Riflettori sulla produttività: come superare il sovraccarico di e-mail
Scopri come superare il sovraccarico di e-mail ed essere più produttivi, scrivendo più efficaci messaggi di posta elettronica e ridurre il volume di e-mail.Write E-Mail efficace MessagesStart migliorare il tuo indirizzo e-mail di efficacia la creazione e la formattazione dei contenuti facile da seguire, e utilizzando pre-scritta responses.Create ContentConsider Clear queste strategie per migliorare le comunicazioni con comprensibile, messaggi e-mail:? Aiutare gli altri priorità come agire sulla tua e-mail inserendo una chiara e specifica linea di soggetto e ripetendo importanti informazioni oggetto nel corpo del messaggio.? Definire le vostre aspettative nel corpo del messaggio. Volete i destinatari di agire, reagire, leggere, o è l'e-mail FYI solo? Includere un solo argomento per messaggio. Se ciò non fosse possibile, allora descrivere e argomenti numero multiplo come in 5 elementi da aggiungere alla riunione di Mercoledì ordine del giorno.? Quando si digitano gli indirizzi per il vostro messaggio, verificare che si sta il tuo indirizzo e-mail. Molti programmi tentativo di auto-riempire un indirizzo e-mail che non può essere il destinatario?. Essere cauti con il tono e lingua. Come con qualsiasi altra comunicazione, partita il messaggio al pubblico. A meno che il lettore capisce il senso dell 'umorismo asciutto, per esempio, possono essere confusi o offeso, piuttosto che divertito.? Può essere la tentazione di utilizzare sigle nel mondo del Blackberry e IM (Instant Messaging), ma solo utilizzare abbreviazioni estremamente comuni, come Cordiali saluti e presto, a meno che non si è assolutamente certi che la persona che riceve il tuo E-mail sa cosa vogliono dire?. Chiaramente identificati con gli estranei all'interno del tuo messaggio e nel messaggio signature.Format leggibili E-Mail MessagesSimplify i messaggi e-mail da inviare con pulito, facile da leggere formattazione:? Arrivare al punto. Abbreviare i punti a non più di cinque o sei righe per ridurre la lettura.? Limite di testo e-mail a una singola pagina stampata. Se hai più di testo, di ridurre il messaggio o considerare di imporre a Word documento. Eliminare le risposte precedenti che non sono più pertinenti al cambio corrente.? Utilizza caratteri tra i 10 ei 12 punti in termini di dimensioni, tranne per i titoli e scegliere uno stile di carattere che è facile da leggere. Applicare colori parsimonia.? Aggiungi le righe vuote e lo spazio bianco per separare i paragrafi e le aree di dettaglio.? Eseguire il correttore ortografico e ri-leggere i messaggi per l'ultima volta per la chiarezza e la grammatica prima di fare clic già pronto Send.Use ResponsesIf di inviare alcuni messaggi di base più e più volte, come una risposta ad una richiesta di informazioni sul prodotto, si consideri il risparmio quelle risposte come la firma che può essere inserito nella e-mail in modo che non avete a ridigitare loro. Per la maggior parte dei messaggi, creare una firma predefinita che include il tuo nome completo, la posizione o il titolo, telefono, sito web, e altro contatto information.Reduce del volume di E-MailSome dei modi verso il tagliare la quantità di e-mail si riceve è quello di gestire il numero di messaggi inviati, ridurre gli inutili follow-up delle risposte, e di determinare quando da persona a persona la comunicazione è una scelta migliore. Diminuire il numero di I messaggi inviati prima di scrivere il prossimo e-mail, cercano di ridurre attivamente la quantità di e-mail da inviare:? Leggi tutte le risposte su un argomento prima di rispondere al messaggio originale. Resistere essere coinvolti con l'e-mail fili che non influiscono i vostri obiettivi?. Non inviare, e scoraggiare il vostro personale da inviare ", Chime-in" messaggi che sono semplicemente risposte irrilevanti come "Thank you" e "Tu sei il benvenuto". Non rispondere alla posta indesiderata.? Evitare Rispondi a tutti a meno che tutti i destinatari hanno bisogno di vedere la tua risposta. In caso contrario si contribuisce alla loro e-mail lettiera?. Utilizzare il Cc (copia carbone) la linea solo quando gli impatti tema della il lavoro del destinatario. Anche se può sembrare più facile di inviare un messaggio a tutti in un reparto o la vostra organizzazione, in primo luogo chiedersi: "Chi ha bisogno di sapere perché?" Maggior parte delle persone che ricevono una copia carbone non ci assumiamo è qualcosa che si dovrebbe fare?. Uso Bcc (Blind carbon copy) per nascondere le liste di distribuzione di grandi dimensioni o per mascherare i nomi dei destinatari selezionati. Tutti i destinatari possono rispondere a un messaggio, ma le risposte non saranno ricevuto da chiunque nella lista Bcc che riduce la quantità di e-mail che get.Eliminate il disordine nella tua e-Oltre mailin l'avvio dei meno messaggi di posta elettronica, ad altri modi per ridurre i messaggi contenuti nel Posta in arrivo:? Pubblicare le informazioni richieste frequentemente sul vostro sito web della società e di assicurarsi che il sito è aggiornato in fretta quando si verifichino dei cambiamenti.? Quando si inviano i messaggi informativi che non richiedono feedback, scoraggiare le risposte inutili utilizzando un linguaggio formale e iniziare e terminare con i messaggi n. Needed Rispondi o FYI Solo?. Annullare l'iscrizione a newsletter elettroniche che non avete letto e spostare gli altri dalla tua Posta in arrivo le cartelle per la lettura durante i viaggi o di altre volte verso il basso. Non annullare l'iscrizione alla mailing che non avete mai avviato o si può aprire ulteriormente il flusso di posta indesiderata.? Se si tratta di un'opzione disponibile, il programma di installazione uno fuori ufficio messaggio che risponde ai messaggi in arrivo quando non sono disponibili a rispondere alle vostre e-mail. Chiaramente i tempi di risposta, quando si tornerà, e che può essere contattato durante il vostro absence.Choose voce invece di E-MailThere sono spesso momenti di telefono o faccia a faccia sono una scelta superiore a e-mail. Prendere il telefono o organizzare una riunione in cui:? Costruire un rapporto è fondamentale.? L'argomento è emotivamente carica.? Ci sono molti problemi interconnessi di risolvere o vi è la necessità di lunghi interattivi discussions.Implementing queste strategie per superare il sovraccarico di e-mail può aiutare a diventare più produttivi e liberano dal à il tuo Inbox.ÃƒÆ '¢ â, ¬ Å ¡Ãƒâ € šÃ,  © 2005 by Dawn Bjork Bjork BuzbeeDawn Buzbee è il Software Pro? e un certificato Microsoft Office Expert e Microsoft Office Specialist Master Instructor. Dawn parti modi intelligenti e di facile uso efficace del software e la tecnologia attraverso il suo lavoro come un altoparlante, formatore e consulente. Http://www.SoftwarePro.com Visita di grande software Microsoft Office consigli e trucchi o per
Fonte dell'articolo: Messaggiamo.Com
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