Spotlight op de productiviteit: hoe te overwinnen e-mail overload
Heeft u ooit het gevoel overweldigd door e-mail? Heb je ooit bezig geweest met het meer van uw dag waden door uw e-mail dan het beheren van uw werk? Bent u op zoek naar manieren om minder tijd te besteden aan het creëren, beheren en het beantwoorden van berichten? Ontdek hoe te overwinnen e-mail overload en productiever te worden door het schrijven van meer effectieve e-mailberichten en het verminderen van het volume van e-mail.Write Effectieve E-Mail MessagesStart het verbeteren van uw e-mail effectiviteit door maken en formatteren van de inhoud eenvoudig te volgen, en met behulp van vooraf geschreven responses.Create FTA ContentConsider deze strategieën om uw communicatie-upgrade met begrijpelijke, e-mailberichten:? Help anderen prioriteit geven hoe te handelen op uw e-mail met inbegrip van een duidelijke, specifieke onderwerp en herhalen van informatie belangrijk onderwerp in de body van het bericht.? Bepaal uw verwachtingen in het lichaam van het bericht. Wilt u uw ontvangers te handelen, reageren, lezen, of is de e-mail FYI alleen? Alleen een onderwerp per bericht. Als dat niet mogelijk is, dan beschrijven en nummer meerdere onderwerpen als in 5 punten toe te voegen aan de vergadering van woensdag agenda.? Wanneer u de adressen voor uw bericht, controleren wie is uw e-mail krijgt. Veel programma's poging tot auto-fill een e-mail adres mag niet uw beoogde ontvanger.? Wees voorzichtig met je toon en taal. Zoals met alle andere communicatie, overeenstemmen met de boodschap aan uw doelgroep. Tenzij de lezer uw droge gevoel voor humor begrijpt, bijvoorbeeld, kunnen zij worden verward of beledigd dan geamuseerd.? Het kan verleidelijk om afkortingen te gebruiken in de wereld van de Blackberry en IM (instant messaging), maar alleen zeer vaak afkortingen gebruiken, zoals FYI of ASAP, tenzij je absoluut zeker bent dat de individuele ontvangst van uw e-mail weet wat ze betekenen.? Geef duidelijk jezelf aan vreemden in uw bericht en in het bericht signature.Format Readable E-Mail MessagesSimplify de e-mail berichten die u verzendt met schone, gemakkelijk te lezen opmaak:? Get to the point. Verkort punten niet meer dan vijf of zes lijnen te verminderen lezen.? Beperk e-mail tekst naar een afgedrukte pagina. Als u meer tekst, verminderen het bericht bevestigen of te overwegen een Word spaarzaam.? Voeg witregels en witte ruimte te scheiden punten en gebieden van detail.? Voer de spellingcontrole en opnieuw gelezen berichten een laatste keer voor de duidelijkheid en grammatica voordat u Send.Use vooraf geschreven ResponsesIf u een aantal fundamentele berichten over en weer, zoals een antwoord op een verzoek om productinformatie, beschouwen als het opslaan van deze antwoorden handtekeningen die kunnen worden ingevoegd in e-mail zodat u niet hoeft ze opnieuw te typen. Voor een meerderheid van de berichten, maak dan een standaard handtekening die je volledige naam, functie of titel, telefoon, website en andere contactgegevens information.Reduce het volume van de E-MailSome van de top manieren om ook verlaging van het bedrag van e-mail die u ontvangt is om het aantal berichten die u verzendt beheren, onnodige follow-up van antwoorden, en bepalen wanneer van persoon tot persoon communicatie is een betere keuze. Verlaging van het aantal Berichten die u verzendt Voordat u schrijf uw volgende e-mail, gericht op actief terug te dringen hoeveel e-mail die u stuurt:? Lees alle antwoorden op een onderwerp voor het reageren op het oorspronkelijke bericht. Resist verwikkeld raken met e-mail threads die geen invloed op uw doelstellingen.? Stuur niet, en ontmoedigen uw medewerkers sturen, "klokkenspel-in"-berichten die zijn gewoon onbelangrijk reacties zoals "Dank u" en "Je bent welkom." Reageren niet op ongewenste e-mail.? Vermijd Allen beantwoorden, tenzij alle ontvangers nodig hebt om je reactie te zien. Anders kun je bijdragen aan hun e-mail nest.? Gebruik de CC (carbon copy) lijn alleen wanneer het onderwerp effecten, de ontvanger werk. Hoewel het lijkt misschien makkelijker om een bericht te sturen naar iedereen in een afdeling of uw organisatie in de eerste vraag jezelf af: "Wie moet weten? Waarom?" De meeste mensen die krijgt een carbon copy aannemen dat er is iets wat ze moeten doen.? Gebruik BCC (blind carbon copy) te verbergen grote distributie lijsten of te verhullen de namen van de ontvangers te selecteren. Alle ontvangers kunnen reageren op een bericht, maar antwoorden zullen niet worden ontvangen door iedereen in de BCC lijst die het bedrag van de e-mail vermindert zij de rommel get.Eliminate in Uw E-mailin minder naast het openen van e-mailberichten, kijken naar andere manieren om de berichten te verminderen in uw Inbox:? Publiceer vaak gevraagde informatie op de website van uw bedrijf en zorg ervoor dat de website snel wordt bijgewerkt wanneer zich wijzigingen voordoen.? Wanneer u het versturen van informatieve berichten die niet hoeven feedback, ontmoedigen onnodige reacties met behulp van formele taal en beginnen en eindigen berichten met No Reply nodig of FYI Only.? Uitschrijven elektronische nieuwsbrieven die u niet lezen en anderen verhuizen van uw Inbox naar mappen te lezen tijdens het reizen of andere keer omlaag. Doe uitschrijven voor mailings niet dat je nooit gestart of u kunt verder openen van de stroom van ongewenste e-mail.? Als het een beschikbare optie, setup een out of office bericht dat reageert op inkomende berichten wanneer u niet beschikbaar bent om uw e-mail beantwoorden. Vermeld duidelijk uw reactie tijd, wanneer je weer terug, en wie kan gecontacteerd worden tijdens uw absence.Choose Voice In plaats van E-MailThere zijn vaak momenten dat telefonisch of face-to-face gesprekken zijn een superieur keuze om e-mail. Pak de telefoon of een afspraak wanneer:? Bouwen rapport is kritisch.? Het onderwerp is emotioneel geladen.? Er zijn veel met elkaar verweven problemen op te lossen of er behoefte is aan een lange interactieve discussions.Implementing deze strategieën voor het overwinnen van e-mail overload kan u helpen productiever en vrij u uit à ¢ uw Inbox.ÃƒÆ 'â, ¬ Å ¡Ãƒâ € Ã,  © 2005 door Dawn BuzbeeDawn Bjork Bjork is Buzbee De Software Pro? en een gecertificeerde Microsoft Office en Microsoft Office Expert Specialist Master Instructor. Dawn aandelen slimme en gemakkelijke manieren om doeltreffend software en technologie te gebruiken door haar werk als spreker, trainer en consultant. Bezoek http://www.SoftwarePro.com voor grote Microsoft Office-software tips en trucs of
Artikel Bron: Messaggiamo.Com
Related:
» Legit Online Jobs» Wholesale Suppliers
» The Evolution in Anti-Spyware
» Automated Money Machine On eBay
Webmaster krijgen html code
Voeg dit artikel aan uw website!
Webmaster verzenden van artikelen
Geen registratie vereist! Vul het formulier in en uw artikel is in de Messaggiamo.Com Directory!
