10 punte facili di manutenzione contro l'accatastamento sul caos
Se siete nel vostro proprio commercio o un impiegato (o nessuno) -- se avete una famiglia e una sede che siete nel commercio di avere una vita. Sto scommettendo che nessun di voi hanno entrato nel commercio diventare caldi a mescolareare le carte e le risme del E-mail.
Ottanta per cento dell'ammasso sul lavoro e nel paese sono un risultato della disorganizzazione, non mancanza di spazio! Così se sta andando continuare a entrare ed accatastare in su, have.got avere una strategia dell'uscita. La manutenzione normale è il senso migliore mantenere il vostro ufficio sintonizzato in su, stessi del vostro veicolo.
L'abitudine 'dei successi chiave sta decidendo immediatamente dove ogni pezzo di carta o il E-mail va e che cosa è l'azione seguente richiesta da voi. Regolando qualche cosa da parte 'decida nelle marche giuste del mucchio successivo 'esso più difettoso. Ogni parte di ammasso sul lavoro e nel paese è una decisione disfatta.
Usi le mie punte quotidiane, mensili ed annuali di manutenzione per mantenere davanti a tutte quelle informazioni -- se è di carta o calcolatore. Li garantisco che può controllare più facilmente e con successo le vostre informazioni sul lavoro e nel paese quando.
QUOTIDIANO
Diverso di determinati vini, nessun informazione migliora con l'età. Regoli certo tempo ogni giorno fascicolare, gettare e refile sia la carta che il E-mail. Faccio mine dopo pranzo mentre ottengo attraverso il mio pasto 'crollo 'dell'alberino. La manutenzione quotidiana, come la spazzolatura dei vostri denti, li mantiene dalla raccolta dell'accumulazione nei vostri sistemi.
Fascicoli giornalmente tutti i vostri materiali ricevuti; l'eccedenza del basamento gli scomparti di riciclaggio ed elimina tutta la roba di rifiuto in primo luogo. Specie nelle categorie di azione che hanno il significato voi: per pagare, archiviare, rivedere, ecc. La specie quotidiana è appena cruciale da mantenere la vostra limatura a parte dalle attività e mantiene muoversi di scarti.
Nel paese, la vostra 'prima specie alla lima 'può essere separata nella limatura di affari e personale (provi una combinazione sorter:vertical per azione orizzontale per la limatura). Sul lavoro, separi i materiali del prodotto o del cliente dai registri amministrativi dell'azienda nella vostra prima specie. Più aiuto di categoria della limatura sotto le punte mensili.
Lime dello scomparto di messa a punto per gli articoli di riferimento (cataloghi, scomparti). Nel paese, faccia i posti separati di specie per mettere le ricevute che si riferiscono alle garanzie, annotazioni personali della proprietà, o che dovete riconciliare con le dichiarazione mensili della carta di credito e della banca.
Usi uno scompartimento, o la busta in vostro briefcase o borsa in cui potete facilmente roba tutte le ricevute (particolarmente se voi corsa). Allora, usila. Nell'ufficio, abbia una scatola di goccia o la lima di azione per giorno- al giorno expensed le ricevute dal vostro briefcase o tasche.
MENSILE
Tempi definiti del calendario di fare manutenzione e bastone a loro. Nel paese, prova che fa la vostra limatura di carta soltanto quando pagate le fatture. Finchè programmate la vostra manutenzione ogni due settimane, non mancherete mai un pagamento e sarete in su sulla vostra limatura, anche. Fra la fattura che paga il tempo, faccia semplicemente la vostra specie quotidiana: sballottamento e mettere le fatture, ricevute, materiali di progetto nella vostra zona di azione da archiviare o pagato quando il momento viene.
A lavoro, al non-giorno di paga di programmazione venerdì di prova o alle riunioni mensili differenti di before/after due per mantenerle normale. Qui sono due suggerimenti su di base 'per archiviare 'i sistemi che potete usare con i vostri 'mucchi della lima quando fate la vostra ogni specie di giorno. Non importa come la programmate, potete tagliare il vostro tempo della limatura a metà dal pre-smistamento i vostri mucchi della lima in vassoi separati della lima nelle seguenti categorie.
Categorie Pre-Fascicolate Della Lima:
Potete separare la limatura di affari correnti in tre dominii:
La gente; clienti, personale, squadre
Cose; progetti, programmi, prodotti
Gestione; commercio di fare commercio (financials, ufficio fisico).
Potete separare la limatura personale corrente in tre dominii:
Personal/Family
Famiglia
Finances/Insurance
Se non avete 'un commercio di avere un sistema life'filing, il controllo verso l'esterno la sede redditizia e la piccola impresa archiviano i corredi che uso nel mio proprio commercio, che lo rende facile affinchè me garantisca la vostra soddisfazione (www.organize.com)
ANNUALMENTE
Regola D'Archiviatura Universale: Se non sono lime relative a quest'anno e non li usate regolarmente -- ottengali dal vostro ufficio!
Suggerisco che ogni individuo privato e piccola impresa fanno un blitz dell'ufficio in aprile dopo che abbiate archiviato le tasse. Estragga tutte le vecchio finanziario, assicurazione e lime tassa-relative e mettale in una scatola dell'archivio. Metta in un disc di sostegno del vostri programma e dati di contabilità per quell'anno di imposta. Prenda un programma di ritegno dal vostro CPA o dall'amministrazione fiscale.
Immagazzino i miei archivi sulle mensole nel garage. Ricordisi di appena identificare l'archivio di carta o le scatole di plastica impermeabili della lima sulla parte anteriore, in modo da potete mantenere una lista di corrispondenza dell'archivio nel vostro cassetto di lima con un indice del soddisfare della scatola. Allora, se avete bisogno di qualcosa potete richiamarli facilmente.
Per le più grandi aziende suggerisco due volte all'anno un blitz dell'ufficio almeno. Progetti un pomeriggio di venerdì dove tutto partecipa alla pulitura verso l'esterno i loro uffici e cubicoli. (dumpsters supplementari di ordine.) Se l'anno di finanza fa funzionare luglio a giugno faccia il vostro blitz d'archiviatura in estremità luglio per l'anno anteriore.
Archivii i registri amministrativi e le lime completate di programma o di progetto. Getti le annotazioni per cui già siete stati rimborsati, o cui più non effettuate come componente del vostro lavoro. Archivii l'immagazzinaggio del fuori-luogo di resto dopo avere fatto un indice.
Separi le annotazioni essenziali nella corrente o archivii l'immagazzinaggio:
Archivi nel sistema di classificazione corrente di anno (per la categoria)
Archivi nel sistema di classificazione archivistico (entro l'anno scorso)
O esplorazione in immagazzinaggio elettronico del documento (entrambe)
Ora, quello sapete controllare più con successo le vostre informazioni sul lavoro e nel paese la pace della mente è giusta un blitz dell'ufficio più manutenzione quotidiana, settimanale e mensile via!
Per le punte risparmiarici di tempo più libere, veda http://www.organize.com
10 punte facili di manutenzione contro l'accatastamento sul caos
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Copyright, Vigilia Abbott Che Tutti i diritti riservati.
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Fonte dell'articolo: Messaggiamo.Com
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