Uitbesteden of niet uitbesteden
In deze tijd van beperkte hoofd tellen en krappe budgetten, de vraag of uitbesteden of huur in-house staff is kritischer dan ooit. De technische publicaties functie echter van vitaal belang, ondergaat meer controle en ook voor meer uitdagingen dan ooit tevoren. Bedrijven die reeds gebruik van een in-house technische publicaties departement zoekt op meer doen met minder middelen. Start-ups, met geen interne technische publicaties personeel, worstelen met het ontwikkelen van technische documenten in de meest kosten-effectieve way.This artikel onderzoekt de voors en tegens van waarbij alle of een deel van de technische publicaties functie buiten leveranciers. Bij de behandeling van een typisch project zal ik analyseren kosten en ook antwoorden op vragen over wanneer medewerkers die functies internally.Numbers Spreek voor ThemselvesFor zowel start-en volwassen ondernemingen, de fundamentele vragen: Wanneer denkt u het uitbesteden van uw technische publicaties, en wanneer denkt u personeel technische publicaties intern? Er zijn geen snelle antwoorden op deze vragen, want er zijn meerdere factoren te overwegen. Het makkelijkste deel van het antwoord is simpel aantal kraken. De moeilijkere deel van het antwoord hangt af van hoe groot uw bedrijf is, de aard van uw producten / technologieën, en hoe u intern opereren. Ik kan niet alle antwoorden op uw specifieke bedrijf. Echter, op basis van mijn 19 jaar ervaring in het beheer van de technische documentatie functie, dit artikel biedt een kader voor analyse en besluitvorming ten ÃÆ'à † â € ™ Ã⠀ SA, een ten-outsourcing en / of personeel van de verschillende functies van vitaal belang voor technische publications.Let 's nemen de makkelijke deel van de vergelijking eerst door de behandeling van een typisch geval: Bedrijf X is een nieuwe documentatie voor een complex apparaat, bijvoorbeeld een nieuwe lijn van netwerk routers. De bijbehorende document heeft de volgende eisen: Het document moet worden compleet en klaar om naar de printer (of worden gepost op de corporate website) in 14 weeks.The document zal ongeveer 200 pagina's lang en bevat ongeveer 50 afbeeldingen (een mix van Renderings en diagrammen). Er zal twee ontwerpen (eerste en laatste). bewerken zal plaatsvinden tijdens elke herziening ontwerp (twee bewerkingen). Een productie-specialist zal het sjabloon suite.The mensen nodig voor het project zijn: Senior technisch writer.Graphic artist.Copy editor.Production specialist.If deze mensen zijn werknemers, de kosten van het gebruik ervan omvat salaris, uitkeringen en andere overheadkosten. (De cijfers zijn gebaseerd op San Francisco Bay Area salarissen, zijn gemiddelden, afgeleid uit een reeks van typische kosten voor elke functie. De werkelijke kosten in een specifiek geval zal variëren.) Kosten van uitbesteding op 14-Week ProjectFunction Uurtarief Uren TotalSr. Tech Schrijver 75 560 42.000 Graphic Artist 75 150 11.250 Copy Editor 65 68 4420 Productie Specialist 65 36 2.340 Totaal Project - $ 60.010 De besparingen in dit scenario is € 55.969, wanneer het werk wordt uitbesteed. Als je alleen kijkt naar 14 week de moeite van het werk, de monetaire analyse is compellingly in het voordeel van outsourcing. Maar natuurlijk, de meeste bedrijven hebben meer dan 14 weken ter waarde van technische documentatie werk. Gemiddeld een typisch bedrijf heeft twee of drie releases van een product, wat resulteert in twee of drie projecten (van ongeveer 14 weken) per jaar. Meer dan een jaar tijd, dan gaan we er vanuit dat een bedrijf heeft drie technische documentatie over projecten die het laatst Elke 14 weken (voor een totaal van 42 weken). Met dezelfde cijfers als hierboven, laten we eens kijken naar de jaarlijkse kosten van het gebruik van uitbestede arbeid versus in-house werknemers. De tabel hieronder geeft de data.Annual Kostprijs Outsourcing vs EmployeeEmployee vs Outsourced Jaarlijkse CostEmployee Outsourced $ 430.779 $ 180.030 $ 250.749 Delta De reden voor de nogal eye-popping besparing van $ 250.749 is dat aannemers verdwijnen tussen banen en