Verwenden Sie die?reply alle? Funktion in email vernünftig
Art "email Etikette" in den Suchstab jedes populären Search Engine und Sie erhält über eine Million Erfolgen. Weil email so breit benutzt wird, wirft es bestimmte Probleme für den Fachmann auf, der versucht, gut in Verbindung zu stehen. Irgendwelche von denen über eine Million Erfolgen erklären Ihnen den Nutzen des Verwendens von von email, um Ihr Geschäft zu leiten, weil es eine schnelle und leistungsfähige Form des In Verbindung stehens ist. Jedoch ist email häufig die wenige bevorzugte Methode des In Verbindung stehens durch viele Leser.
Mit der im Verstand, möchte ich eine der vielen Wahlen von email-d "Antwort adressieren alle" Funktion. Das Verwenden dieser Funktion sorgfältig hilft Ihnen, Ihre professionelle Glaubwürdigkeit zu schützen und zu erhöhen und Sie am Entfremden Ihrer Leser-besonder zu hindern die, denen email anfangen mögen Sie nicht mit.
Ich bin ein Mitglied vieler on-line-Gruppen, und häufig schickt der Führer einer Gruppe der gesamten Gruppe ein email, die aus Informationen gibt oder einen Punkt der Anweisung liefert. Weit zu häufig, reagieren Empfänger dieser Gruppe Anzeige auf den Absender, indem sie die "Antwort alle" Funktion schlagen. Das Problem mit dem ist ihr ganzes "tut," "erhielt es," und "Dank" Warteende oben in meiner Inbox werdenen Unordnung, die ich durch sortieren muß und Löschung.
Überlegter Zweck
Die "Antwort alle" Funktion sollte für reserviert sein wenn alle Mitglieder der aufnahmefähigen Liste Notwendigkeit die Informationen, die gesendet werden. Lassen Sie mich das wieder sagen, heben Sie die "Antwort alle" für auf, wenn ALLE Mitglieder die Antwort des Anrufbeantworters benötigen. In wievielen Fällen müssen Sie diese der Empfänger kennen sagten "okay"? Nicht häufig. Stattdessen im Interesse der Zeit, der Leistungsfähigkeit und des Professionalismus sollte diese Art der Antwort nur geschickt werden der Person, die das ursprüngliche email erzeugt.
Sie haben innen meine anderen Artikel gelesen, daß schlechte Kommunikation das Problem der Nr. eine im Geschäft ist. "Antwort alle" als Angelegenheit der Gewohnheit schlagend und nicht da eine sorgfältig gewählte Wahl schlechte Kommunikation ist, weil sie unsere inboxes mit Informationen durcheinanderwirft, brauchen wir nicht. Wenn wir betrachten, daß jede "Antwort alle" ein Papierstreifen auf unseren Schreibtischen ist, würden wir alle jene Antworten wünschen? Absolut nicht. Wir würden im Papier begraben!
Zweifellos "antworten Sie allen" hat seinen Gebrauch. In einem gemeinschaftlichen Projekt, in dem alle Mitglieder der Mannschaft gehalten werden müssen benachrichtigt worden von goings-auf Mannschaftmitgliedern, "Antwort alle" ist zu verwenden die rechte Sache, zum zu tun. Dieses ist besonders wichtig, wenn die Mannschaft entfernt arbeitet, oder wenn Mitglieder der Mannschaft auf gegenüberliegenden Verschiebungen arbeiten oder sieht nicht ein anders häufig. "Antwort alle" dann zu verwenden ist gute Kommunikation weil es die Linien der Kommunikation geöffnet und beweglich hält. Aber wieder, warne ich vernünftigen Gebrauch von der "Antwort alle" Funktion.
