10 个容易的维护要诀对堆在纷乱
是否您是在您自己的事务或雇员(或两者都不) -- 如果您有一个家庭和您是在事务有生活的一个家。我打赌, 无您进入事务变得热在拖曳纸和大量电子邮件。
凌乱的百分之八十在工作和在家是解体, 不是缺乏的结果空间! 如此如果它继续进来和堆, 您一定有出口战略。规则维护是最佳的方式保持您的办公室被定调, 同您的车一样。
关键' 成功的习性立刻决定何处各张纸或电子邮件是并且什么是下次行动必需从您。设置任何东西在旁边在' 决定最新堆' 正义牌子它更坏。凌乱每个片断在工作和在家是一个unmade 决定。
使用我的每日, 月度和逐年维护要诀保持在所有那信息之前-- 是否这是纸或计算机。我保证您能更加容易地和成功地处理您的信息在工作并且在家当您。
每日
不同于一些酒, 信息不改善以年龄。设置有些时候每天排序, 扔和重归档纸和电子邮件。我做我的在午餐以后当我得到通过我的岗位膳食' 暴跌' 。每日维护, 象刷牙, 保留您从收集积累在您的系统。
每日排序所有您接踵而来的材料; 立场回收容器和首先摆脱所有破烂物。排序入有道理对您的行动类别: 支付, 归档, 回顾, 等。每日排序是关键保留您的屑子分别于行动项目, 和保留摈除行动。
在家, 您的' 对文件' 第一个排序可能被分离入个人和企业屑子(尝试一个组合sorter:vertical 为行动水平为屑子) 。在工作, 分离客户或产品材料从公司管理文件在您的第一个排序。更多屑子类别帮助在月度要诀之下。
设定杂志文件为参考项目(编目, 杂志) 。在家, 做分开的排序地方投入提到保单, 个人财产纪录, 或您需要和解以月度信用卡和银行报告的收据。
使用隔间, 或信封在您能容易地充塞所有收据的您的公文包或钱包里(特别是如果您旅行) 。然后, 使用它。在办公室, 有下落箱子或行动文件为天对天expensed 收据从您的公文包或口袋。
月度
日历确定时间做维护和棍子对他们。在家, 尝试做您的纸屑子只当您支付票据。只要您预定您的维护每二个星期, 您从未将错过付款并且您将是在您的屑子, 也是。在票据之间支付时间, 简单地做您的每日排序: 扔, 和投入票据, 收据, 项目材料在您的行动地区被归档或被支付当时刻来。
在工作、尝试预定的非发薪日星期五或before/after 二不同月会上保持它规则。这关于基本的二个建议' 归档' 您能使用与您的' 文件堆的系统当您做您的每天排序。无论您预定它, 您能削减您的屑子时间在一半由预先排序您的文件堆成分开的文件盘子在以下类别。
前被排序的文件类别:
您能分离本期营业屑子入三个领域:
人们; 客户, 职员, 队
事; 项目, 节目, 产品
管理; 做生意的事务(财政, 物理办公室) 。
您能分离当前的个人屑子入三个领域:
Personal/Family
家庭
Finances/Insurance
如果您没有' 事务有一个life'filing 的系统, 检查在有效的家之外和小企业归档我使用在我自己的事务, 使它容易对我保证您的满意的成套工具(www.organize.com)
逐年
普遍归档的规则: 如果他们不是今年文件并且您通常不使用他们-- 使他们脱离您的办公室!
我推荐, 每个私人个体和小企业做一场办公室闪电战在4月在您归档了税之后。拔出所有老财政, 保险和与税相关的文件, 和投入他们在档案箱子。投入在您的会计节目和数据一张备用磁盘那税年。拾起保留日程表从您的CPA 或国税局。
我存放我的档案在架子在车库。请记住标记本文档案或防水塑料文件箱子在前线, 因此您能保留一张匹配的档案名单在您的文件抽屉以箱子内容索引。然后, 如果您需要某事您能容易地检索它。
为更大的公司我至少每年两次推荐办公室闪电战。计划大家参加的星期五下午清洗在他们的办公室和小卧室之外。(命令额外dumpsters 。) 如果财务年跑7月到6月做您归档的闪电战在末端7月去年。
归档管理文件, 和完整项目或程序文件。扔您已经被偿还, 或您不再维护作为您的工作一部分的纪录给。归档休息对现场之外的存贮在做索引以后。
分离根本纪录入潮流或归档存贮:
归档在本年度文件系统(按类别)
归档入档案文件系统(在过去年以前)
或扫瞄入电子文件存贮(两个)
现在, 那您会更加成功地处理您的信息在工作并且心境的安宁在家是一场办公室闪电战加上每日, 每周和月度维护!
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10 个容易的维护要诀对堆在纷乱
由伊芙・Abbott, 摘抄从她的新书,
怎么对完成空间时代工作与石器时期脑子TM
Copyright, 伊芙版权所有的Abbott 。
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文章来源: Messaggiamo.Com
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