendio, le prestazioni e le altre spese generali. (Cifre utilizzate sono basate su San Francisco Bay Area stipendi, i vantaggi e le spese generali. Medie nazionali sarà più basso.) Se le stesse funzioni vengono esternalizzate per questo progetto, i costi non sono gravate da prestazioni e il sovraccarico. (Le spese per i contratti di lavoro utilizzati in questa analisi sono le medie, derivato da una scelta di piatti tipici dei costi per ciascuna funzione. Il costo effettivo, in ogni caso specifico può variare.) Costo di outsourcing su 14-Week ProjectFunction tariffa oraria Ore TotalSr. Scrittore Tecnico 75 560 42.000 Graphic Artist 75 150 11.250 Editore Copia 65 68 4420 Produzione Specialista 65 36 2.340 Totale per Project - $ 60.010 Il risparmio in questo scenario è di $ 55.969, quando il lavoro è in outsourcing. Se stai solo guardando a 14 settimana di lavoro, l'analisi monetaria compellingly è a favore di outsourcing. Ma, ovviamente, la maggior parte delle aziende hanno più di 14 settimane di lavoro di documentazione tecnica. In media, una tipica azienda ha due o tre versioni di un prodotto, in due o tre progetti (circa 14 settimane di durata) per anno. Più di un anno di tempo, poi, si assumerà una società dispone di tre progetti di documentazione tecnica che dura circa 14 settimane ciascuno (per un totale di 42 settimane). Utilizzando gli stessi dati di cui sopra, guardiamo al costo annuale di utilizzo di manodopera vs esternalizzate in casa i dipendenti. La tabella che segue fornisce il costo data.Annual di Outsourcing vs EmployeeEmployee vs Outsourced annuale CostEmployee Outsourced $ 430.779 $ 180.030 $ 250.749 Delta La ragione per la piuttosto eye-popping risparmio di € 250.749 è che va via tra i contraenti di posti di lavoro, dipendenti e non. Un buona regola generale è: se si hanno 42 (o più) settimane consecutive di lavoro, in casa del personale è economicamente fattibile. Se il vostro flusso di lavoro viene a scoppi di attività, seguita da settimane o mesi di bassa attività, outsourcing resta la migliore solution.Which funzioni devono essere prima di personale? Anche se si dispone di un discreto flusso di pubblicazioni tecniche di lavoro, rimane un'altra decisione: Quali sono le migliori funzioni di personale in-house, e che sono meglio in outsourcing? Guardando il campione di 14-settimane progetto, la percentuale di tempo, ogni funzione è necessario che durante il periodo di 14 settimane è presentato nel grafico below.Percent Nel corso del tempo richiesto 14-Week progetto (560 ore) Funzione Ore totali Percentuale di TimeSr. Scrittore Tech 560 100% Graphic Artist Copia 150 26% 68 12% Editore Produzione Specialista 36 6% Chiaramente, lo scrittore è la prima funzione al personale interno, l'artista grafico è un lontano secondo, e la copia è editor di terzo. Non è chiaro se la maggior parte delle società sempre beneficiare di produzione specialisti del personale interno, perché così poco del loro tempo è richiesto il un dato project.Now diamo esaminare il costo annuo di un lavoratore di un contratto vs scrittore scrittore, utilizzando il precedente scenario. Il contratto sarà scrittore di lavoro per 42 settimane (14-tre settimane di progetti), e il lavoratore sarà di lavoro per 52 settimane. (Ricorda, i dati che stiamo utilizzando qui per il lavoratore sono a pieno carico con i vantaggi e le spese generali.) Il grafico in basso mostra come le cifre aggiungere up.Annual Costo del contratto dei dipendenti vs WriterEmployee vs Contratto annuale CostEmployee Scrittore Scrittore $ 135.671 $ 126.000 Contratto Scrittore Delta $ 9.671 Così a 42 settimane di lavoro continuo, il costo di noleggio di uno scrittore diventa un po 'paragonabile al costo di utilizzo un contratto scrittore, di assumerci le nostre campione scenario è tipico. Lei dovrebbe essere assolutamente sicuri che avete critiche che 42 settimane di lavoro allineati, però. Se uno scrittore internamente il noleggio e il flusso di lavoro rientra significativamente breve pausa di tale punto, si può essere molto expensive.It la mia esperienza è che molto grandi imprese in grado di supportare 300-scrittori più tecnico, con un rapporto di cinque o sei artisti e un editor per ogni 10 per 15 scrittori. Produzione lavoro è spesso contratto, anche nel più grande dei firms.In società in cui il flusso di pubblicazioni tecniche di lavoro è sporadica, la decisione di se per il personale interno o di esternalizzare un po 'più difficile. Troppo spesso, un ciclo irregolare pubblicazione mantiene uno o due scrittori impegnati con il lavoro sufficiente per tre o quattro scrittori? Ma solo per un