werknemers niet. Een goede vuistregel is: Als je 42 (of meer) opeenvolgende weken van het werk, in huis personeelsbezetting is economisch haalbaar is. Als uw werk stroom wordt geleverd in uitbarstingen van activiteit, gevolgd door weken of maanden van lage activiteit, uitbesteding blijft de beste solution.Which ondergebracht te worden bemand Eerste? Zelfs als u al een vrij constante stroom van technische publicaties werk, blijft er een ander besluit: Welke functies zijn beste bemand in huis hebben, en die zijn het best uitbesteed? Kijkend naar het monster 14-weken-project, het percentage van de tijd elke functie vereist is tijdens die 14 weken wordt gepresenteerd in de grafiek below.Percent tijd nodig Tijdens 14-weken durend project (560 uur) Functie Totaal Uren Procent van TimeSr. Tech Schrijver 560 100% Graphic Artist 150 26% Copy Editor 68 12% Productie Specialist 36 6% is duidelijk dat de schrijver is de eerste functie voor personeel intern, de grafische kunstenaar is een verre tweede plaats, en de kopie editor is derde. Het is onduidelijk of de meeste bedrijven steeds profiteren van de personeelsbezetting productie specialisten intern, omdat er zo weinig van hun tijd nodig is op een gegeven project.Now laten we onderzoeken de jaarlijkse kosten van een werknemer schrijver vs een contract schrijver, met behulp van het vorige scenario. Het contract schrijver zullen werken gedurende 42 weken (drie 14-week-projecten), en de werknemer zullen werken voor 52 weken. (Vergeet niet, de cijfers dat we gebruiken hier voor de werknemer zijn volledig geladen met voordelen en overhead.) De grafiek hieronder toont hoe de cijfers toevoegen up.Annual Kostprijs Werknemer vs Contract WriterEmployee vs Contract Schrijver Jaarlijkse CostEmployee Schrijver Schrijver contract $ 135.671 $ 126.000 $ 9.671 Delta Dus op 42 weken van continu werk, de kosten van het huren van een schrijver is enigszins vergelijkbaar met de kosten van het gebruik van een schrijver, in de veronderstelling dat onze steekproef scenario is typisch. Je moet er absoluut zeker van dat u dat kritieke 42 weken van het werk rij, dat wel. Als u het huren van een intern schrijver en het werk stroom valt aanzienlijk korte pauze van dat punt, maar kan zeer expensive.It is mijn ervaring dat er zeer grote bedrijven kan ondersteunen 300-plus technische schrijvers, met een verhouding van vijf of zes kunstenaars en een uitgever voor elke 10 tot 15 schrijvers. Productie werk wordt vaak uitbesteed, zelfs in de grootste van firms.In bedrijven waar de stroom van technische publicaties werk is sporadisch, de beslissing of aan het personeel intern of uitbesteden is een beetje moeilijker. Al te vaak, een onregelmatige cyclus bekendmaking houdt een of twee schrijvers in gesprek met werk genoeg voor drie of vier schrijvers??, Maar slechts voor een paar maanden in een tijd. Tussen cycli, de werknemer schrijvers hebben weinig te doen en vinden zelf aan product-teams doen busywork.The beste oplossing is voor het bepalen van de minimale personeelsbezetting nodig is om aan het bedrijf de gemiddelde behoeften, dan vult u tijdens piekuren met outsourcing. Zorgvuldige analyse van hoe dat uitbesteed wordt ingezet, en met welke functies, zal je helpen bepalen wanneer te huren extra staff.For bijvoorbeeld wanneer een bedrijf heeft een schrijver in-house full-time, maar Ook gebruikt twee opdracht schrijvers, van wie elk spendeert 50% tot 75% van zijn of haar tijd op dat bedrijf het werk voor de periode van een jaar, is het waarschijnlijk tijd om in een ander personeel schrijver (ervan uitgaande dat de werkbelasting is stabiele of groeiende). Contract schrijvers kan worden gebruikt in te vullen als het bedrijf zich op een snelle groei-curve, tot de noodzaak voor een nieuwe full-time schrijver is evident.Outsourcing Scenarios: Beyond the NumbersThere zijn scenario's waar de kosten alleen is niet de belangrijkste factor. Bijvoorbeeld, een dwingende reden om te kiezen voor outsourcing plaats verhuur is deskundigheid. Af en toe, een bedrijf zal een product dat is een schrijver met gespecialiseerde