Real-Leben Konsequenzen
Wir haben einen anderen wirklich triftigen Grund, die "Antwort vernünftig zu verwenden alle" Funktion und die bezieht dem Arbeiten einer Maßeinheit im Team mit ein. Mit "Antwort alle" erhöhen wohle Dose die Fähigkeit einer Mannschaft, zu arbeiten, indem sie Kommunikation geöffnet hält, dadurch eshilft eshilft der Firma, seine Ziele zu erreichen. Jedoch kann das Verwenden "der Antwort alle" als Waffe auch verwendet werden und zu einem Mannschaft-Verhältnis zerstörend werden. Lassen Sie mich Sie eine Geschichte bitten, Ihnen zu helfen, dieses zu verstehen.
Ich habe mit einer Organisation gearbeitet, die viel internen Streit aus verschiedenen Gründen gehabt hat. In einer Bemühung, unterstützender zu sein, schickte der Präsident der Organisation ihrem gesamten Personal ein höfliches email über die Bemühungen eines Mitarbeiters. Nizza email. Guter Job des Mitteilens, wie Personal die Organisation besser bildet. Dieses war eine entgegenkommende, proaktive Sache, zum von seiten des Präsidenten zu tun. Ist hier, was zunächst geschah: andere der geschlagenen Personalmitglieder des Präsidenten "antworten allen" und gesagt "vergessen Sie nicht, daß Jane ihr Teil tat, auch."
dem beiläufigen Beobachter kann dieser Austausch möglicherweise nicht scheinen, ein grosses Abkommen zu sein. Aber, während diese Anzeige harmlos scheinen konnte, übermittelt er testiness außerdem. Die Antwort des Mitarbeiters war nicht nur entworfen, um Jane zu bestätigen aber, den Rest des Personals "zu zeigen", daß der Präsident nicht wirklich wußte, was an in die Organisation ging. Die Tatsache, daß der Mitarbeiter die "Antwort alle" sendete, um Jane zu bestätigen, hatte eine subversivee Absicht und die sollte die Schwächen des Präsidenten herausstellen. Der Präsident dann durcheinandergemischt Jane die korrekte Bestätigung geben und einer anderen Anzeige über "Antwort Beitrag alles" bestätigenden Janes geschickt. Das Resultat: der Präsident wurde auf die Defensive vor ihrem gesamten Personal gesetzt. Nicht eine gute Position, damit ein Führer innen ist.
Unterschiedliche Resultate
Könnte diese Situation besser angefaßt worden sein? Sicher. Der Mitarbeiter sollte mit dem Präsidenten einfach geantwortet haben, benannt haben oder direkt gesprochen haben, um sie an Bemühungen Janes zu erinnern. So tun würde Respekt zum Präsidenten gezeigt haben und dem Präsidenten eine Gelegenheit zugestanden, die ursprüngliche Anzeige zu verbessern, um Jane korrekte Gutschrift zu geben, ohne in eine defensive Position gesetzt zu werden.
Mit der "Antwort kann alle" Wahl eine jener Sachen sein, die Leute tun, um ihre Jobs einfacher zu bilden, aber sie tun sie, ohne die möglichen negativen Effekte auf die Organisation und die Arbeiter zu betrachten, die betroffen sind. Mein Rat: seien Sie vorsichtig. Verwenden Sie "Antwort alle", nur wenn alle jene Leute in der aufnahmefähigen Liste Notwendigkeit die Informationen, die Sie haben und wenn sie sie von Ihnen benötigen. Andernfalls reagieren Sie nur auf den Initiator der Anzeige und lassen Sie sie ihre Arbeiten besser erledigen.
Über den Autor:
Dr. Tracy Peterson Turner arbeitet mit Organisationen, die ihre Manager in Führer und mit Führern drehen möchten, die ihre Anzeigen erhalten möchten gehört. Sie ist ein Experte in geschriebener und mündlicher Kommunikation und leitet Darstellungen und die Werkstätten, zum der Einzelpersonen und der Korporationen zu helfen treffen ihre Kommunikation Ziele.
Besuch Tracy auf dem Netz an http://www.Mgr-Impact.com. Email sie an Tracy@Mgr-Impact.com
Artikel Quelle: Messaggiamo.Com
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