sistemas de digitalização de documentos pode melhorar significativamente o seu processo de negócio
Digitalização de documentos geralmente envolve o uso de scanners de grande volume que pode digitalizar documentos de forma muito rápida e, em seguida, converter ou guarde-os como Microsoft Word de arquivos PDF. serviços de digitalização de documentos são normalmente utilizados pelos empresas, tais como contadores, advogados, organizações de saúde ou qualquer outra empresa onde os lotes de documentos é necessária. Uma vez que os documentos são digitalizados podem ser armazenados em CD, DVD, etc disco rígido e backup para outros dispositivos.
sistemas de gestão de documentos
também são muito populares como eles podem digitalizar, armazenar, mas também o índice de documentos que lhes permitem ser facilmente obtidas através de algum tipo de usuário gráfica interface GUI ou por meio do índice. Os benefícios de utilizar um sistema de gestão de documentos não são apenas um espaço de poupança, mas também a velocidade na qual você pode recuperar documentos. Entre 10.000 e 20.000 documentos podem ser armazenados em um CD. Obviamente, a tecnologia se move em nós e agora DVD, discos rígidos removíveis, drives USB, que podem ser usados para armazenar documentos que você. Você pode armazenar várias cópias dos dados para fins de backup ou qualquer prática efeitos do que você tem vários escritórios e que os dados são necessários em cada localidade.
microfilmes
também pode ser convertido e armazenados em CD ou DVD. Novamente, isto pode liberar espaço de armazenamento e também mais uma vez permite o backup de suas informações e permite que você usá-lo em vários locais.
Você pode escolher entre usar uma empresa de digitalização de documentos ou fazer seu próprio documento de digitalização. Você precisa de forma os custos, tais como um scanner pode custar qualquer coisa a partir de algumas centenas de libras para alguns milhares de libras, dependendo do que você deseja digitalizar e, em seguida, há o custo do software de gestão de documentos se você quiser central de controle, onde os documentos foram guardados para utilizar um sistema de indexação. Algumas empresas de digitalização de documentos terá todos os seus documentos de distância, digitalizá-los para si e para armazená-los em uma maneira segura. Eles teriam de galinha dar-lhe várias opções de como você deseja acessar os arquivos quando necessário. Isso pode ser feito via telefone, e-mail ou por correio postal. Alguns podem também dar-lhe o acesso via internet usando apenas o seu internet browser, obviamente, utilizando um sistema seguro para que nem todos podem ter acesso aos seus dados.
Há lotes de diferentes tipos de varredura que pode ser feito. Por exemplo, letras e documentos podem ser digitalizados para PDF ou Word da Microsoft. Estes documentos podem ser digitalizados como imagens onde elas não podem ser editados ou pesquisou ou eles podem ser digitalizados utilizando o software de reconhecimento óptico de caracteres que permite que você editar e pesquisar os documentos. Também as imagens podem ser digitalizadas e armazenadas em um sistema de gestão documental. Isso permite que as empresas que fazem desenhos ou gráficos para armazenar seus trabalhos. Isto poderia ser que as empresas de engenharia produzir desenhos CAD ou empresas de design gráfico os quais se beneficiariam de espaço adicional criado por começar seus trabalhos papel convertidos para documentos digitalizados. É mais benéfico para a companhia de outra arquitetura
Artigo Fonte: Messaggiamo.Com
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