paio di mesi alla volta. Tra i cicli, il lavoratore scrittori hanno outsourcing. Un'attenta analisi del modo in outsourcing che il tempo è diffuso, e con il quale le funzioni, vi aiuteranno a determinare quando il noleggio di ulteriori staff.For esempio, quando una società è uno scrittore in casa a tempo pieno, ma inoltre si avvale di due contratto scrittori, ciascuno dei quali passa il 50% al 75% del suo tempo che il lavoro della società per il periodo di un anno, probabilmente è il tempo di portare il personale in un altro scrittore (supponendo che il carico di lavoro è stabile o in crescita). Scrittori contratto può essere utilizzato per compilare se l'impresa si trova in una veloce curva di crescita, fino alla necessità di un altro scrittore a tempo pieno è evident.Outsourcing Scenari: Al di là del NumbersThere sono scenari cui costo non è di per sé il fattore più importante. Ad esempio, un motivo valido per scegliere l'outsourcing, piuttosto che l'assunzione è competenza. Occasionalmente, una società di sviluppare un prodotto che richiede uno scrittore con conoscenze specialistiche ed esperienza. La scrittrice specializzata (che può pagare un sovrapprezzo per il suo know-how) è necessario per la documentazione tecnica di supporto che un prodotto o linea di prodotto, ma lo scrittore non è necessari per la società di linee di prodotto principali. In questo esempio, l'outsourcing è il solo costo-efficacia answer.Another scenario in cui l'esternalizzazione rende più senso che il personale si avvicinò con un client di Oak Hill. Questa società start-up ha una tecnologia unica e complessa. Gestione rapidamente giunti alla conclusione che il personale tecnico pubblicazioni dipartimento richiederebbe scrittori che sono stati non solo gli alti, ma che aveva formazione avanzata nel campo della creazione di reti ottiche. In breve, in-house di personale sarebbe proibitivamente costoso, soprattutto perché la società del flusso di lavoro pubblicazioni era stato previsto da intensi per la primi tre anni, poi scendere bruscamente. Di conseguenza, questa azienda con contratto tutte le sue pubblicazioni tecniche di lavoro e salvato $ 1,5 milioni di dollari durante i primi tre anni di pubblicazioni development.Hire l' Persona giusta per il Diritto JobSome start-up fare l'errore di pensare che se ne noleggio uno scrittore, lo scrittore può fare tutto? Scrivere, modificare, creare modelli di produzione e magari anche fare le illustrazioni, perché, "E 'fatto su tutti i computer". Ciò trascura il fatto che gli scrittori sono addestrati a scrivere. Essi non sono formati in graphics.It 's mai una buona idea avere uno scrittore modificare il proprio lavoro. Editing è un specialità a sé e richiede uno obiettività scrittori che non possono avere al momento di rivedere il proprio lavoro. E che abbia un formato molto e molto versato scrittore fare un lavoro di produzione che potrebbe essere fatto molto di più costo-efficacia (e migliore) da qualcuno che viene pagato a un tasso inferiore non sense.Hiring formato uno scrittore può avere senso per una start-up (a seconda del carico di lavoro), ma solo se lo scrittore che può essere sostenuto da outsourcing le altre funzioni. (Si veda l'analisi di cui sopra la percentuale di tempo, ogni funzione passa su una determinata documentazione tecnica di progetto.) Una buona agenzia Rende Outsourcing EasyAfter la decisione di esternalizzare è fatto, la prossima sfida è quella di trovare le risorse? qualcosa di più facile a dirsi che a farsi. Ci vuole tempo per individuare, intervista, il noleggio e la formazione qualificata, i lavoratori a contratto. Come ogni contraente sulla vostra azienda "Approvazione Vendor" lista anche time.It 'anche vero che s pubblicazioni tecniche è una funzione critica, e non è facile cedere il controllo su di essi per un estraneo. La tentazione di mantenere uno stretto controllo il lavoro, spesso supera la tesi puramente finanziari. E 'fondamentale trovare un fornitore di pubblicazioni tecniche in grado di lavorare in stretta collaborazione in qualità di partner. Collaborando con un buon fornitore, anziché solo contraente con un venditore può fare la differenza. Si solleva un sacco di pressione quando il fornitore di pubblicazioni tecniche opera come parte del proprio reparto, può essere invocata per risolvere i problemi, e mette le risorse su il lavoro quando sono needed.There sono una serie di vantaggi di utilizzare un contratto di agenzia, oltre ai risparmi sui costi. I vantaggi comprendono:? One-stop shopping. Agenzie hanno una profondità di risorse che comprende scrittori, artisti, web designer, esperti