生产力的焦点：如何克服电子邮件超负荷
你是否感到不知所措通过电子邮件邮件？你是否曾经花了更多新的一天涉水通过您的电子邮件无法管理你的工作邮件？你在找方法，花费更少的时间创建，管理和应答消息？ 探索如何克服电子邮件超载，更写更有效的电子邮件，减少数量的电子生产，mail.Write有效E - mail MessagesStart改善电子邮件的成效 创建和格式化容易掌握的内容，并使用预先写好的responses.Create清除ContentConsider这些战略升级与理解你的通讯，电子邮件：？帮助他人 优先如何在你的电子邮件的行为，包括一个明确，具体的主题行和重复的邮件正文中的重要问题的资料。？定义在邮件正文您的期望。你想 收件人采取行动，回应，读，或者是电子邮件仅供参考而已？？只包含一个每封邮件的主题。如果这是不可能的，然后描述和5个项目的数量多议题添加到星期三的会议 议程。？当您的来信类型的地址，请检查谁是让你的电子邮件。许多程序试图自动填写电子邮件地址可能不是您希望的收件人。？小心你的语气和 语言。与任何其他的沟通，匹配信息到你的听众。如果读者理解你的幽默感干燥感，例如，他们会疑惑，而不是好笑冒犯。？这可能是 诱人的使用在黑莓和IM（即时消息），但只有使用诸如供参考或ASAP项目非常普遍的缩写，世界首字母缩写，除非你是绝对肯定的是，个别收到您的 电子邮件知道他们的意思。？清楚地确定自己的陌生人在你的信息和信息signature.Format可读电子邮件MessagesSimplify的电子邮件你干净，易于阅读的发送 格式：？到达这一点。缩短段不超过五，六线，以减少阅读。？极限电子邮件文本到一个打印页。如果你有更多的文本，减少邮件或考虑附加一个Word 文件。删除不再相关的现行汇率上的反应。？使用字体10至12分，除了大小标题，并选择一种字体样式，易于阅读。应聘颜色 节制。？添加空行和空格分开的段落和细节的地区。？运行拼写检查和重新阅读邮件，然后点击一个清晰和语法上一次Send.Use预先编写 ResponsesIf您发送一些基本信息一遍又一遍，如一个产品信息请求的答复，认为保存为可从事电子签名插入这些答复邮件，这样你就没有 重新键入它们。对于大多数的消息，创建一个默认的签名，其中包括你的姓名，职务或职称，电话，网站和其他联系information.Reduce电子政务货量的顶部的方式MailSome 削减量的电子邮箱收到是管理你的邮件发送数量，减少不必要的后续行动答复，并确定何时人对人的沟通是一个更好的选择。减少数量 您发送邮件之前，你写你的下一个电子邮件，寻求积极减少多少电子邮件发送：？阅读所有答复才能答复原始邮件的主题。学生参与抵制电子邮件线索 不影响您的目标。？不发送，并阻止您发送工作人员，“附和”消息，这只是不重要的反应，例如：“谢谢你”和“不客气。” 不要回应垃圾邮件。？避免全部回复，除非所有受助人需要看到您的回复。否则，你正在促进他们的电子邮件垃圾。？使用抄送（抄送）行，只有影响的主题 收件人的工作。虽然它似乎更容易将消息发送到每个人都在一个部门或您的组织，首先问自己，“谁需要知道，为什么？”大多数人谁得到的翻版假设有 事情是他们应该做的。？使用密件抄送（密件抄送）隐藏大型通讯组列表或掩饰选择收件人的姓名。所有的人可以响应消息，但不会回复 在密件抄送名单减少量的电子人收到的邮件，他们在您的E get.Eliminate的杂波迈林除发起较少电子邮件，其他方法，以减少看看你的邮件 收件箱：？发布贵公司的网站上经常要求的资料，并确保该网站正在迅速发生变化时更新。？当你发送信息的信息不需要 反馈，劝阻使用暂无回复需要或供参考，只有正式的语言，并开始和结束的消息不必要的反应。？取消订阅电子通讯，您不阅读并感动别人从您的 收件箱旅行期间或其他停机时间阅读文件夹。不要退订，你从来没有启动或者您可能会进一步开放的垃圾邮件流邮件。？如果这是一个可用选项，设置一个地地道道的办公室 消息响应当你不可以回答你的电子邮件收到的消息。明确说明您的响应时间，当您将返回，谁可以在您的联系而不是absence.Choose声 电子MailThere时候，往往是电话或面对面的，面对面的对话是更好的选择电子邮件。拿起电话，或安排会议时：？建立和谐是至关重要的。？该主题是情绪化。？ 有许多相关的问题来解决，有一个漫长的互动discussions.Implementing克服电子邮件超载可以帮助您提高生产力和自由的您从这些战略需要 您Inbox.ÃÆ'à ¢由黎明比约克BuzbeeDawn比约克Buzbee，¬ Å ¡ ÀSA公司© 2005年是软件专业？并经过认证的微软Office专家和微软办公软件专家硕士导师。黎明 股聪明，简便的方法，有效利用通过她作为一个演讲者，培训师，顾问的工作软件和技术。访问http://www.SoftwarePro.com伟大的微软Office软件的提示和技巧，或
文章来源: Messaggiamo.Com
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