kennis en ervaring. De gespecialiseerde schrijver (die in rekening kunnen brengen van een premie voor zijn of haar deskundigheid) is nodig voor de technische documentatie ter ondersteuning van dat een product of productgroep, maar de schrijver is niet nodig is voor de mainstream product. In dit geval, uitbesteding is de enige rendabele answer.Another scenario waarin uitbesteding zinvoller dan personeel kwam met een Oak Hill cliënt. Deze start-up bedrijf heeft een complexe en unieke technologie. Management snel tot de conclusie gekomen dat het personeelsbestand een technische publicaties departement zou schrijvers die zich niet alleen senior, maar die moest onderwijs op het gebied van optische netwerken. Kortom, in-house personeelsbestand zou onbetaalbaar duur, vooral omdat het bedrijf de stroom van publicaties werk werd voorspeld te heftig voor de eerste drie jaar, dan drop off scherp. Als gevolg daarvan is dit bedrijf uitbesteed al haar technische publicaties werk en opgeslagen $ 1,5 miljoen dollar tijdens de eerste drie jaar van publicaties development.Hire de Juiste persoon voor de rechter JobSome start-ups maken de fout van het denken dat als zij huren van een schrijver, de schrijver kan het allemaal? Schrijven, bewerken, maken de productie sjablonen en misschien zelfs wel de illustraties, omdat, "Het is allemaal gebeurd op computers." Deze kijkt uit over het feit dat schrijvers zijn getraind om te schrijven. Zij zijn niet opgeleid in graphics.It is nooit een goed idee is om een schrijver te bewerken zijn of haar eigen werk. Bezig met bewerken van een specialiteit op zichzelf en vereist een objectiviteit dat schrijvers niet kunnen hebben bij de toetsing van hun eigen werk. En met een hoog opgeleid en zeer betaald schrijver productie doen werk dat gedaan zou kunnen worden veel meer de kosten-effectief (en beter) door iemand die wordt betaald op een lager tarief niet sense.Hiring een getrainde schrijver mei zinvol voor een start-up (afhankelijk van werk), maar alleen als dat schrijver kan worden ondersteund door uitbesteding van de overige functies. (Zie de bovenstaande analyse van het percentage van de tijd besteedt elke functie op een bepaalde technische documentatie project.) A Good Agentschap Maakt Outsourcing EasyAfter het besluit tot uitbesteden is gemaakt, is de volgende uitdaging is het vinden van de juiste middelen? iets makkelijker gezegd dan gedaan. Het kost tijd om te zoeken, interview, de huur en trein gekwalificeerde werknemers. Getting elke contractant op uw bedrijf "Erkende Verkoper" lijst wordt ook rekening time.It is ook waar dat de technische publicaties is een kritische functie, en het is niet eenvoudig om de controle over het afstaan aan een buitenstaander. De verleiding om nauwe controle over het werk vaak overwint de zuiver financiële argument. Het is van cruciaal belang voor het vinden van een technische publicaties provider die kan werken nauw samen als een partner. Partnerschappen met een goed dienstverlener in plaats van alleen het sluiten van contracten met Een verkoper kan het verschil maken. Het verlicht veel druk wanneer uw technische publicaties dienstverlener opereert als onderdeel van uw afdeling, kan worden ingeroepen bij het oplossen van problemen, en zet de juiste middelen op de baan toen ze needed.There zijn een aantal voordelen aan het gebruik van een bureau, naast de kostenbesparingen. Voordelen zijn:? One-stop shopping. Bureaus hebben een diepte van middelen die ook schrijvers, kunstenaars, webdesigners, productie-specialisten en meer. Organen kan tik deze middelen snel op zoek naar de mensen met de juiste kwalificaties je nodig hebt.? Snelheid personeelsbeleid. Contracten met een individu op een moment is simpelweg geen optie voor veel bedrijven. Er is te veel tijd en papierwerk betrokken bij het vinden van de juiste mensen en krijgen ze goedgekeurd als leveranciers. Een erkende instantie kan werknemers zonder dat er een veel van bureaucratische spaghetti. En een goede organisatie zal zorgen dat de aannemers zijn gescreend en gekwalificeerd.? Verzekeringen. Als je