Pleins feux sur la productivité: comment surmonter l'e-mail de surcharge
Ne vous sentez dépassé par e-mail? Avez-vous déjà passé plus de votre journée à gué à travers votre e-mail que la gestion de votre travail? Cherchez-vous à passer moins de temps à créer, gérer et répondre aux messages? Découvrez comment surmonter e-mail de surcharge et d'être plus productif, en écrivant plus efficace des messages électroniques et de réduire le volume des e-mail.Write Effective E-Mail MessagesStart l'amélioration de votre e-mail par l'efficacité la création et la mise en forme facile de suivre le contenu, et en utilisant des pré-écrite responses.Create Clair ContentConsider ces stratégies pour améliorer vos communications avec compréhensible, messages e-mail:? Aidez les autres hiérarchiser les moyens d'agir sur votre e-mail en incluant un cadre clair, précis et de répéter sujet important d'informations dans le corps du message.? Définissez vos attentes dans le corps du message. Voulez-vous vos bénéficiaires à agir, réagir, lire, ou l'e-mail uniquement FYI? Inclure un seul sujet par message. Si ce n'est pas possible, puis de décrire et le nombre de multiples sujets comme en 5 éléments à ajouter à la réunion de mercredi ordre du jour.? Lorsque vous tapez les adresses pour votre message, vérifier qui est de vos e-mail. De nombreux programmes tentent de remplir automatiquement une adresse e-mail qui mai ne pas être de votre destinataire.? Soyez prudent avec votre ton et langue. Comme avec tout autre moyen de communication, adéquation du message à votre public. A moins que le lecteur comprend votre sens de l'humour sec, par exemple, ils mai être confondu ou offensée plutôt que d'amuser.? Il mai être tentant d'utiliser des sigles dans le monde des Blackberry et IM (messagerie instantanée), mais seulement l'utilisation très répandue des abréviations, comme FYI ou ASAP, sauf si vous êtes absolument certain que la personne qui les reçoit de votre e-mail sait ce que cela veut dire.? Manifestement vous identifier à des étrangers au sein de votre message et dans le message signature.Format lisibles E-Mail MessagesSimplify les e-mails que vous envoyez avec propre, facile à lire mise en forme:? Faites le point. Raccourcir points à un maximum de cinq ou six lignes de réduire la lecture.? Limite d'e-mail à un texte unique page imprimée. Si vous avez plus de texte, de réduire le message ou envisager d'assortir un mot document. Supprimer les réponses précédentes qui ne sont plus pertinents au cours d'échange.? Utilisez des polices entre 10 et 12 points dans la taille, sauf pour les titres et choisir un style de police qui est facile à lire. Appliquer des couleurs avec parcimonie.? Ajouter des lignes vides et les espaces pour séparer les paragraphes et les zones de détail.? Exécutez le vérificateur d'orthographe et de re-lire les messages, une dernière fois dans un souci de clarté et de la grammaire avant de cliquer sur Send.Use prédéfinis ResponsesIf vous envoyer quelques messages de base, encore et encore, comme une réponse à une demande de renseignements sur le produit, économies d'examiner les réponses que les signatures qui peuvent être insérés dans l'e-mail afin que vous n'avez pas à retaper eux. Pour une majorité de messages, de créer une signature par défaut qui inclut votre nom, prénom, fonction ou titre, de téléphone, site web, et autres information.Reduce le volume de l'e-MailSome du haut des moyens de réduire la quantité d'e-mail que vous recevez est de gérer le nombre de messages que vous envoyez, réduire le suivi des réponses et de déterminer si une personne à la communication est un meilleur choix. Diminution du nombre de Les messages que vous envoyez Avant de rédiger votre e-mail, cherchent à réduire la quantité d'e-mail que vous envoyez:? Lire toutes les réponses sur un sujet avant de répondre au message initial. Résistez à s'impliquer avec l'e-mail fils qui n'ont pas d'impact sur vos objectifs.? Ne pas envoyer, et décourager l'envoi de votre personnel, "le carillon de" messages qui sont simplement peu important des réponses telles que "Merci" et "You're welcome". Ne pas répondre à du courrier indésirable.? Évitez Répondre à tous, sauf si tous les bénéficiaires ont besoin de voir votre réponse. Sinon, vous contribuez à leur e-mail litière.? Utilisez le Cc (copie carbone) en ligne que lorsque la question des impacts de la du destinataire du travail. Bien qu'il mai semble plus facile d'envoyer un message à tout le monde dans un ministère ou de votre organisation, tout d'abord vous demander: «Qui a besoin de savoir pourquoi?" La plupart des personnes qui obtiennent une copie, il assume est quelque chose qu'ils sont censés faire.? Utilisez Cci (copie conforme) pour cacher de grandes listes de distribution ou de masquer les noms de certains bénéficiaires. Tous les destinataires peuvent répondre à un message, mais les réponses ne seront pas reçu par une personne dans la liste Bcc qui réduit le montant de l'e-mail, ils get.Eliminate l'encombrement de votre E-MailIn plus d'ouverture de moins d'e-mails, d'examiner les autres moyens de réduire les messages dans votre Boîte de réception:? Publier souvent demandé des informations sur votre site Web de la société et assurez-vous que le site est rapidement mis à jour lorsque des changements surviennent.? Lorsque vous envoyez des messages d'information qui ne nécessitent pas de commentaires, de décourager les réponses inutiles en utilisant un langage formel et les messages de début et de fin de Pas de réponse nécessaire ou FYI seulement.? Désabonnement aux bulletins électroniques que vous ne lisez pas et passer à d'autres de votre Boîte de réception des dossiers pour la lecture ou d'autres au cours de Voyage à temps. Ne pas se désabonner de courriers que vous n'avez jamais pris l'initiative ou mai vous ouvrir davantage le flux de courrier indésirable.? Si c'est une option disponible, une installation de bureau message qui répond aux messages lorsque vous n'êtes pas disponible pour répondre à vos e-mail. Clairement état de votre temps de réponse, lorsque vous reviendrez, et qui peut être contacté au cours de votre lieu de Voice absence.Choose E-MailThere sont souvent des moments où téléphone ou en face-à-face conversations sont un meilleur choix à l'e-mail. Décrochez le téléphone ou organiser une réunion lors de:? Building rapport est critique.? Le sujet est émotionnellement chargé.? Il existe de nombreux problèmes liés à résoudre le problème ou il ya un besoin pour de longues interactive discussions.Implementing ces stratégies pour surmonter la surcharge e-mail peuvent vous aider à devenir plus productives et plus libre de vous votre Inbox.ÃƒÆ 'à ¢ â, ¬ Å ¡Ãƒâ € šÃ,  © 2005 by Dawn BuzbeeDawn Bjork Bjork Buzbee Pro est le logiciel? et d'un expert certifié Microsoft Office et Microsoft Office Specialist Master Instructor. Dawn part à puce et des moyens faciles à utiliser efficacement les logiciels et les technologies par le biais de son travail à titre de conférencier, formateur et consultant. Visite http://www.SoftwarePro.com pour les grands logiciels de Microsoft Office ou de trucs et astuces pour
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