di produzione e di più. Agenzie possibile toccare rapidamente queste risorse per trovare le persone con l'esatta qualifiche necessarie.? Velocità di personale. Contraenti con una persona alla volta semplicemente non è un opzione per molte aziende. Vi è troppo tempo e la burocrazia necessaria per la localizzazione di persone e il diritto loro riconosciuto sempre come venditori. L'agenzia può approvato luogo i lavoratori, senza passare attraverso un sacco di spaghetti burocratico. E una buona agenzia di assicurare che i contraenti sono proiettati e qualificato.? Assicurazioni. Se contratto con una persona che non lavora fuori, si deve ricominciare da capo. Se avete outsourcing tramite di un'agenzia, si può andare a chiedere l'agenzia e per trovare qualcun altro. Una buona agenzia inoltre assicurarsi che il lavoro è effettuato in base alle specifiche, in termini di tempo e di bilancio.? Ridotto burocratiche. In Oltre ai documenti connessi con la ricerca e l'assunzione contraenti singolarmente, c'è un costo associato con l'amministrazione finanziaria (emissione ordini di acquisto e di trasformazione / pagare le fatture). Se si outsourcing tramite di un'agenzia, la vostra azienda uno questioni ordini di acquisto e paga una fattura. L'agenzia è responsabile per la cura dei contraenti.? Rimanere sul lato destro del sistema IRS. Una buona agenzia assicuro che non vi è possibile, la domanda se un imprenditore è stato trattato come un lavoratore dipendente o un imprenditore.? Valvola di sicurezza. Quando il carico di lavoro mareggiate, esternalizzare la vostra agenzia può rapidamente riprendere il lavoro supplementare da immissione contraenti, che sono già a regime. Quando il carico di lavoro diminuisce, il via vai di persone e non vi costa nulla.? Adattabilità. Se la vostra linea di prodotti o tecnologie turni, un'agenzia può spostare con essa, fornire personale diverso, se necessario. Non è così facile spostamento permanente dei lavoratori, quando non hanno più il diritto di sfondo per il lavoro. E ri-formazione è costoso, soprattutto in termini di perdita di productivity.The finale si dovrebbe AnalysisWhether esternalizzare o il noleggio non è necessariamente un bianco e nero decisione. Il tuo primo attacco dovrebbe essere sempre una analisi dei costi. Eseguire un campione scenario, come ho fatto io qui, e poi esaminare gli altri fattori. In base alla mia esperienza, al di là della fase di start-up, la società con il maggior successo progetti pubblicazioni tecniche sono state quelle che ha inviato un oculato mix di dipendenti e in outsourcing appaltatrici; questo ha preparato la società ed i suoi partner, agenzia di adeguarsi rapidamente come pubblicazioni tecniche e di flusso di lavoro è aumentato decreased.The secondo passo dovrebbe essere una attenta analisi del flusso di lavoro. Questo sarà più difficile per una start-up che non ha alcuna esperienza interna pubblicazioni tecniche. Prova a parlare con un tecnico pubblicazioni esternalizzare alcune aziende per ottenere un tatto per il campo di applicazione del lavoro, la durata e così via. Se, come una start-up, dovete lavorare per uno o più personale a tempo pieno per il prossimo futuro, iniziare la ricerca. La maggior parte delle start-up non hanno un quadro chiaro di ciò che il futuro può portare, e che dovrebbero prendere in considerazione outsourcing fino proiezioni sono più reliable.Work flusso proiezioni sono tipicamente molto più facile da determinare in modo più maturo che ha già pubblicazioni tecniche personale. Il trucco è quello di prevedere quando i progetti sarà avviata e la portata di ciascuno. Un esperto pubblicazioni tecniche manager avrà piccolo problema con questo, ma c'è sempre la sorpresa progetto? Che è quasi sempre una situazione di emergenza. Fattore questo in: Se il personale è al centro di una nuova serie di documentazione, quanto di un onere supplementare possono assorbire le cose prima di iniziare a rompere? Infine, se si decide di esternalizzare, la scelta dei contraenti è andare a fare o interrompere il progetto. Seleziona una azienda che esternalizzare ci si può fidare, con le persone che hanno esperienza e testato sul campo. Il costo è critico, quindi eseguire il primo numero! Ma al di là della questione del prezzo, il lavoro deve essere completato in tempo, il bilancio, sulle specifiche tecniche e fino al suo standard di qualità. Non accontentarsi di less.About Il AuthorVal Swisher è presidente di Oak Hill Publications, Inc., un 10-anno-vecchia documentazione tecnica
Fonte dell'articolo: Messaggiamo.Com
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