3 つの簡単なファイリング指針
それらを必要とするときペーパーを見つける基本的な方法の1 つは有効なファイリング・システムからそれらを取り出すべきである。よいファイリング・システムは10 秒またはより少しで捜しているものを見つけることを可能にする。
ここに助けることができる3 つの簡単なファイリング指針はある:
分類。
ファイリング・システムはそれを必要とするときあなたが必要とするすべてを-- 苦闘なしで…見つけることができれば、有効だけである。そしてよいファイリング・システムすべてにペーパーの異なった部門がある。あなたのペーパーは主要な部門、か下位範疇に落ちることを行っている。
例えば、主要な部門は財政であるかもしれない。財政の内のある下位範疇は、そうかもしれない:
普通預金口座
当座預金
金融市場記述
あなたのファイリングキャビネットでは、あなたの主要な部門は常に分類されたタブが付いているファイルホールダーを掛けるべきである。あなたの下位範疇は適切で主要な部門の掛かるホールダーの中のマニラファイルホールダーと分類されるべきである。
BASIC のファイリング・システム。
大概は、人々はこれらの基本的なファイリング・システム1 つ、または組合せをの使用するために選ぶ:
アルファベット(A 、B 、C 、D 、等。)
数(1 、2 、3 、4 、等。)
年代(1 月、2 月、3 月、4 月、等。)
それを使用しているものにのためにあなたが使用したり、依存する1 つ。例えば、あなたの顧客のすべてのためのファイルを(か仲間、友人、等) 保つ必要があれば名字によってアルファベット通常最もよく働く。
番号が付いているプロジェクトか順次場合の数のために、数システムはおそらく最もよく働く。
あなたが日付までに事を見つければことは必要ならあなたの選択はそれから年代にあるように。
何人かの人々は実際に創造的になり、これらのシステムの組合せを使用する。例えば、アルファベットであなたの主要な部門年代であるために、下位範疇に中ほしい場合もある。
分類。
ファイルがきちんと分類されなければ、見つけることは速く、容易であることを行っていない:
常にファイルホールダーのタブであなたの主題、タブの上への終わりを書きなさい、そうすればあなたのファイルを通って見ているとき容易にそれを見ることができる。
あなたのファイルを分類するのに中型ポイント、黒いマーカーを使用しなさい。印刷物; 原稿を使用してはいけない。
タブで可能少数の単語として使用。
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記事のソース: Messaggiamo.Com
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