Enfoque en la productividad: cómo superar la sobrecarga de correo electrónico
¿Alguna vez se siente abrumado por e-mail? ¿Alguna vez ha pasado más de su día vadeando a través de su e-mail de la gestión de su trabajo? ¿Está buscando maneras de gastar menos tiempo a crear, gestionar y responder a los mensajes? Descubra cómo superar la sobrecarga de correo electrónico y ser más productivo por la escritura más eficaz mensajes de correo electrónico y reducir el volumen de e-E-Mail mail.Write eficaz MessagesStart la mejora de la eficacia de su e-mail por el crear y dar formato fácil de seguir los contenidos, y mediante el uso de pre-escrito ContentConsider abierto responses.Create estas estrategias para mejorar sus comunicaciones con comprensible, mensajes de correo electrónico:? Ayudar a los demás dar prioridad a la forma de actuar en su correo electrónico mediante la inclusión de una clara línea de asunto específico y repetir la información importante tema en el cuerpo del mensaje.? Defina sus expectativas en el cuerpo del mensaje. ¿Quieres los destinatarios a actuar, responder, leer, o es el e-mail sólo para tu información? Incluya sólo un tema por mensaje. Si eso no es posible, a continuación, describir y temas varios como en el número 5 artículos para añadir a la reunión del miércoles orden del día.? Cuando escriba las direcciones para su mensaje, compruebe que está recibiendo su e-mail. Muchos programas de intento de auto-llenar una dirección de correo electrónico que no podrá ser su destinatario.? Tenga cuidado con su tono y idioma. Al igual que con cualquier otra comunicación, coincide con el mensaje a su público. A menos que el lector comprenda su sentido del humor, por ejemplo, pueden ser confundidas u ofendido más que divertido.? Puede ser tentador el uso de siglas en el mundo de las Blackberry y el IM (mensajería instantánea), pero sólo usar abreviaturas muy comunes, como para tu información, o lo antes posible, a menos que esté absolutamente seguro de que el individuo que recibe su e-mail sabe lo que significan.? Identificar claramente a sí mismo a los extranjeros dentro de su mensaje y el mensaje de correo electrónico signature.Format legibles MessagesSimplify los mensajes de correo electrónico que envíe con limpio, fácil de leer, formato:? Vaya al grano. Acortar los párrafos a no más de cinco o seis líneas para reducir la lectura.? Límite e-mail de texto a una página impresa. Si usted tiene más de texto, reducir el mensaje o considerar adjuntando una palabra documento. Eliminar las respuestas anteriores que ya no son pertinentes para el cambio actual.? Usar fuentes entre 10 y 12 puntos de tamaño, excepto para los titulares y elegir un estilo de fuente que sea fácil de leer. Aplicar colores con moderación.? Sume las líneas en blanco y espacio en blanco para separar los párrafos y las zonas de detalle.? Ejecutar el corrector ortográfico y re-leer los mensajes una vez más la claridad y la gramática antes de hacer clic preescrito Send.Use ResponsesIf enviar algunos mensajes básicos de una y otra vez, como una respuesta a una solicitud de información del producto, considere la salvación de las respuestas de las firmas que se pueden insertar en el correo electrónico para que usted no tiene que volver a escribirlos. Para la mayoría de los mensajes, crear una firma predeterminada que incluya su nombre completo, el puesto o cargo, teléfono, página web, y en contacto con otros information.Reduce el volumen de e-MailSome las formas de arriba a reducir la cantidad de e-mail que recibe es para manejar el número de mensajes que usted envíe, reducir innecesarias las respuestas de seguimiento, y determinar cuándo una persona a la comunicación interpersonal es una mejor opción. Disminuir el número de Los mensajes que envíe antes de escribir su siguiente e-mail, buscar activamente a reducir la cantidad de e-mail que envía:? Lea todas las respuestas sobre un tema antes de responder al mensaje original. Resistir involucrarse en temas de e-mail que no afectan a sus objetivos.? No envíe, y desalentar el envío de su personal, "Chime" mensajes que son simplemente esas respuestas sin importancia como "Gracias" y "You're welcome." No responda a correos no deseados.? Evitar Responder a todos a menos que todos los destinatarios que ver su respuesta. De lo contrario, están contribuyendo a su camada de correo electrónico.? Utilice el campo CC (copia carbón) de línea, sólo cuando el tema de los impactos trabajo destinatario. Aunque puede parecer más fácil enviar un mensaje a todos en un departamento o de su organización, en primer lugar preguntarse, "¿Quién necesita saber por qué?" La mayoría de las personas que reciben una copia al carbón asumir que es algo que se supone que deben hacer.? Usar CCO (con copia oculta) para ocultar las listas de distribución de gran tamaño o para ocultar los nombres de los beneficiarios seleccionados. Todos los beneficiarios pueden responder a un mensaje, pero las respuestas no se recibidos por cualquiera en la lista de CCO, que reduce la cantidad de e-mail que get.Eliminate el desorden en su E-Mailín Además de iniciar menos mensajes de correo electrónico, buscar otras formas para reducir los mensajes de la Bandeja de entrada:? Publicar la información solicitada sobre el sitio web de la empresa y asegurarse de que el sitio es actualizado con rapidez cuando se produzcan cambios.? Cuando usted está enviando mensajes informativos que no requieren comentarios, desalentar respuestas innecesarias mediante el uso de lenguaje formal y comenzar y terminar los mensajes con n Needed Responder o sólo para tu información.? Anular la suscripción a boletines electrónicos que usted no lee y se mueven a otros de su Bandeja de entrada a las carpetas para la lectura durante los viajes o de otras veces hacia abajo. No darme de baja de correos que nunca se iniciaron o se puede abrir aún más el flujo de correo basura.? Si se trata de una opción disponible, configuración de un fuera de la oficina mensaje que responde a los mensajes entrantes cuando usted no está disponible para responder a su correo electrónico. Claramente el tiempo de respuesta, cuando vas a volver, y que puede ser contactado durante su voz absence.Choose lugar de E-MailThere son muchas veces cuando el teléfono o cara a cara son una opción superior a e-mail. Levante el teléfono o concertar una reunión cuando:? Un buen entendimiento es fundamental.? El tema es una carga emocional.? Hay muchas cuestiones interrelacionadas de resolver o hay una necesidad de larga interactivo discussions.Implementing estas estrategias para la superación de sobrecarga de correo electrónico puede ayudar a ser más productivo y liberarte de  A su Inbox.ÃƒÆ "¢, ¬ Å ¡Ãƒâ € šÃ,  © 2005 por Dawn Bjork Bjork BuzbeeDawn Buzbee es el software de Pro? y una certificación de Microsoft Office Expert y Microsoft Office Specialist Master Instructor. Dawn acciones de manera inteligente y fácil de utilizar eficazmente los programas informáticos y tecnología a través de su trabajo como orador, profesor y consultor. Http://www.SoftwarePro.com Visita de grandes consejos de software de Microsoft Office y trucos o
Artículo Fuente: Messaggiamo.Com
Related:
» Legit Online Jobs» Wholesale Suppliers
» The Evolution in Anti-Spyware
» Automated Money Machine On eBay
Webmaster obtener el código html
Añadir este artículo a su sitio web ahora!
Webmaster Envíe sus artículos
No es necesario que se registre! Completa el formulario y su artículo está en el Messaggiamo.Com Directorio!