contract met een persoon die niet werkt, moet je opnieuw beginnen. Als u uitbesteed via een agentschap, kan je naar het bureau en vraag ze naar iemand anders. Een goed bureau zal ook zorg ervoor dat de werkzaamheden worden uitgevoerd volgens de specificaties, op tijd en binnen het budget.? Minder papierwerk. In Naast het papierwerk in verband met het vinden en huren contractanten afzonderlijk, is er een kosten in verband met de financiële administratie (de afgifte van bestellingen en de verwerking / betalen van facturen). Als u uitbesteding door een bureau, uw onderneming een bestelling en betaling van een factuur. Het agentschap is verantwoordelijk voor het verzorgen van de contractanten.? Logeren aan de rechterkant van de IRS. Een goed bureau zal verzekeren dat er geen sprake is van mogelijke vraag over de vraag of een aannemer wordt behandeld als een werknemer of een aannemer.? Veiligheidsklep. Wanneer de werkbelasting pieken, het uitbesteden van uw bureau kan snel ophalen het extra werk door brengen aannemers die reeds op snelheid. Wanneer de werkbelasting daalt, worden de extra mensen weggaan en niet kost je een ding.? Aanpassingsvermogen. Als uw product of technologie verschuivingen, een agentschap kan met deze verschuiving, die verschillende personeel, indien nodig. Het is niet zo makkelijk te verschuiven vaste werknemers, wanneer zij niet langer het recht hebben achtergrond voor de baan. , Her-en bijscholing is duur, vooral in termen van verloren productivity.The Definitieve AnalysisWhether moet je uitbesteden of huur is niet noodzakelijkerwijs een zwart-wit beslissing. Uw eerste aanval moet altijd een kosten-analyse. Uitvoeren van een steekproef scenario, zoals ik heb gedaan, en vervolgens de andere factoren. In mijn ervaring, na de opstartfase, de bedrijven met de meest succesvolle technische publicaties projecten zijn die ingezet een verstandige mix van werknemers en uitbestede aannemers; deze bereid het bedrijf en haar partner agentschap aan te passen snel als de technische publicaties werkstroompagina verhoogd en decreased.The tweede stap moet een zorgvuldige analyse van het werk stromen. Dit zal worden moeilijker voor een startende onderneming die geen interne technische publicaties ervaring. Probeer praat met een aantal technische publicaties uitbesteden ondernemingen een beeld krijgen van de omvang van de taak, duur, enzovoort. Als, als een start-up, u heeft werk voor een of meer full-time medewerkers voor de nabije toekomst, start het zoeken. De meeste starters hebben niet een heel duidelijk beeld van wat de toekomst kunnen komen, en ze moeten overwegen outsourcing tot projecties zijn meer reliable.Work flow prognoses zijn meestal veel eenvoudiger om in een meer volwassen bedrijf dat al over de technische publicaties personeel. De truc is om te voorspellen wanneer de projecten zal worden gestart en de reikwijdte van elk een. Een ervaren technische publicaties manager zal weinig met dit probleem, maar er is altijd de verrassing project?? Dat is bijna altijd een noodsituatie. Deze factor in: Als uw personeel is in het midden van een nieuw documentatieset, hoeveel van een extra last kan absorberen voordat ze dingen beginnen te breken? Tot slot, als je besluit tot het uitbesteden van uw keuze van de aannemers is gaan maken of breken van het project. Selecteer een uitbesteden firma die u kunt vertrouwen, met mensen die ervaring en de praktijk getest. De kostprijs is kritisch, zo lopen de nummers eerst! Maar afgezien van de kwestie van de prijs, de baan moet worden ingevuld op de tijd, op de begroting, over spec en tot uw kwaliteitsnormen. Niet regelen voor less.About De AuthorVal Swisher is voorzitter van Oak Hill Publications, Inc, een 10-jarige technische documentatie
Artikel Bron: Messaggiamo.Com
Related:
» Legit Online Jobs» Wholesale Suppliers
» The Evolution in Anti-Spyware
» Automated Money Machine On eBay
Webmaster krijgen html code
Voeg dit artikel aan uw website!
Webmaster verzenden van artikelen
Geen registratie vereist! Vul het formulier in en uw artikel is in de Messaggiamo.Com Directory!
